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시말서 마스터·7분·2028.04.05

다른 서식과 고르는 기준이 하나 더 있습니다

칸의 개수나 보기 좋음이 아니라 맨 아래에 무엇이 박혀 있는지입니다.

양식을 고를 때 보통은 칸이 적당한지, 회사 결재판에 넣기에 무리가 없는지를 봅니다. 이 서면도 그 점을 보기는 하지만 그보다 앞서 볼 자리가 하나 있습니다. 종이의 맨 아랫부분입니다.

널리 쓰이는 양식들을 열어 보면 마지막 줄에 문장이 미리 들어가 있는 경우가 많습니다. 위와 같이 잘못을 깊이 반성하며 앞으로 다시는 이런 일이 없도록 하겠다는 취지의 문장입니다. 빈칸이 아니라 인쇄된 문장입니다.

그래서 이 양식을 그대로 받아 쓰면 그 문장을 쓴 것이 됩니다. 쓰겠다고 결정한 적이 없는데도 그렇습니다. 종이를 건네준 사람이 요구한 적이 없어도 마찬가지입니다.

이 자리가 다른 서식에는 없습니다. 이 서면만 고를 때 한 단계가 더 붙는 이유이고, 이 글이 파일 형식 이야기보다 그것을 먼저 다루는 이유입니다.

그 문장이 왜 미리 박혀 있나

양식을 만드는 쪽에서 보면 채워 넣기 쉬운 형태이기 때문입니다.

문장을 넣어 둔 쪽에 나쁜 뜻이 있는 것은 아닙니다. 양식은 쓰는 사람이 무엇을 적을지 몰라 막히는 자리를 줄여 주려고 만들어집니다. 마지막을 어떻게 맺을지 막히는 사람이 많으니 문장을 채워 둔 것입니다.

여기에 관행이 겹칩니다. 취업규칙에서 견책의 내용을 이 서면을 받고 훈계하는 것으로 정해 둔 예가 실무에 있습니다. 그렇게 쓰이던 자리에서는 뉘우친다는 문장이 들어 있는 것이 당연하게 여겨졌습니다.

그러다 보니 문장이 서식에 굳어졌습니다. 지금은 조사 단계에서 무슨 일이 있었는지 물어보려고 이 서면을 받는 경우에도 같은 양식이 그대로 쓰입니다. 쓰이는 자리는 바뀌었는데 서식은 그대로인 셈입니다.

그래서 지금 손에 든 양식이 어느 시절의 용도로 만들어진 것인지 알 수 없는 상태가 되었습니다. 고를 때 한 번 확인해야 하는 이유가 여기 있습니다.

인쇄된 한 줄이 바꾸는 것

요구의 성격이 서식에 의해 바뀝니다.

담당자가 무슨 일이 있었는지 적어 오라고 했다고 해 봅시다. 요구 자체는 사실을 물은 것입니다. 그런데 건네준 양식의 마지막 줄에 뉘우친다는 문장이 인쇄되어 있으면, 그 종이를 채워 낸 결과물은 사실 보고에 사죄가 덧붙은 서면이 됩니다.

요구한 쪽에서도 의도한 바가 아니고, 쓴 쪽에서도 결정한 바가 아닙니다. 서식이 대신 결정한 것입니다. 그리고 뒤에 이 종이를 놓고 이야기가 오갈 때는 서식이 결정했다는 사정이 보이지 않습니다.

여기에 걸리는 법리가 하나 있습니다. 취업규칙이 정한 이 서면이 사죄문이나 반성문을 뜻하는 것이라면 그 제출을 명하는 것을 정당한 업무명령으로 볼 수 없다는 대법원 판단입니다. 판단의 자세한 내용은 사유서를 거부할 수 있는지 다룬 글에 정리되어 있습니다.

그러니 양식을 고르는 일이 형식의 문제로만 끝나지 않습니다. 어떤 양식을 손에 쥐느냐가 그 종이의 성격을 미리 정해 버립니다.

둘째 줄과 셋째 줄의 차이를 눈여겨보십시오. 빈칸은 선택을 남겨 두지만 인쇄된 문장은 선택을 없앱니다. 같은 내용이라도 칸으로 되어 있는 쪽이 낫습니다.

넷째 줄은 형식의 문제가 아니라 내용의 문제입니다. 그런 문장이 들어 있는 양식은 파일 형식이 무엇이든 고르지 않는 편이 낫습니다.

파일 형식은 받는 쪽을 보고 정합니다

무엇으로 내야 한다고 정한 규정을 찾지 못했으므로 여는 쪽 사정만 남습니다.

이 서면을 어떤 파일로 내야 한다고 정해 둔 법령을 찾지 못했습니다. 그러니 형식은 효력의 문제가 아니라 편의의 문제입니다.

사내 결재로 올린다면 회사에서 이미 돌고 있는 형식을 따르는 것이 가장 매끄럽습니다. 결재선의 누군가가 열지 못하면 그때부터 파일을 다시 만드는 일이 생깁니다.

인쇄해서 손으로 채워 낼 것이라면 형식은 사실상 상관이 없습니다. 다만 인쇄했을 때 서명란이 다음 장으로 넘어가지 않는지만 확인해 두십시오. 넘어가면 두 장짜리가 되고, 뒤에 장이 흩어질 수 있습니다.

내려받은 파일을 열어 보고 칸의 구성이 마음에 들지 않으면 고쳐 쓰면 됩니다. 정해진 서식이 없으므로 칸을 더하거나 빼는 것이 형식을 어기는 일이 되지 않습니다.

첫째 문답이 가장 자주 나옵니다. 지우는 것 자체를 금지한 근거는 확인되지 않았지만, 회사가 건네준 종이를 말없이 고쳐 내면 다른 이야기가 생길 수 있습니다. 물어보고 처리하는 편이 안전합니다.

고를 수 있는 상황이라면 애초에 그 문장이 없는 양식을 받아 두는 것이 가장 간단합니다. 지울 일이 생기지 않습니다.

받아 두고 나서 확인할 것

칸의 순서가 사실에서 그 밖으로 흐르는지 봅니다.

양식을 받았으면 채우기 전에 위에서 아래로 한 번 훑어보십시오. 좋은 구성은 위쪽에 확인할 수 있는 것을 두고 아래쪽에 그렇지 않은 것을 둡니다. 순서가 그렇게 흐르면 쓰는 동안 자기가 어디에 있는지가 보입니다.

순서가 섞여 있는 양식도 있습니다. 사실을 적는 칸 사이에 다짐을 적는 칸이 끼어 있는 식입니다. 그러면 쓰는 사람이 두 가지를 오가게 되고, 문장 안에서 둘이 섞입니다.

칸이 지나치게 잘게 나뉜 것도 다루기 어렵습니다. 항목을 정한 법령이 없으므로 잘게 나뉜 칸이 곧 정확한 서식이라는 뜻이 아닙니다. 오히려 채울 것이 없는 칸이 남아 빈자리가 눈에 띄게 됩니다.

그리고 마지막으로 서명란 위에 무엇이 있는지 다시 보십시오. 처음에 봤더라도 편집하다 보면 위치가 바뀌어 있을 수 있습니다.

비즈폼에는 사실을 적는 자리와 그 밖의 자리가 갈라져 있는 구성과, 마지막 줄에 문장이 박혀 있지 않은 구성이 함께 정리되어 있습니다.

어느 쪽을 고르든 채우기 전에 아래에서 위로 한 번 더 읽어 보십시오. 인쇄된 문장은 위에서 읽어 내려갈 때보다 아래에서 올라올 때 눈에 잘 띕니다.

자주 묻는 질문