퇴직증명서 필수 기재사항

퇴직증명서 마스터·7분·2028.02.15

항목 목록을 찾는 일이 헛수고인 이유

무엇을 적어야 하는지 정해 둔 목록이 법에 없습니다.

검색창에 이 문서의 이름을 넣으면 항목을 몇 개씩 나열한 화면이 줄지어 나옵니다. 회사 이름, 대표자, 성명, 주민등록번호 앞자리, 근무 부서, 직위, 근무 기간, 퇴직한 날, 퇴직한 사유. 어느 화면에서나 비슷한 순서로 배열되어 있어서 어딘가에 원본이 있는 것처럼 보입니다.

그 원본은 없습니다. 근로기준법에도, 그 시행령과 시행규칙에도 이 문서를 위한 별지 서식이 붙어 있지 않고, 항목이 몇 개여야 한다고 적어 둔 조항도 없습니다. 화면마다 목록이 비슷한 것은 법을 옮긴 결과가 아니라 서식을 파는 쪽이 만들어 둔 칸을 서로 옮겨 적은 결과입니다.

정한 것이 없는 곳은 여기만이 아닙니다. 도장을 어디에 어떻게 찍어야 하는지, 어떤 크기의 종이에 뽑아야 하는지, 청구를 받고 며칠 안에 내주어야 하는지도 조항으로 정해져 있지 않습니다. 조문이 시점에 관해 말하는 것은 즉시라는 한 낱말뿐입니다.

발급일로부터 한 달까지만 쓸 수 있다는 말도 자주 보이지만 그것을 정한 조항 역시 없습니다. 기한을 두는 쪽은 법이 아니라 그 종이를 받아 보는 곳입니다. 그러니 목록을 찾아 헤매는 대신 목록이 없는 자리에서 무엇이 칸을 정하는지를 보는 편이 빠릅니다.

칸을 정하는 것은 목록이 아니라 청구입니다

조문이 늘어놓은 항목은 담을 수 있는 것이지 담아야 하는 것이 아닙니다.

근로기준법 제39조는 사용 기간과 업무의 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항을 적은 증명서를 청구하면 사실대로 적어 즉시 내주라고 정합니다. 이 나열을 필수 항목으로 읽는 오해가 흔한데, 뒤이은 제2항이 그 읽기를 막습니다. 증명서에는 청구한 사람이 요구한 사항만 적어야 한다고 되어 있기 때문입니다.

두 항을 이어 붙이면 구조가 드러납니다. 제1항의 나열은 담을 수 있는 것의 범위이고, 실제로 담기는 것은 제2항에 따라 청구가 지정합니다. 목록이 문서를 정하는 것이 아니라 청구가 문서를 정합니다. 그래서 같은 회사에서 같은 이름으로 발행된 두 장이 서로 다른 칸을 갖고 있어도 어느 쪽도 잘못된 것이 아닙니다.

이 구조는 청구하는 쪽에 뜻밖의 부담을 지웁니다. 요구하지 않은 것은 적히지 않으므로, 제출처가 확인하려는 항목을 빠뜨리면 다시 청구해야 합니다. 반대로 요구하지 않았는데도 회사가 무언가를 얹었다면 그것은 제2항이 막아 둔 방향으로 넘어간 것입니다.

조문의 원문과 그 의무의 범위는 재직증명서 쪽에서 한 편을 통째로 들여 다루었습니다. 여기서는 그 결론만 받아 씁니다 — 적힐 항목을 고르는 쪽은 회사가 아니라 청구하는 사람입니다.

이 문서에만 생기는 두 칸

끝난 날과 끝난 이유는 이웃한 두 증명서에는 들어설 자리가 없습니다.

같은 조문에서 갈라져 나온 이름이 셋입니다. 재직 중임을 확인해 주는 것, 어떤 일을 얼마나 했는지를 확인해 주는 것, 그리고 관계가 끝났음을 확인해 주는 것입니다. 조문은 셋을 구별하지 않지만 실제로 종이에 남는 칸은 갈립니다.

재직 중임을 확인해 주는 종이에는 끝난 날을 적을 수 없습니다. 아직 끝나지 않았으므로 적을 값 자체가 없습니다. 어떤 일을 했는지를 확인해 주는 종이는 기간과 업무를 대상으로 삼기 때문에 왜 그만두었는지를 다루지 않습니다. 남은 하나에만 두 칸이 함께 생깁니다.

아래 표는 세 종이가 같은 사람의 같은 근무를 두고 무엇을 남기는지를 나란히 놓은 것입니다. 항목의 많고 적음이 아니라 칸이 있을 수 있는지를 보십시오.

