시말서에 법으로 정해진 양식이 있나요

시말서 마스터·8분·2028.04.02

정해진 서식이 있을 것 같은 이유

받아 든 종이가 인쇄된 서식이면 그 칸들이 어딘가에서 내려온 것처럼 보입니다.

담당자에게 받은 종이에는 대개 칸이 그려져 있습니다. 소속과 성명을 적는 자리가 있고, 언제 무슨 일이 있었는지를 적는 자리가 있고, 맨 아래에 날짜와 서명 자리가 있습니다. 칸이 있으면 그 칸을 누가 정했는지를 묻지 않게 됩니다.

게다가 회사가 요구하는 서류 가운데는 실제로 법이 항목을 정해 둔 것들이 섞여 있습니다. 그러다 보니 이 종이도 같은 계통일 것이라고 짐작하게 됩니다. 검색을 해 봐도 필수 항목을 정리해 둔 글이 여럿 나옵니다.

그런데 그 글들이 근거로 삼는 조문이 무엇인지를 따라가 보면 대개 끝이 없습니다. 이번 조사에서도 법령 별지에 이 서면의 서식이 있는지, 반드시 넣어야 하는 항목을 정한 조문이 있는지를 확인하지 못했습니다.

그래서 이 글은 항목의 목록을 만들어 드리지 않습니다. 없는 목록을 필수라고 적어 두면 그것을 읽은 사람이 필요 없는 칸까지 채우게 됩니다. 대신 칸이 어디서 왔는지를 따라가 보겠습니다.

칸을 정하는 것은 회사의 규정입니다

법이 시키는 문서가 아니라 회사가 자기 규정으로 만들어 둔 문서입니다.

이 서면을 요구하는 근거는 대개 취업규칙이나 인사규정에 있습니다. 회사가 스스로 만들어 둔 문서이고, 거기에 어떤 서면을 어떤 경우에 받는다고 적혀 있는 것입니다.

그렇다고 취업규칙이 법과 무관한 것은 아닙니다. 근로기준법은 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자에게 취업규칙을 작성해 고용노동부장관에게 신고하도록 하고 있습니다. 그리고 그 취업규칙에 반드시 담아야 할 사항을 늘어놓고 있는데, 그 가운데 표창과 제재에 관한 사항이 들어 있습니다.

구조를 정리하면 이렇습니다. 법은 회사에게 제재에 관한 사항을 규정에 적어 두라고만 했습니다. 무엇을 어떤 서식으로 받으라고까지는 정하지 않았습니다. 그 빈자리를 회사가 채운 것이고, 회사마다 다르게 채웠습니다.

그러니 옆 회사의 서식과 우리 회사의 서식이 다른 것은 이상한 일이 아닙니다. 어느 쪽이 틀린 것도 아닙니다. 기준이 되는 하나의 서식이 애초에 없기 때문입니다.

표를 위에서 아래로 읽으면 법에서 멀어지는 방향입니다. 맨 윗줄은 조문으로 확인되고, 맨 아랫줄은 아무 근거도 없이 관행으로만 이어져 온 것입니다.

그런데 실제로 손에 쥐는 것은 맨 아랫줄입니다. 근거가 가장 약한 것이 가장 가까이 있는 셈이고, 이것이 이 주제에서 오해가 생기는 자리입니다.

서식에 흔히 들어 있는 칸

흔하다는 것이지 넣어야 한다는 뜻이 아닙니다.

법이 정한 목록이 없다고 해서 칸을 아무렇게나 만드는 것도 아닙니다. 실제로 쓰이는 서식들에는 공통적으로 나타나는 자리가 있습니다. 무엇을 확인하려고 받는 서면인지가 대체로 비슷하기 때문입니다.

가장 먼저 나오는 것은 누가 쓴 것인지를 밝히는 자리입니다. 소속과 직위와 성명입니다. 그다음이 언제 일이 있었는지를 적는 자리이고, 그다음이 무슨 일이 있었는지를 적는 자리입니다. 여기까지가 사실을 담는 부분입니다.

그 아래로 내려가면 성격이 달라집니다. 조치한 내용을 적는 자리가 나오고, 앞으로 어떻게 하겠다는 자리가 나오고, 마지막에 뉘우친다는 문장이 미리 인쇄되어 있는 경우가 많습니다. 여기부터가 사실이 아닌 부분입니다.

