시말서 사실과 반성을 나눠 쓰는 법

시말서 마스터·8분·2028.04.03

한 장 안에 성격이 다른 두 가지가 들어갑니다

대조할 수 있는 것과 대조할 방법이 없는 것이 같은 종이에 놓입니다.

이 서면이 다른 보고 서류와 다른 점은 하나입니다. 무슨 일이 있었는지에 더해 그 일을 어떻게 받아들이고 있는지까지 담게 되어 있다는 것입니다. 이름에 이미 그 두 가지가 들어가 있습니다.

앞엣것은 밖에서 확인할 수 있습니다. 몇 시에 어디에서 무엇을 했는지는 기록과 맞춰 볼 수 있고, 어긋나면 어느 쪽이 틀렸는지 가려집니다. 뒤엣것은 그렇지 않습니다. 뉘우치고 있는지 아닌지를 밖에서 확인할 방법이 없습니다.

성격이 이렇게 다른데도 대부분의 서식은 둘을 한 덩어리로 적게 되어 있습니다. 그래서 쓰는 사람이 문장 안에서 둘을 섞게 됩니다. 부주의로 폐를 끼쳤다는 한 문장에 사실과 평가와 사과가 함께 들어가 있는 식입니다.

섞이면 어떻게 되는가. 확인할 수 있었던 부분까지 확인할 수 없는 것처럼 읽힙니다. 읽는 사람은 그 문장에서 사실을 골라내기 어려워지고, 결국 무슨 일이 있었는지를 다시 묻게 됩니다.

층을 가르는 기준은 하나면 충분합니다

이 문장을 다른 자료와 맞춰 볼 수 있는가로 가릅니다.

기준을 여러 개 두면 쓰는 동안 판단이 흔들립니다. 하나만 세워 두는 편이 낫고, 그 하나는 대조 가능성입니다. 이 문장을 출입 기록이나 발송 기록, 결재 이력과 맞춰 볼 수 있으면 아래층이고, 맞춰 볼 것이 없으면 위층입니다.

이 기준을 대면 헷갈리던 문장들이 정리됩니다. 확인을 소홀히 했다는 문장은 위층입니다. 소홀했는지는 평가이기 때문입니다. 발송 전 대조 절차를 거치지 않았다는 문장은 아래층입니다. 절차를 거쳤는지는 기록에 남습니다.

앞으로의 계획도 같은 기준으로 갈립니다. 더 주의하겠다는 문장은 위층입니다. 무엇이 달라지는지 확인할 것이 없습니다. 발송 목록을 팀장 확인 후 보내겠다는 문장은 아래층에 가깝습니다. 뒤에 그렇게 하고 있는지 확인할 수 있습니다.

이 기준의 좋은 점은 낱말을 외우지 않아도 된다는 것입니다. 새로운 문장을 만났을 때 맞춰 볼 것이 있는지만 물어보면 됩니다.

셋째 줄과 넷째 줄을 지우라는 뜻이 아닙니다. 그 자리를 따로 만들어 두라는 뜻입니다. 위층에 있어야 할 문장이 아래층에 섞여 있는 것이 문제이지 그 문장이 존재하는 것이 문제가 아닙니다.

다섯째 줄은 경계에 걸쳐 있습니다. 계획은 아직 일어나지 않은 일이지만 무엇을 하겠다고 특정하면 뒤에 확인할 수 있게 됩니다. 마음가짐으로 적으면 위층으로 넘어가고 행동으로 적으면 아래층에 남습니다.

실제로 나누는 순서

먼저 아래층만 채우고, 다 채운 뒤에 위층으로 올라갑니다.

순서가 중요합니다. 처음부터 한 문단씩 써 내려가면 두 층이 다시 섞입니다. 아래층을 먼저 다 채우고 나서 위층으로 올라가는 방식이 실제로 잘 작동합니다.

아래층을 채울 때는 요구받은 것만 봅니다. 무엇을 적어 오라고 했는지 그 말을 다시 떠올리고, 거기에 해당하는 것만 적습니다. 이 단계에서는 잘못했다는 생각이 들더라도 문장으로 옮기지 않습니다.

