품의서는 회사에 따라 각각 서식이 정해져 있으며 인쇄되어져 있는 것이 보통입니다.
기본적인 항목으로써는 기안번호, 기안년월일, 기안책임자, 안건명, 기안취지, 실시방법, 비용, 합의실시기일, 첨부자료, 결재자인 등의 항목란이 갖추어져 있습니다.
품의서는 기안서와도 유사하며 엄밀히 말해 기안서내에 포함됩니다.
즉, 기안서안에는 지출을 동반하는 품의서, 새로운 행사나 사업을 시작하기 위한 기획서, 계획서, 제안서등이 포함되어 있습니다.
품의서는 단순히 형식상으로 써내는 것이 아니라 사전에 상사나 관계부서에 사전 협의 통하여 얻은 의견등도 포함시켜 결재, 승인을 얻을 수 있도록 완벽하게 준비해야 합니다.
왜 결재를 필요로 하는지 무엇을 승인받고 싶은가를 구체적이고 명확하게 나타내어야 합니다. 품의서 작성에는 비용에 관한 용건이 많으므로 필요로 하는 금액등을 정확하게 조사하여 명시해야 합니다.
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