품의서가 반려되는 이유

품의서 마스터·8분·2028.12.19

되돌아오는 자리는 두 갈래로 나뉩니다

문장을 고쳐야 하는 건과 경로를 고쳐야 하는 건은 처음부터 다른 문제입니다.

올린 문서가 되돌아오면 대개 문장부터 다시 읽습니다. 표현이 모호했나, 금액을 잘못 적었나 하고 처음부터 훑습니다. 그런데 아무리 읽어도 고칠 데가 보이지 않는 건이 있습니다. 그런 건은 문장이 아니라 그 문서가 지나온 경로에서 멈춘 것입니다.

경로에서 멈추는 건은 되돌아오는 방식이 조금 다릅니다. 어느 칸을 고치라는 말 없이 그냥 돌아오거나, 「이건 내가 볼 게 아니다」라는 한 줄만 붙어 옵니다. 무엇을 고쳐야 할지 적혀 있지 않으니 올린 사람은 문장만 매만지다가 같은 자리에서 두 번 세 번 되돌아옵니다.

두 갈래를 구분해 두면 대응이 달라집니다. 문장에서 막힌 건은 다시 쓰면 되지만, 경로에서 막힌 건은 다시 써도 소용이 없습니다. 올릴 자리를 바꾸어야 합니다. 그래서 되돌아온 건을 받으면 문장을 열기 전에 어느 갈래인지부터 가려내는 편이 빠릅니다.

가려내는 방법은 단순합니다. 이 문서를 마지막으로 확정해야 하는 사람이 누구인지 물어보고, 그 사람이 실제로 이번 경로에 들어 있었는지를 봅니다. 들어 있지 않았다면 문장은 죄가 없습니다.

결재 권한은 회사 안의 규칙으로 나뉘어 있습니다

누가 마지막에 확정하는지는 사안의 무게에 따라 미리 갈라 둡니다.

회사는 모든 결정을 맨 위까지 올리지 않습니다. 그러면 위쪽이 막히고 아래쪽은 기다리기만 합니다. 그래서 업무의 무게에 따라 결정 권한을 미리 나눠 두는 내부 규칙을 둡니다. 흔히 위임전결규정이라고 부르고, 회사에 따라 전결규정이라는 이름으로 있습니다.

이 규칙 위에 두 낱말이 얹힙니다. 하나는 전결입니다. 위임받은 범위 안에서 담당자가 스스로 최종 결정을 내리는 것을 말합니다. 다른 하나는 대결입니다. 결재권자가 자리에 없을 때 다른 사람이 대신 결재하는 것을 말합니다. 앞의 것은 권한이 원래 넘어가 있는 경우이고, 뒤의 것은 사람이 잠깐 없는 경우입니다.

행정기관에는 이 구조가 대통령령에 적혀 있습니다. 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」이 그것인데, 여기에는 위임전결을 할 수 있다는 것과 그 사항을 어디에 적어 두어야 하는지가 함께 나옵니다. 시행규칙은 한 걸음 더 나아가 전결한 사람의 서명란에는 「전결」을, 대결한 사람의 서명란에는 「대결」을 표시하도록 정해 두었습니다.

행정기관의 장은 업무의 내용에 따라 보조기관 또는 보좌기관이나 해당 업무를 담당하는 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 해당 기관의 장이 훈령이나 지방자치단체의 규칙으로 정한다.

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제10조 제2항

다만 이 규정의 적용 대상은 중앙행정기관과 그 소속기관, 지방자치단체의 기관, 군의 기관입니다. 일반 회사에 그대로 미친다는 근거는 확인되지 않았습니다. 그러니 이 조문을 회사 안에서 「법이 그렇게 정했다」는 뜻으로 들이밀지는 마십시오.

읽어 둘 만한 것은 다른 대목입니다. 권한을 나눠 준다는 것과 그 나눔을 문서로 적어 둔다는 것이 한 문장 안에 함께 들어 있다는 점입니다. 회사에서도 나눔이 머릿속에만 있으면 매번 어긋나고, 적어 두면 어긋나는 횟수가 줄어듭니다.

경로가 어긋나면 어디서 어떻게 멈추는가

짧게 잡아도 멈추고 길게 잡아도 멈추며, 멈추는 모양이 서로 다릅니다.

어긋남에는 방향이 있습니다. 결정 권한이 있는 사람보다 아래에서 끊으면 확정된 것처럼 보이지만 실제로는 확정되지 않은 상태가 됩니다. 반대로 이미 아래로 내려와 있는 사안을 굳이 위까지 올리면 위쪽에서 되돌아옵니다. 아래 표는 그 두 방향과, 그 사이에서 자주 생기는 몇 가지를 늘어놓은 것입니다.

