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품의서 마스터·8분·2028.12.17

내려받기 전에 정할 것이 하나 있습니다

이 한 장을 어느 성격의 건에 쓸 것인지에 따라 필요한 칸이 갈립니다.

검색해서 나온 것을 아무거나 받아 열어 보면 대개 실망합니다. 우리 건에는 없어도 되는 칸이 잔뜩 있거나, 꼭 있어야 할 칸이 없거나 둘 중 하나입니다. 그러고는 비고란에 손으로 적어 넣게 됩니다.

이런 일이 생기는 이유는 이 문서가 쓰이는 자리가 넓기 때문입니다. 물건을 들여올 때도 쓰고, 사람에 관한 일을 처리할 때도 쓰고, 그 밖에 신중한 결정이 필요한 자리마다 씁니다. 자리마다 필요한 칸이 다르니 하나의 모양으로 모을 수가 없습니다.

그래서 받기 전에 한 줄만 정해 두십시오. 이번에 쓰려는 것이 무엇을 사는 건인지, 사람에 관한 건인지, 그 밖의 처리에 관한 건인지입니다. 이 한 줄이 정해지면 목록에서 골라야 할 것이 절반 이하로 줄어듭니다.

정하고 나면 다음은 칸을 보는 일입니다. 아래에서는 칸을 하나씩 세지 않고 세 덩어리로 묶어서 봅니다.

칸은 세 덩어리로 묶입니다

밝히는 칸, 재료를 놓는 칸, 확정하는 사람을 적는 칸입니다.

칸 이름은 양식마다 다르지만 하는 일로 묶으면 세 덩어리로 줄어듭니다. 첫째는 이 건이 무엇인지를 밝히는 자리입니다. 제목과 날짜와 올린 부서가 여기에 들어갑니다. 둘째는 읽는 사람이 판단할 재료를 놓는 자리입니다. 셋째는 누가 확정하는지를 남기는 자리입니다.

세 덩어리는 무게가 같지 않습니다. 첫째는 어느 양식에나 갖추어져 있고 부족한 일이 거의 없습니다. 셋째도 대개 있습니다. 문제는 둘째입니다. 재료를 놓을 자리가 좁게 잡혀 있는 양식이 많고, 좁으면 재료가 들어가지 못합니다.

아래 표는 세 덩어리를 왼쪽에 두고, 각 덩어리에서 흔히 쓰는 칸 이름과 자주 모자라는 자리를 함께 적은 것입니다. 지금 열어 둔 양식과 나란히 놓고 짚어 보십시오.

둘째 덩어리의 두 줄이 이 표의 요지입니다. 사유란이 좁으면 글씨를 줄여 억지로 밀어 넣게 되고, 비교를 담을 자리가 없으면 붙임으로 밀려납니다. 붙임으로 밀린 비교는 읽는 사람이 종이를 넘겨야 보이므로 그만큼 덜 읽힙니다.

셋째 덩어리의 마지막 줄은 나중을 위한 것입니다. 대신 결재한 사실을 남길 자리가 없으면 몇 달 뒤에 문서만 놓고 누가 확정했는지를 가리기 어려워집니다.

칸이 모자라면 사유란이 부풀어 오릅니다

자리를 찾지 못한 내용이 전부 한 칸으로 몰려듭니다.

칸이 모자란 양식을 그대로 쓰면 눈에 보이는 증상이 하나 나타납니다. 사유란이 이상하게 길어지는 것입니다. 원래 그 칸에 들어가야 할 것은 왜 지금 해야 하는지인데, 자리를 찾지 못한 수량과 값과 일정과 비교가 전부 그리로 몰려듭니다.

몰려든 사유란은 읽기가 어렵습니다. 줄글 안에 숫자가 섞여 있으니 어느 것이 무엇인지 눈으로 갈라내야 하고, 갈라내다 보면 읽는 사람이 지칩니다. 지치면 아래로 내려가지 않고 되돌려 보냅니다. 문서가 되돌아오는 원인이 문장이 아니라 칸에 있는 경우가 여기입니다.

고치는 방법은 문장을 줄이는 것이 아니라 칸을 만드는 것입니다. 수량과 값은 표로 빼고, 일정은 한 줄짜리 칸으로 빼고, 비교는 아래에 작은 표를 하나 더 만듭니다. 그러고 나면 사유란에는 왜 지금인지만 남아 서너 줄로 줄어듭니다.

