안내문 양식 HWP 무료 다운로드

안내문 마스터·7분·2029.03.28

손에 잡히는 양식이 공문 양식입니다

사무실 컴퓨터에 가장 많이 저장되어 있는 것이 그것이기 때문입니다.

관리사무소에서 안내문을 만들어야 할 때 새 파일을 처음부터 만드는 경우는 드뭅니다. 이전에 쓰던 파일을 열어 내용을 바꾸는 것이 보통입니다.

그런데 그 폴더에 가장 많이 들어 있는 것이 지자체나 위탁사와 주고받은 문서들입니다. 그 파일을 열면 위쪽에 기관명이 있고 그 아래 문서번호와 수신, 시행일자 칸이 줄지어 있습니다.

그 칸들을 지우지 않고 내용만 바꿔 붙이는 일이 자주 생깁니다. 격식이 갖춰져 보이기 때문에 오히려 잘된 것처럼 느껴지기도 합니다.

그런데 게시판 앞에 선 입주민에게 문서번호는 아무 뜻이 없습니다. 그 칸들이 차지한 자리는 제목과 결론이 들어가야 할 자리입니다.

빼야 할 칸과 남겨야 할 칸

기관끼리 주고받을 때 필요한 것과 게시할 때 필요한 것이 다릅니다.

문서번호나 수신 같은 칸은 문서가 어디서 어디로 갔고 나중에 어떻게 찾을 것인지를 위한 장치입니다. 주고받는 문서에서는 그 칸이 없으면 곤란합니다.

게시하는 안내문에는 받는 상대가 특정되어 있지 않습니다. 지나가는 사람이 읽는 것이고, 나중에 문서철에서 찾을 일도 없습니다. 그러니 그 장치가 필요 없습니다.

대신 게시할 때만 필요한 것이 있습니다. 언제 붙였고 언제까지 유효한지, 궁금할 때 어디로 연락하면 되는지 같은 것들입니다. 주고받는 문서에는 이런 칸이 없습니다.

아래 표가 두 문서의 칸을 대조한 것입니다.

세 번째 줄이 헷갈리는 자리입니다. 날짜가 필요 없다는 뜻이 아니라 성격이 다르다는 뜻입니다. 게시하는 안내문에서 날짜는 언제 붙었는지를 알려 주는 정보입니다.

다섯 번째 줄은 문의 전화를 줄이는 방법이기도 합니다. 연락처가 작게 적혀 있으면 사무실로 찾아오는 사람이 늘어납니다.

파일이 두 벌 필요합니다

붙이는 인쇄본과 온라인에 올릴 파일은 같은 파일이 아닙니다.

안내문은 게시판에만 붙는 것이 아니라 단지 홈페이지에도 올라갑니다. 두 곳에 같은 내용이 가야 하지만 파일까지 같을 필요는 없습니다.

인쇄본은 몇 걸음 떨어져서 보이도록 글자가 커야 하고 한 장에 들어가야 합니다. 온라인에 올리는 파일은 화면에서 확대해 볼 수 있으므로 글자 크기를 덜 신경 써도 되고, 대신 어느 기기에서 열어도 같게 보이는 형태여야 합니다.

그래서 작업 순서는 한 파일을 만들어 두 가지로 뽑는 것입니다. 편집은 한 곳에서 하고 출력만 나눕니다. 이렇게 해야 내용이 어긋나지 않습니다.

아래 순서로 하면 두 벌을 한 번에 만들 수 있습니다.

1. 편집용 파일 하나로 내용을 완성한다고칠 일이 생기면 이 파일만 고칩니다
2. 게시판 규격에 맞춰 크기와 글자를 정한다몇 걸음 떨어져서 제목이 보이는지를 기준으로 합니다
3. 인쇄본을 뽑아 필요한 매수를 만든다동 수와 통로 수를 세어 두면 매번 세지 않아도 됩니다
4. 온라인용은 어디서 열어도 같게 보이는 형태로 내보낸다편집 파일을 그대로 올리면 기기에 따라 다르게 보입니다
5. 두 벌의 파일 이름에 같은 날짜를 넣는다나중에 짝을 찾을 때 쓰입니다

네 번째 단계를 건너뛰는 경우가 많습니다. 편집 파일을 그대로 올리면 그 프로그램이 없는 사람은 열지 못하고, 열리더라도 글꼴이 없어 줄이 밀립니다.

다섯 번째 단계는 사소해 보이지만 몇 달 뒤에 같은 안내를 다시 붙일 때 시간을 줄여 줍니다.

게시판 한 칸에 들어가야 합니다

크기의 기준은 종이 규격이 아니라 붙일 자리입니다.

안내문이 몇 장이어야 하는지, 어떤 크기여야 하는지를 정한 규정은 없습니다. 그러니 기준을 밖에서 가져와야 하는데, 가장 확실한 기준은 그 단지의 게시판입니다.

게시판에는 이미 여러 장이 붙어 있고 자리가 정해져 있습니다. 그 한 칸보다 큰 종이를 만들면 다른 안내문을 가리게 되고, 너무 작으면 지나가면서 보이지 않습니다.

장수도 마찬가지입니다. 두 장이 되면 뒷장은 읽히지 않습니다. 붙이는 사람이 나란히 붙여 두어도 앞장에서 판단이 끝난 사람은 뒷장으로 가지 않습니다.

그러니 한 장에 들어가지 않으면 내용을 줄이는 것이 아니라 나누는 것을 생각해야 합니다. 성격이 다른 안내가 한 종이에 섞여 있는 경우가 대부분입니다.

세 문답의 공통점은 게시판이 좁다는 사실에서 출발한다는 것입니다. 담고 싶은 것을 다 담으려 하면 그 좁은 자리를 넘습니다.

넘치는 것은 온라인으로 보내십시오. 두 통로가 있는 것이 이럴 때 도움이 됩니다.

양식을 고를 때 보는 것

칸이 많은 양식보다 위쪽이 비어 있는 양식이 낫습니다.

마지막으로 양식을 고르는 기준을 정리합니다. 안내문에는 반드시 들어가야 하는 칸이 없으므로, 고르는 일은 무엇을 뺄지를 정하는 일에 가깝습니다.

가장 중요한 것은 위쪽이 비어 있는가입니다. 제목과 결론이 들어갈 자리를 다른 것이 차지하고 있지 않아야 합니다. 기관명이나 문서번호 칸이 위쪽에 있는 양식은 그 자리를 이미 잃은 것입니다.

그다음이 표를 넣을 수 있는가입니다. 안내문에는 동별 일정이나 시간대를 표로 적어야 하는 경우가 많습니다. 표가 들어갈 폭이 나오지 않는 양식은 그 대목에서 막힙니다.

아래 목록으로 확인하십시오.

첫 줄과 둘째 줄이 사실상 한 쌍입니다. 문서번호 칸을 빼면 그 자리가 제목의 자리가 됩니다.

양식을 새로 구하기 어렵다면 쓰던 파일에서 위쪽 칸들을 지우는 것만으로도 크게 달라집니다.

자주 묻는 질문