1. 종이를 두 부분으로 미리 갈라 둔다빈 줄 하나와 소제목이면 충분합니다. 나누어 놓고 시작하는 것과 다 쓴 뒤에 나누려는 것은 결과가 다릅니다.
2. 아래층에 대조할 수 있는 것만 적는다시각과 장소, 한 일과 하지 않은 일, 그리고 뒤이어 한 조치입니다. 여기서는 평가어를 한 낱말도 넣지 않습니다.
3. 확인하지 못한 것은 확인하지 못했다고 적는다빈칸을 남기기 싫어서 어림으로 채우면 그 줄이 다른 기록과 어긋납니다. 모르는 것은 모른다고 적는 편이 아래층을 지킵니다.
4. 위층으로 올라가 짧게 적는다여기서 길어질수록 아래층이 묻힙니다. 요구받은 만큼만 적고 멈추십시오.
5. 두 층 사이를 다시 읽는다아래층에 평가어가 내려와 있거나 위층에 사실이 올라가 있으면 자리를 바꿔 줍니다.

셋째 단계에서 멈칫하는 분이 많습니다. 확인하지 못했다고 적으면 성의 없어 보일까 걱정하는 것입니다. 그러나 어림으로 적은 시각이 기록과 어긋나는 쪽이 훨씬 무겁습니다. 한 줄이 어긋나면 나머지 줄의 신뢰까지 함께 흔들립니다.

다섯째 단계는 빠뜨리기 쉽지만 가장 효과가 큽니다. 층을 나누어 시작했더라도 쓰는 동안 문장이 서로 넘어가 있는 경우가 많습니다.

위층은 어디까지 채우나

요구받은 만큼만 채우고, 요구가 없었다면 비워 두어도 됩니다.

두 층으로 갈라 두면 실용적인 이점이 하나 생깁니다. 요구의 성격이 바뀌었을 때 어디를 손대야 하는지가 그 자리에서 보인다는 것입니다.

겪은 일을 적어 오라는 요구였다면 아래층만으로 요구에 응한 것이 됩니다. 위층은 스스로 덧붙이는 부분이고, 덧붙이지 않았다고 해서 요구에 응하지 않은 것이 되지 않습니다.

그리고 뉘우친다고 적어 내라는 요구에 대해서는 대법원의 판단이 따로 있습니다. 취업규칙이 정한 이 서면이 사죄문이나 반성문을 뜻하는 것이라면 그 제출을 명하는 것이 정당한 업무명령으로 볼 수 없다는 취지입니다. 이 판단의 자세한 내용은 사유서를 거부할 수 있는지 다룬 글에 정리되어 있습니다.

그러니 위층은 요구의 강도에 따라 두께가 달라지는 부분이라고 보아 두십시오. 아래층은 요구가 있으면 반드시 채워야 하지만 위층은 그렇지 않습니다. 갈라 두는 구성이 그 차이를 눈에 보이게 만듭니다.

셋째 문답이 실제로 가장 많이 부딪히는 상황입니다. 서식이 한 칸이라고 해서 내용까지 한 덩어리가 되어야 하는 것은 아닙니다. 문단을 가르는 것만으로도 읽는 쪽에서 구분이 됩니다.

서식을 고를 수 있는 상황이라면 두 자리가 처음부터 갈라져 있는 것을 고르십시오. 칸이 갈라져 있으면 쓰는 동안 어느 층에 있는지가 계속 보입니다.

다 쓰고 나서 다시 섞이는 자리

마무리 한 줄에서 두 층이 도로 붙습니다.

층을 잘 갈라 놓고도 마지막에 무너지는 경우가 있습니다. 끝맺음이 허전해서 한 줄을 덧붙이는데, 그 한 줄이 대개 두 층을 한꺼번에 담고 있기 때문입니다.

이런 문장이 그렇습니다. 앞으로는 이런 일이 없도록 각별히 주의하겠다는 문장입니다. 사실도 계획도 아니고 마음가짐인데, 위치는 아래층 끝에 붙어 있습니다. 그 한 줄 때문에 앞의 정확한 서술까지 다짐의 일부처럼 읽힙니다.

마무리가 필요하다면 아래층의 재료로 하십시오. 지금 상태가 어떤지, 첨부한 자료가 무엇인지로 끝내면 됩니다. 그것이 층을 지키면서도 문장을 닫는 방법입니다.

마지막으로 두 층을 각각 따로 읽어 보십시오. 아래층만 읽었을 때 무슨 일이 있었는지 알 수 있어야 하고, 위층만 읽었을 때 사실이 하나도 들어 있지 않아야 합니다. 두 조건이 모두 맞으면 갈라진 것입니다.

이 구성이 익숙해지면 쓰는 시간이 오히려 줄어듭니다. 무엇을 적을지 고민하던 시간의 대부분이 두 층 사이에서 망설이던 시간이었기 때문입니다.

그리고 나중에 다시 꺼내 볼 때도 다릅니다. 아래층만 떼어 읽으면 그날 무슨 일이 있었는지가 그대로 남아 있습니다.

자주 묻는 질문