시말서 대신 경위서를 받는 회사가 늘어난 이유

시말서 마스터·8분·2028.04.06

행정 문서에서 이 낱말이 줄고 있습니다

바꿔 쓰도록 정리되었고 실제로 교체가 이루어졌습니다.

예전 규정에서 흔히 보이던 이 낱말이 최근에 만들어진 문서에서는 잘 보이지 않습니다. 우연이 아니라 정리 대상에 올랐기 때문입니다.

국립국어원은 어려운 말이나 다듬을 필요가 있는 말을 골라 대신 쓸 말을 제시해 왔습니다. 그 목록에 이 낱말이 들어 있고, 대신 쓸 말로 경위서가 제시되어 있습니다.

제시에 그치지 않았습니다. 정부의 공문서 용어 개선 사업에서 자치법규에 남아 있던 이 낱말이 경위서로 교체되었습니다. 규정의 문면이 실제로 바뀐 것입니다.

다만 여기서 조심할 것이 있습니다. 이 낱말이 일본어라는 설명을 자주 보게 되는데, 그 어원을 확정할 자료를 얻지 못했습니다. 행정용어를 다듬는 맥락에서 다뤄졌다는 데까지가 확인된 범위입니다. 시말이라는 말 자체는 일의 처음부터 끝까지를 뜻하고, 그 전말을 적어 윗사람에게 내는 문서를 가리켜 왔습니다.

말만 바꾼 것이 아닙니다

두 이름은 적어 내라는 것이 서로 다릅니다.

낱말을 다듬는 일이라고 하면 어려운 말을 쉬운 말로 바꾸는 정도를 떠올리게 됩니다. 그런데 이 경우는 다릅니다. 바꿔 놓은 뒤에 적어 내야 하는 내용이 달라집니다.

예전 이름으로 요구하면 잘못과 그에 대한 뉘우침까지 담기게 됩니다. 이름 자체가 그것을 품고 있어서 서식도 그렇게 만들어졌고, 받는 쪽도 그것을 기대했습니다.

바꾼 이름으로 요구하면 겪은 일과 그 경과까지입니다. 무슨 일이 어떻게 진행되었는지를 보고받는 문서이고, 뉘우침은 애초에 그 문서가 담는 것이 아닙니다.

그러니 규정의 낱말 하나를 고친 것이 실제로는 요구의 범위를 좁힌 것이 됩니다. 문서를 받는 쪽에서 보면 받는 것이 줄어든 셈이고, 적는 쪽에서 보면 적어야 할 것이 줄어든 셈입니다.

회사 쪽에서 보면 무엇이 줄어드나

다툴 거리가 함께 줄어듭니다.

요구가 좁아지면 손해처럼 보일 수 있습니다. 그런데 규정을 손보는 쪽에서 보면 얻는 것이 있습니다.

이 자리에 걸리는 대법원 판단이 하나 있습니다. 취업규칙이 정한 이 서면이 사죄문이나 반성문을 뜻하는 것이라면 그러한 규정은 효력이 없고 그에 근거한 제출명령도 정당한 업무명령으로 볼 수 없다는 취지입니다. 이 판결이 어떤 사건에서 나왔고 어디까지 미치는지는 사유서 쪽 글에서 조문과 함께 다루고 있습니다.

이 판단이 겨냥한 것은 반성을 요구하는 부분입니다. 요구를 경과의 보고로 낮춰 두면 그 부분이 애초에 생기지 않습니다. 규정의 효력을 두고 다툴 자리도, 명령이 정당했는지를 따질 자리도 함께 사라집니다.

그래서 이름을 바꾸는 것이 어법을 다듬는 일에 그치지 않게 되었습니다. 규정을 정비하는 쪽에서는 위험을 줄이는 방법이기도 합니다.

셋째 줄이 실제로 가장 흔한 상태입니다. 예전 조항을 그대로 두고 새 조항을 덧붙여 두면 두 요구가 규정 안에 함께 남습니다.