칸을 볼 때는 그 경계가 어디인지를 먼저 잡으십시오. 위쪽은 확인할 수 있는 것을 담고 아래쪽은 확인할 수 없는 것을 담습니다. 서식이 그 경계를 흐려 놓은 경우가 적지 않습니다.

여섯 줄 가운데 앞의 네 줄은 밖에서 대조할 수 있습니다. 출입 기록이나 업무 기록과 맞춰 볼 수 있고, 어긋나면 어느 쪽이 틀렸는지 확인이 됩니다.

마지막 줄만 성격이 다릅니다. 맞는지 틀리는지를 확인할 방법이 없고, 그래서 이 자리를 두고 다툼이 생깁니다. 서식을 고를 때 이 줄이 인쇄되어 있는지부터 보는 이유입니다.

있으면 곤란해지는 칸

칸이 있다는 이유로 채우게 되고, 채운 문장이 뒤에 남습니다.

항목을 정한 법이 없다는 것은 넣을 수 있는 칸에도 제한이 없다는 뜻이기도 합니다. 그래서 서식에 따라서는 원래 이 서면이 담을 것이 아닌 자리가 들어 있기도 합니다.

손해를 배상하겠다는 서약을 적는 자리가 그렇습니다. 배상의 약속은 성격이 전혀 다른 서면이 담는 내용이고, 겪은 일을 적어 내라는 요구에 응하는 자리에 끼어 있을 것이 아닙니다. 칸이 있으면 채워야 할 것 같아지므로 서식 단계에서 걸러 두는 편이 낫습니다.

어떤 처분이라도 받겠다는 문장을 적는 자리도 마찬가지입니다. 아직 정해지지 않은 처분에 미리 동의하는 형태가 되고, 그것은 사실을 보고하는 일과 아무 관계가 없습니다.

그리고 다른 사람의 이름을 적는 자리입니다. 관련자를 적으라는 칸이 있으면 내가 확인하지 못한 것까지 적게 됩니다. 이 항목들이 왜 위험한지는 표현을 다룬 글에서 문장 단위로 따로 정리했습니다.

세 문답이 모두 같은 곳으로 돌아옵니다. 정해진 것이 없다는 사실입니다. 정해진 것이 없으면 불안해지지만, 뒤집어 보면 요구받지 않은 것까지 적을 이유도 없다는 뜻입니다.

실무에서 쓸모 있는 기준은 하나입니다. 무엇을 적어 오라고 했는지를 확인하고, 그 범위에 해당하는 칸만 채우는 것입니다.

정해진 것이 없다는 사실이 남기는 것

기준이 서식에 있지 않고 요구의 내용에 있습니다.

법이 항목을 정해 두었다면 이야기가 간단했을 것입니다. 목록을 펼쳐 놓고 빠진 것이 있는지만 보면 됩니다. 그러나 그런 목록이 없으므로 기준을 다른 데서 가져와야 합니다.

가져올 곳은 요구의 내용입니다. 무엇을 적어 오라고 했는지가 그대로 항목이 됩니다. 언제 무슨 일이 있었는지를 물었다면 그 두 가지가 항목이고, 조치한 내용까지 물었다면 세 가지입니다.

이 기준을 세워 두면 두 방향의 실수가 함께 줄어듭니다. 빠뜨리는 실수는 요구를 다시 읽어 보면 막을 수 있고, 필요 없는 것까지 적는 실수는 요구에 없던 것을 적지 않는 것으로 막을 수 있습니다.

뒤쪽 실수가 실제로는 더 자주 일어납니다. 서식에 칸이 있다는 이유만으로 채워 넣게 되기 때문입니다. 칸이 요구를 대신하고 있다는 것을 알아차리면 그 자리에서 멈출 수 있습니다.

이 글이 목록을 드리지 않은 것이 불친절해 보일 수 있습니다. 그러나 근거 없는 목록은 그것을 읽은 사람에게 없던 의무를 만들어 냅니다.

확인된 자리에서 말할 수 있는 것은 여기까지입니다. 서식은 회사가 정하고, 항목은 요구가 정하며, 법이 정해 둔 것은 회사가 규정을 갖추라는 데까지입니다.

자주 묻는 질문