칸을 만드는 일이 부담스러워 보이지만 한 번이면 끝납니다. 다음 건부터는 같은 자리에 같은 것이 들어가므로 쓰는 시간도 함께 줄어듭니다.

결재란은 몇 칸으로 만들어 둘까

칸의 개수를 먼저 정하지 말고 확정할 사람을 먼저 정하십시오.

내려받은 양식의 결재란은 대개 서너 칸이 미리 그려져 있습니다. 그 칸에 맞추어 사람을 채우려 하면 순서가 뒤집힙니다. 칸이 남으면 볼 이유가 없는 사람을 넣게 되고, 모자라면 꼭 필요한 사람을 빼게 됩니다.

회사에는 업무의 무게에 따라 결정 권한을 나눠 둔 내부 규칙이 있습니다. 이번 건이 그 규칙에서 어디까지 내려와 있는지를 먼저 확인하고, 마지막에 도장을 찍을 사람을 정한 다음, 칸을 그에 맞추어 늘리거나 줄이는 순서가 맞습니다.

협조란도 함께 생각해 두십시오. 돈이나 사람이 걸린 건은 그 일을 맡은 부서가 나중에라도 보게 됩니다. 결재란과 협조란이 나뉘어 있는 양식을 고르면 그 부서를 어디에 넣을지 고민할 필요가 없어집니다.

아래 다섯 줄을 양식을 고른 뒤에 한 번 대 보십시오. 막히는 줄이 있으면 그 양식은 이번 건에 맞지 않는 것입니다.

세 번째 줄이 자주 걸립니다. 협조란이 없는 양식이 흔해서, 협조를 받을 부서를 결재란 가운데에 끼워 넣게 됩니다. 그러면 그 부서가 결정에 참여한 것처럼 보여 나중에 책임의 자리가 흐려집니다.

네 번째 줄은 지금 당장은 쓸 일이 없어 보이지만 만들어 두는 편이 낫습니다. 사람이 자리를 비우는 일은 예고 없이 생기고, 그때 표시할 자리가 없으면 결재란에 아무 흔적 없이 다른 사람의 도장이 찍힙니다.

어떤 파일로 받아 두는 것이 편한가

고쳐 쓸 일이 얼마나 되는지와 어디에 올릴 것인지로 갈립니다.

같은 양식이 여러 형식으로 올라와 있으면 무엇을 받을지 잠깐 망설이게 됩니다. 기준은 두 가지면 충분합니다. 칸을 손볼 일이 있는지와 완성한 뒤 어디에 두는지입니다.

1. 칸을 손볼지부터 정한다덩어리를 대 보아 모자란 자리가 있으면 손보게 됩니다. 손볼 것이 있으면 편집이 되는 형식으로 받습니다.
2. 계산이 들어가는지 본다수량과 단가를 곱해야 하는 건이라면 표 계산이 되는 형식이 편합니다. 손으로 곱한 값은 수량이 바뀔 때마다 다시 맞춰야 합니다.
3. 회사에서 주고받는 형식을 따른다완성한 문서를 다른 사람이 열어야 한다면 그 사람이 여는 형식으로 맞추는 것이 먼저입니다.
4. 보관용은 따로 만든다확정된 문서는 더 이상 고칠 일이 없으므로 열어 보기만 하는 형식으로 한 부 더 남겨 두면 나중에 뒤집힐 일이 없습니다.
5. 원본은 손대지 않는다내려받은 파일은 그대로 두고 사본에서만 칸을 고치십시오. 잘못 고쳤을 때 되돌릴 자리가 남습니다.

세 번째 단계가 나머지를 덮는 경우가 많습니다. 회사에서 오래 쓰던 형식이 있으면 그것을 따르는 편이 마찰이 적습니다. 손볼 것이 있어도 일단 그 형식으로 받아 고치는 쪽이 나중에 열리지 않는 일을 겪는 것보다 낫습니다.

종이 대신 시스템으로 올려 결재를 받기로 했다면 확인할 것이 하나 더 늘어납니다. 그 이야기는 전자결재로 옮기는 일을 다룬 글에서 이어집니다.

자주 묻는 질문