정비할 때 앞의 것을 지우지 않으면 바꾼 효과가 절반만 생깁니다. 낱말을 바꾸는 것보다 예전 문장을 정리하는 쪽이 실제로는 더 중요합니다.

이름을 바꾼다고 다 되는 것은 아닙니다

성격을 정하는 것은 표지의 낱말이 아니라 요구의 내용입니다.

규정의 낱말만 바꾸고 실무는 그대로인 경우가 있습니다. 서식의 제목만 고쳐 놓고 마지막 줄에 뉘우친다는 문장이 그대로 인쇄되어 있는 식입니다.

그러면 이름이 바뀐 효과가 나지 않습니다. 요구한 것이 무엇인지를 볼 때 기준이 되는 것은 표지에 적힌 낱말이 아니라 실제로 무엇을 적어 오라고 했는지이기 때문입니다.

반대의 경우도 있습니다. 예전 이름을 그대로 쓰면서 경위만 적어 오라고 요구하는 경우입니다. 이때는 이름이 예전 것이어도 요구는 좁은 쪽에 있습니다.

그러니 규정을 손보려는 곳에서는 세 가지를 함께 봐야 합니다. 조항의 낱말, 실제로 쓰는 서식, 그리고 담당자가 요구할 때 하는 말입니다. 셋 가운데 하나라도 예전 자리에 남아 있으면 그 하나가 성격을 되돌려 놓습니다.

1. 규정에서 이 낱말이 나오는 자리를 모두 찾는다징계 조항뿐 아니라 조사와 소명을 정한 조항에도 들어 있는 경우가 있습니다.
2. 각 자리에서 무엇을 요구하려는 것인지 정한다경과를 보고받으려는 자리와 처분을 집행하는 자리가 섞여 있으면 먼저 갈라 둡니다.
3. 서식의 마지막 줄을 확인한다제목만 고치고 인쇄된 문장을 그대로 두면 요구의 성격이 서식에서 되살아납니다.
4. 요구할 때 쓰는 문장을 정해 둔다무엇을 적어 오라고 할 것인지를 미리 한 문장으로 정해 두면 담당자마다 달라지지 않습니다.

넷째 단계를 빠뜨리는 곳이 많습니다. 규정과 서식을 다 고쳐 놓고도 요구하는 자리에서 반성한다는 문장을 넣어 오라고 말해 버리면 그 한마디로 되돌아갑니다.

네 단계를 마치면 이름과 서식과 요구가 같은 곳을 가리키게 됩니다. 그 상태가 되어야 바꾼 효과가 실제로 생깁니다.

적는 쪽에서 알아 두면 좋은 것

둘 중 어느 이름으로 요구받았는지가 적을 범위를 정합니다.

규정이 바뀌는 흐름은 적는 사람에게도 실용적인 뜻이 있습니다. 요구받은 서면의 이름이 무엇이냐에 따라 적어야 할 범위가 달라지기 때문입니다.

바꾼 이름으로 요구받았다면 겪은 일과 경과까지 적으면 됩니다. 뉘우침을 덧붙이는 것은 요구에 응하는 일이 아니라 요구를 넘어서는 일이 됩니다.

예전 이름으로 요구받았다면 한 번 더 확인해 보십시오. 규정의 낱말이 예전 것으로 남아 있을 뿐 실제로는 경위를 물은 것일 수 있습니다. 무엇을 적어 오라고 했는지를 다시 물어보면 대부분 확인됩니다.

그리고 어느 쪽이든 적는 방법 자체는 크게 다르지 않습니다. 확인할 수 있는 것을 앞에 두고 그렇지 않은 것을 뒤에 두는 구성이면 이름이 무엇이든 감당이 됩니다. 그 구성은 나눠 쓰는 법을 다룬 글에 따로 정리해 두었습니다.

세 문답이 같은 곳으로 모입니다. 이름은 신호일 뿐이고 판단의 기준은 요구의 내용이라는 것입니다.

이 흐름을 알아 두면 규정의 낱말이 어느 쪽이든 당황하지 않게 됩니다. 물어볼 것이 하나로 정해져 있기 때문입니다.

자주 묻는 질문