안내문을 붙였는데 전달이 안 되는 이유

안내문 마스터·7분·2029.03.30

붙였다는 말과 알렸다는 말은 다릅니다

종이를 걸어 둔 것과 알린 것 사이에 한 단계가 더 있습니다.

공사가 끝나고 며칠 지나 관리사무소에 전화가 옵니다. 그런 이야기를 들은 적이 없다는 것입니다. 담당자는 분명히 안내문을 붙였고 언제 붙였는지도 기억합니다. 여기서 말이 엇갈립니다.

이런 상황에서 흔히 나오는 결론은 입주민이 게시판을 보지 않는다는 것입니다. 틀린 말은 아니지만 그렇게 정리하면 다음에도 같은 일이 반복됩니다. 게시판을 보지 않는 사람에게 어떻게 닿을지가 남은 문제이기 때문입니다.

공동주택 관리에서 알린다는 행위는 한 곳에 걸어 두는 것으로 끝나지 않습니다. 걸어 두어야 할 곳이 여럿이고, 그중 하나만 하면 나머지 통로로 들어오는 사람에게는 닿지 않습니다.

먼저 그 통로가 몇 개인지부터 확인합니다.

게시하는 곳이 두 군데입니다

동별 게시판과 인터넷 홈페이지가 함께입니다.

공동주택 관리에서 무언가를 공고한다고 할 때, 그 뜻은 입주자들이 알기 쉽게 동별 게시판과 단지의 인터넷 홈페이지에 게시하는 것입니다. 두 곳 가운데 하나를 고르는 것이 아니라 둘 다입니다.

홈페이지가 없는 단지도 있습니다. 그때는 관리주체가 운영하고 통제하는 비슷한 기능의 웹사이트가 그 자리를 대신하고, 그것도 없으면 관리사무소 게시판이 그 자리에 들어갑니다. 어느 경우든 온라인 쪽 자리가 비어 있어도 된다는 뜻은 아닙니다.

이 사실을 알고 나면 앞의 전화가 다르게 읽힙니다. 그 입주민은 게시판을 지나치는 사람이었고, 온라인 쪽으로 들어왔다면 볼 수 있었을 것입니다. 그런데 그쪽에 올라가 있지 않았다면 볼 방법이 없었던 셈입니다.

그래서 안내문 작업은 종이를 붙이는 것으로 끝나지 않습니다. 아래 표가 각 통로에서 누가 걸리는지를 정리한 것입니다.

두 번째 줄을 눈여겨보십시오. 통로별 게시판이 설치되어 있는 단지에서는 그것도 게시하는 곳에 포함됩니다. 동 출입구에만 붙이고 통로 쪽을 비워 두면 그 통로 세대에게는 닿지 않습니다.

표를 게시 순서표로 만들어 벽에 붙여 두는 것이 가장 확실한 방법입니다. 매번 같은 순서로 처리하면 빠뜨리지 않습니다.

닿았어도 읽히지 않는 자리

모든 통로에 올렸는데도 읽히지 않는 경우가 남습니다.

통로를 다 채웠다고 해서 전달이 끝나는 것은 아닙니다. 게시판 앞을 지나면서도 읽지 않는 일이 있고, 그것은 종이 자체의 문제입니다.

게시판 앞에 서 있는 시간은 길지 않습니다. 엘리베이터를 기다리는 몇 초 동안 붙어 있는 종이 여러 장 가운데 자기와 관련 있는 것을 골라야 합니다. 그 몇 초 안에 걸리지 않으면 읽히지 않습니다.

그런데 안내문의 맨 위에는 대개 안내문이라는 말이나 공지사항이라는 말이 큼직하게 들어갑니다. 그 낱말은 붙어 있는 모든 종이에 공통이라 고르는 데 아무 도움이 되지 않습니다.

골라내는 데 필요한 것은 언제 어디가 어떻게 되는가입니다. 그 세 가지가 위쪽에 있으면 몇 초 안에 판단이 끝나고, 아래쪽에 묻혀 있으면 다음 사람에게 자리를 내주게 됩니다.

붙인 시점이 늦으면 되돌릴 수 없습니다

시점을 놓친 안내문은 내용이 정확해도 소용이 없습니다.

전달이 끊기는 또 하나의 자리가 시점입니다. 안내문의 내용이 정확하고 모든 통로에 올렸어도, 입주민이 준비할 시간을 남기지 못했다면 알린 효과가 나지 않습니다.

특히 세대 안으로 들어가야 하는 일에서 이 차이가 큽니다. 집을 비워 두는 세대가 시간을 조정하려면 며칠이 필요합니다. 전날에 붙이면 그 조정이 불가능하고, 결국 진행되지 못한 세대가 남습니다.

며칠 전에 알려야 한다는 규칙이 법령에 정해져 있지는 않습니다. 그래서 이 기준은 관리규약과 그 단지에서 해 오던 방식에서 가져와야 합니다. 앞서 붙였던 같은 종류의 안내문을 확인하면 대개 답이 나옵니다.

아래 순서로 점검하면 시점과 통로를 함께 잡을 수 있습니다.

1. 무슨 일이 언제 벌어지는지를 먼저 확정한다일정이 확정되기 전에 붙이면 두 번 붙이게 됩니다
2. 세대 안에 들어가는 일인지 가른다들어간다면 준비할 시간을 더 잡아야 합니다
3. 지난 같은 종류의 안내문에서 시점을 확인한다그 단지의 기준이 거기 남아 있습니다
4. 모든 게시 통로에 같은 날 올린다종이만 먼저 붙이고 온라인을 미루면 그 사이가 비어 있습니다
5. 게시한 상태를 사진으로 남긴다나중에 알렸는지를 두고 다툼이 생겼을 때 근거가 됩니다

네 번째 단계에서 자주 어긋납니다. 인쇄해 붙이는 일은 그날 바로 하고 온라인에 올리는 일은 나중으로 미루는 습관이 있는데, 그 사이에 확인한 사람에게는 아무것도 없었던 셈이 됩니다.

다섯 번째 단계는 사진 한 장이면 충분합니다. 날짜가 함께 남으면 그것으로 기록이 됩니다.

떼어진 뒤를 확인하지 않는 것

붙인 날 이후로 게시판을 다시 보지 않으면 없어진 것을 모릅니다.

마지막으로 남는 자리가 붙인 다음입니다. 안내문은 붙여 두면 그대로 있을 것 같지만 실제로는 그렇지 않습니다.

바람에 떨어지기도 하고 다른 종이에 가려지기도 합니다. 내용에 동의하지 않는 사람이 떼기도 합니다. 게시 기간 중에 사라졌는데 아무도 확인하지 않으면, 담당자만 붙어 있다고 알고 있는 상태가 이어집니다.

그래서 게시 기간이 있는 안내문은 중간에 한 번 확인하는 것이 좋습니다. 다른 일로 동을 돌 때 게시판을 함께 보는 식으로 하면 따로 시간을 내지 않아도 됩니다.

확인 목록을 만들어 두면 이 절 전체가 정리됩니다.

첫 줄과 다섯째 줄은 종이 자체와 시점에 관한 것이고 나머지는 통로에 관한 것입니다. 세 가지가 모두 갖춰져야 알렸다고 말할 수 있습니다.

가장 자주 빠지는 것은 넷째 줄입니다. 종이를 붙이는 일은 눈에 보이는 작업이라 잊지 않는데, 화면에 올리는 일은 미뤄도 티가 나지 않기 때문입니다.

자주 묻는 질문