안내문 문자·앱 알림으로 안내할 때 남길 것

안내문 마스터·7분·2029.03.26

빨라진 쪽으로 무게가 쏠립니다

앱으로 몇 초 만에 보낼 수 있게 되면서 종이 쪽이 뒤로 밀립니다.

단지마다 입주민 앱이 들어오고 문자 발송이 자리를 잡으면서 알리는 속도가 크게 빨라졌습니다. 갑자기 물이 끊길 때 몇 분 안에 전 세대에 알릴 수 있게 된 것은 분명한 진전입니다.

그런데 이 편리함이 원래 하던 일을 밀어내는 경우가 생깁니다. 문자를 보냈으니 종이는 다음에 붙여도 되겠다고 판단하고, 그 다음이 오지 않는 것입니다.

이 판단이 위험한 이유는 두 가지입니다. 하나는 문자가 게시를 대신한다는 근거가 없다는 것이고, 다른 하나는 문자로만 알렸을 때 빠지는 세대가 반드시 생긴다는 것입니다.

두 가지를 차례로 봅니다.

게시를 대신한다는 근거가 없습니다

공동주택 관리에서 알리는 방법으로 정해진 것은 게시입니다.

공동주택 관리에서 무언가를 공고한다고 할 때 그 방법으로 정해진 것은 게시판과 인터넷 홈페이지에 게시하는 것입니다. 여기에 문자나 앱 알림을 넣어 그 자리를 대신할 수 있다고 정한 대목은 찾을 수 없습니다.

그러니 문자를 보냈다는 사실이 게시하지 않아도 되는 이유가 되지는 않습니다. 문자는 게시와 다른 일을 하는 통로이고, 두 가지를 함께 해야 알렸다고 말할 수 있습니다.

실무에서 이 차이가 드러나는 순간은 나중입니다. 몰랐다는 이야기가 나왔을 때 게시 사진이 있으면 그것으로 정리되지만, 발송 기록만 있으면 그 세대의 번호가 목록에 있었는지부터 따져야 합니다.

번호 목록이 완전하지 않다는 것도 문제입니다. 세입자가 바뀌었는데 번호를 갱신하지 않은 세대, 애초에 등록하지 않은 세대가 늘 있습니다. 게시판은 그런 세대도 지나가면 볼 수 있지만 문자는 닿지 않습니다.

한 줄을 얹으면 규제가 달라집니다

안내 문자와 광고 문자는 지켜야 할 것이 다릅니다.

문자를 보낼 때 한 가지 더 살펴야 할 것이 있습니다. 정보통신망법 제50조가 사전 동의와 표시를 요구하는데, 그 대상이 영리목적의 광고성 정보라는 점입니다.

단수가 언제부터 언제까지라는 안내나 소독 일정을 알리는 문자는 영리목적의 광고성 정보가 아닙니다. 그래서 이런 문자에는 광고 표시를 붙이거나 수신 동의를 따로 받을 일이 없습니다.

문제는 같은 문자에 다른 성격의 한 줄이 얹히는 경우입니다. 안내 끝에 단지 내 상가나 제휴 업체의 할인 소식을 붙이는 식입니다. 그 한 줄 때문에 그 문자는 광고성 정보를 담은 것이 되고, 사전 동의를 받았는지부터 문제가 됩니다.

표시 방법과 시간대 제한도 그때부터 따라옵니다. 아래 표가 두 경우의 차이입니다.

오른쪽 칸의 조건들은 하나만 어겨도 문제가 됩니다. 그러니 안내 문자에 홍보를 얹지 않는 것이 가장 간단한 해결입니다.

홍보를 보내야 한다면 안내와 분리해 별도로 보내고, 그 문자에는 위 조건을 갖추십시오. 두 가지를 한 통에 담으려는 순간 관리가 복잡해집니다.

무엇을 문자에 담고 무엇을 종이에 남기나

문자는 알아채게 하고 게시는 확인하게 합니다.

두 통로가 잘하는 일이 다릅니다. 문자는 지금 무슨 일이 생긴다는 것을 즉시 알아채게 하는 데 강하고, 게시는 조건과 예외를 다 적어 두고 나중에 다시 보게 하는 데 강합니다.

그래서 같은 내용을 두 통로에 그대로 복사하는 것은 두 쪽 다 어중간하게 만듭니다. 문자에 조건을 다 넣으면 길어서 읽히지 않고, 게시에 요약만 적으면 확인하러 온 사람이 답을 못 찾습니다.

역할을 나누면 문자는 짧게, 게시는 자세히입니다. 문자에는 언제 어디가 어떻게 되는지와 자세한 내용을 어디서 볼 수 있는지까지만 담고, 나머지는 게시로 넘깁니다.

아래 순서로 처리하면 두 통로가 어긋나지 않습니다.

1. 게시할 안내문을 먼저 완성한다조건과 예외를 여기에 전부 적습니다
2. 동별 게시판과 홈페이지에 올린다문자보다 게시가 먼저입니다
3. 게시 내용을 두세 줄로 줄여 문자를 만든다언제 어디가 어떻게 되는지까지입니다
4. 자세한 내용을 어디서 보는지 한 줄을 넣는다게시판이나 홈페이지를 가리킵니다
5. 홍보성 문구를 넣지 않았는지 확인하고 보낸다한 줄이 얹히면 지켜야 할 것이 달라집니다

두 번째 단계의 순서가 중요합니다. 문자를 먼저 보내면 자세한 내용을 보러 온 사람이 아무것도 찾지 못합니다.

네 번째 단계를 넣으면 문자가 짧아도 됩니다. 궁금한 사람이 갈 곳을 알려 주는 것만으로 문자의 역할이 끝납니다.

보낸 기록과 게시 기록을 함께 남깁니다

나중에 확인하게 되는 것은 두 가지 기록입니다.

알렸는지를 두고 이야기가 오갈 때 근거가 되는 것은 기록입니다. 문자만 보냈다면 발송 기록이 전부이고, 게시만 했다면 게시 사진이 전부입니다. 둘 다 있으면 서로를 보완합니다.

발송 기록에는 언제 몇 건을 보냈는지가 남지만 누가 받지 못했는지는 알기 어렵습니다. 게시 사진에는 무엇을 언제부터 걸어 두었는지가 남지만 누가 봤는지는 알 수 없습니다. 두 기록의 약점이 서로 다릅니다.

그래서 관리사무소에서 하는 일은 간단합니다. 게시한 상태를 사진으로 남기고, 문자는 발송 내역을 그대로 보관하는 것입니다. 둘 다 몇 초면 끝나는 일입니다.

아래 목록을 문자를 보낼 때마다 훑어보십시오.

네 번째 줄이 자주 밀립니다. 번호 목록은 세대가 바뀔 때마다 손봐야 하는데, 바뀐 사실을 관리사무소가 늦게 알게 되는 경우가 많습니다.

그래서 문자를 보냈다는 사실만으로 전 세대에 닿았다고 보기 어렵습니다. 게시를 남겨 두라는 이야기가 결국 여기로 돌아옵니다.

자주 묻는 질문