표를 볼 때 오른쪽 칸을 먼저 보십시오. 되돌아온 문서에 붙어 온 반응이 그 칸의 어느 줄과 비슷한지 찾으면, 왼쪽에서 원인이 잡힙니다.

아래에서 끊은 경우가 가장 뒤끝이 깁니다. 확정된 줄 알고 이미 상대에게 말을 해 두었거나 일정을 잡아 둔 뒤에 뒤집히기 때문입니다. 되돌아오는 시점이 늦을수록 되돌리는 비용이 커집니다.

위까지 올린 경우는 반대로 뒤끝은 짧지만 자주 반복됩니다. 어디까지 내려와 있는지를 모르니 매번 위로 올리게 되고, 매번 같은 자리에서 되돌아옵니다. 규칙을 한 번 확인해 두면 그 반복이 끊깁니다.

문서 쪽에서 생기는 되돌림

경로가 맞았는데도 되돌아온다면 결재권자가 판단할 재료가 부족한 것입니다.

경로를 바로잡고 나면 남는 것은 문서 자체입니다. 이 문서를 받는 사람은 읽고 나서 무언가를 결정해야 하는 위치에 있습니다. 결정하려면 재료가 있어야 하는데, 그 재료가 비어 있으면 결정할 수 없으니 되돌려 보냅니다.

비는 재료는 대체로 정해져 있습니다. 왜 지금 해야 하는지가 없거나, 다른 선택지를 살펴본 흔적이 없거나, 이 결정으로 어디까지 묶이는지가 적혀 있지 않은 경우입니다. 세 가지 모두 결재권자가 스스로 알아낼 수 없는 것들이라 문서에 없으면 물어보는 수밖에 없습니다.

표현의 문제도 있습니다. 내용은 사실에 근거해야 하고 오해의 소지가 없도록 명확해야 하며, 제안하는 내용은 실현 가능해야 합니다. 추상적인 말로 두루뭉술하게 적으면 읽는 사람이 무엇을 승인하는 것인지 특정하지 못합니다. 승인의 범위가 특정되지 않은 문서는 승인하기가 어렵습니다.

올리기 전에 아래 다섯 줄을 스스로 읽어 보십시오. 막히는 줄이 있으면 그 줄이 되돌아올 자리입니다.

다섯 줄 가운데 특히 세 번째가 자주 빕니다. 이번 한 건만 승인해 달라는 것인지, 앞으로 같은 성격의 건까지 함께 열어 달라는 것인지가 적혀 있지 않으면 결재권자는 넓은 쪽으로 읽고 망설이게 됩니다.

재료를 어떻게 배치하고 어떤 문장으로 적는지는 사유를 쓰는 방법을 다룬 글에서 이어집니다. 여기서는 무엇이 비면 되돌아오는지까지만 봅니다.

경로를 미리 확인하는 순서

올리기 직전이 아니라 만들기 직전에 확인해야 고쳐 쓸 일이 없습니다.

경로 확인을 마지막에 하면 이미 다 쓴 문서를 다시 손보게 됩니다. 결재권자가 달라지면 무엇을 강조할지도 달라지기 때문에 문장까지 함께 흔들립니다. 순서를 앞으로 당기면 그 손질이 없어집니다.

1. 사안의 성격부터 적는다무엇을 하려는 것인지 한 줄로 적습니다. 구매인지 인사에 관한 것인지 그 밖의 처리인지에 따라 규칙에서 찾아볼 자리가 달라집니다.
2. 회사 규칙에서 해당 줄을 찾는다위임전결규정이나 그에 해당하는 내부 규칙을 열고 이 성격의 업무가 어디까지 내려와 있는지 확인합니다.
3. 확정하는 사람을 먼저 정한다마지막에 도장을 찍을 사람을 정하고 나서, 그 사람에게 가기까지 거쳐야 할 사람을 채웁니다.
4. 관련 부서를 넣을지 판단한다돈이나 사람이 걸리면 그 일을 맡은 부서가 나중에라도 보게 됩니다. 나중에 볼 곳이면 처음부터 경로에 넣습니다.
5. 자리를 비운 사람이 있는지 본다경로에 있는 사람 가운데 자리에 없는 사람이 있으면 대신 결재할 사람을 미리 확인해 둡니다.

다섯 단계 가운데 세 번째가 순서의 핵심입니다. 거쳐야 할 사람부터 채우고 마지막을 나중에 정하면 경로가 길어지기만 하고, 마지막을 먼저 정하면 그 사이에 꼭 필요한 사람만 남습니다.

이 순서를 한 번 정리해 두면 다음 건부터는 두 번째 단계를 건너뛰게 됩니다. 같은 성격의 업무는 같은 경로로 가기 때문입니다. 성격이 다른 건이 왔을 때만 다시 규칙을 열면 됩니다.

자주 묻는 질문