안내문 제목과 첫 문장 쓰는 법

안내문 마스터·7분·2029.03.27

제목이 하는 일은 고르게 하는 것입니다

읽게 만드는 것이 아니라 자기 일인지 가리게 하는 것입니다.

안내문의 제목을 잘 쓰라고 하면 눈길을 끄는 문구를 떠올리기 쉽습니다. 그런데 이 문서에서 제목이 하는 일은 그것이 아닙니다.

게시판에는 여러 장이 함께 붙어 있고, 그 앞을 지나는 사람은 그 가운데 자기와 관련 있는 것을 골라야 합니다. 관련이 없으면 읽지 않는 것이 맞습니다. 제목은 그 판단을 도와주는 장치입니다.

그래서 좋은 제목의 기준은 눈에 띄는가가 아니라 가려낼 수 있는가입니다. 101동 사람에게는 걸리고 102동 사람에게는 걸리지 않는 제목이 제 일을 한 제목입니다.

이 기준으로 보면 안내문이나 공지사항이라는 낱말이 왜 도움이 되지 않는지가 분명해집니다. 붙어 있는 모든 종이에 공통이라 아무것도 가려 주지 않기 때문입니다.

제목에 들어가는 세 가지

언제, 어디가, 어떻게 되는지 세 가지면 가려집니다.

가려내는 데 필요한 정보는 많지 않습니다. 언제인지, 어느 범위인지, 무슨 일이 생기는지 세 가지입니다.

이 셋이 제목에 들어가 있으면 지나가는 사람이 판단을 끝냅니다. 자기 동이 아니면 그냥 지나가고, 자기 동이면 걸음을 멈추고 본문을 읽습니다. 어느 쪽이든 관리사무소가 원하는 결과입니다.

반대로 셋 가운데 하나라도 빠지면 판단이 끝나지 않습니다. 범위가 없으면 본문까지 읽어야 자기 일인지 알 수 있고, 시점이 없으면 지금 일인지 다음 달 일인지 몰라 뒤로 미루게 됩니다.

아래 표는 셋을 어떻게 적어야 판단이 빨라지는지를 정리한 것입니다.

오른쪽 칸이 모두 짧다는 점을 보십시오. 짧아서 좋은 것이 아니라 판단에 필요한 것만 남겨서 짧아진 것입니다.

네 번째 줄은 앞의 셋을 어떻게 적을지에 관한 것입니다. 격식을 갖추려다 보면 시점과 범위가 흐려집니다.

첫 문장은 결론을 다시 못 박습니다

제목을 보고 멈춰 선 사람이 가장 먼저 확인하려는 것을 첫 줄에 둡니다.

제목에서 걸린 사람은 본문을 읽습니다. 이때 그 사람이 확인하려는 것은 제목에서 본 것이 정확히 무엇인가입니다. 그러니 첫 문장은 제목을 풀어 쓴 한 줄이어야 합니다.

그런데 실제 안내문의 첫 문장은 대개 인사말입니다. 계절 이야기로 시작하거나 입주민의 가정에 행복이 함께하기를 바란다는 문장으로 시작합니다. 예의를 갖추려는 것인데, 이 자리에서는 확인을 늦춥니다.

인사말을 없애라는 뜻은 아닙니다. 자리를 옮기라는 뜻입니다. 안내문의 마지막 문단에 협조를 부탁하는 말과 함께 두면 예의도 갖추고 확인도 늦추지 않습니다.

배경 설명도 마찬가지입니다. 왜 이 공사를 하게 되었는지, 그동안 어떤 민원이 있었는지는 필요한 정보이지만 첫 문단에 올 것은 아닙니다. 결론을 알고 나서 읽어야 이해가 됩니다.

결론 다음에 오는 순서

무슨 일인지 다음에는 무엇을 해야 하는지가 옵니다.

첫 문장에 결론을 두었다면 그다음 순서도 정해집니다. 읽는 사람의 머릿속에서 질문이 이어지는 순서를 따라가면 됩니다.

무슨 일이 생기는지를 알고 나면 내가 무엇을 해야 하는지가 궁금해집니다. 물을 받아 두어야 하는지, 집을 비워야 하는지, 차를 옮겨야 하는지 같은 것들입니다. 이것이 두 번째 자리에 옵니다.

그다음이 예외와 조건입니다. 어느 세대는 해당하지 않는지, 일정이 바뀔 수 있는지, 언제 다시 알려 주는지 같은 내용입니다. 여기까지 오면 대부분의 사람은 필요한 것을 다 얻었습니다.

배경과 인사말은 그 뒤입니다. 아래 순서로 쓰면 다시 배열할 일이 없습니다.

1. 제목에 시점과 범위와 일어나는 일을 넣는다이 셋으로 가려집니다
2. 첫 문장에 결론을 한 줄로 적는다제목을 풀어 쓴 문장입니다
3. 읽는 사람이 할 일을 적는다받아 둘 것, 옮길 것, 비워 둘 것을 명령형이 아닌 부탁으로
4. 예외와 조건을 적는다해당하지 않는 범위와 일정이 바뀔 가능성입니다
5. 배경과 문의처, 인사말을 마지막에 둔다예의를 갖추는 자리는 여기입니다

세 번째 단계의 표현을 눈여겨보십시오. 관리사무소는 지시하는 자리가 아니므로 부탁하는 말투가 맞습니다. 다만 부탁하는 말투가 길어지면 무엇을 해야 하는지가 흐려지니 문장은 짧게 씁니다.

네 번째 단계를 빠뜨리면 문의 전화가 늘어납니다. 예외와 조건이 적혀 있지 않으면 각자 확인하려고 전화를 걸기 때문입니다.

쓰고 나서 다시 보는 자리

다 쓴 뒤에 위쪽 세 줄만 다시 읽어 보십시오.

안내문을 다 쓰고 나면 처음부터 다시 읽게 됩니다. 이때 전체를 꼼꼼히 보는 것보다 위쪽 세 줄만 보는 편이 낫습니다. 실제로 읽히는 것이 거기까지이기 때문입니다.

위쪽 세 줄에 시점과 범위와 결론이 들어 있으면 그 안내문은 제 일을 합니다. 세 줄을 읽었는데 아직 무슨 일인지 모르겠다면 순서를 손봐야 합니다.

글자 크기도 함께 봅니다. 게시판에 붙은 종이는 가까이 다가가 읽는 것이 아니라 지나가면서 보는 것이므로, 제목은 몇 걸음 떨어져서 보이는 크기여야 합니다.

아래 목록으로 마지막 점검을 하십시오.

네 번째 줄에 걸리는 안내문이 가장 많습니다. 인사말로 시작하는 것이 오래된 습관이라 고치기 어렵습니다.

인사말을 지우기 어렵다면 아래로 옮기십시오. 지우는 것이 아니라 자리를 바꾸는 것이라고 생각하면 손이 덜 무겁습니다.

자주 묻는 질문