둘째 줄과 셋째 줄의 마지막 칸이 이 문서의 정체입니다. 앞의 두 종이가 관계의 존재나 내용을 보이는 데 견주어, 이 종이는 관계가 끊긴 지점을 보입니다. 그래서 다른 칸이 아무리 많아도 끝난 날이 빠지면 문서가 성립하지 않습니다.

셋째 줄에 경고 표시를 둔 것은 그 칸이 없어서가 아니라 있어서 문제가 되기 때문입니다. 뒤에서 보겠지만 두 칸은 성격이 전혀 다릅니다.

두 칸은 정하는 주체가 다릅니다

한 칸은 사실이 정하고, 다른 한 칸은 청구하는 사람이 정합니다.

끝난 날은 고를 수 있는 값이 아닙니다. 제1항이 사실대로 적으라고 요구하므로, 그 칸에 들어갈 숫자는 실제로 일어난 일이 정합니다. 조금 늦춰 적어 달라거나 앞당겨 적어 달라는 요청이 통하지 않는 이유가 여기 있습니다.

끝난 이유는 반대입니다. 제2항이 요구한 사항만 적으라고 했으니, 요구하지 않으면 그 칸은 생기지 않습니다. 이 항이 청구하는 사람에게 준 것은 무엇을 적을지 고르는 권한이고, 그 권한에는 빼 달라고 말할 자유도 포함됩니다.

여기서 흔한 오해 하나가 갈립니다. 고를 권한이 있으니 문구까지 정할 수 있다고 생각하기 쉽지만 그렇지 않습니다. 고를 수 있는 것은 그 항목을 적을지 말지이고, 적기로 했다면 다시 제1항이 걸려 사실대로 적어야 합니다. 문언을 그대로 따라가면 그렇게 읽힙니다.

정리하면 한 칸은 빼 달라고 할 수 없고 대신 내용을 정할 수도 없으며, 다른 한 칸은 빼 달라고 할 수 있지만 내용을 지어낼 수는 없습니다. 두 칸의 성격이 이렇게 다르다는 것이 이 문서를 다루는 모든 질문의 출발점입니다.

세 문답 가운데 둘째가 실제로 가장 자주 벌어지는 일입니다. 요구하지 않은 칸이 채워져 나오는 문제는 따로 한 편을 들여 다룹니다.

청구할 수 있는 요건이 여기서는 둘 다 걸립니다

계속하여 30일 이상 일했어야 하고, 퇴직한 뒤 3년 안에 청구해야 합니다.

시행령은 이 증명서를 청구할 수 있는 사람과 청구할 수 있는 기한을 함께 정해 두었습니다. 계속하여 30일 이상 근무한 사람이어야 하고, 청구는 퇴직한 뒤 3년 이내여야 합니다. 두 값 모두 재직증명서 쪽에서 조문까지 인용해 다룬 내용이라 여기서는 값만 씁니다.

눈여겨볼 것은 두 요건이 걸리는 방식입니다. 재직 중인 사람이 청구할 때는 뒤의 요건이 잠들어 있습니다. 아직 퇴직하지 않았으니 기한을 셀 시작점이 없기 때문입니다. 그런데 이 문서를 청구하는 사람은 이미 퇴직한 사람이므로 두 요건이 언제나 함께 작동합니다.

그래서 실무에서 문제가 되는 장면이 다릅니다. 앞의 요건은 짧게 일하고 그만둔 경우에, 뒤의 요건은 오래전에 그만둔 회사에 뒤늦게 연락하는 경우에 걸립니다. 특히 뒤의 것은 기한이 지나면 회사에 교부 의무 자체가 남지 않는다는 뜻이어서, 청구가 늦어질수록 되돌리기 어려워집니다.

청구를 받고도 내주지 않으면 500만 원 이하의 과태료가 따릅니다. 다만 이 제재는 의무가 살아 있는 동안에만 뜻이 있습니다. 요건 안에 있는지를 먼저 확인하고 움직이는 편이 순서에 맞습니다.

세 숫자 가운데 앞의 둘은 청구하는 쪽이 확인할 값이고, 마지막 하나는 청구를 받은 쪽에 붙는 값입니다. 순서를 섞지 않는 것이 좋습니다. 요건을 벗어난 청구에는 제재도 따라붙지 않습니다.

그래서 청구서에 무엇을 적을 것인가

목록을 옮겨 적는 대신 제출처가 확인하려는 항목만 지정하는 편이 낫습니다.

앞의 내용을 순서로 바꾸면 할 일이 세 단계로 줄어듭니다. 제출처가 무엇을 보려는지 먼저 확인하고, 그 항목만 지정해 청구하고, 받은 종이에 지정하지 않은 것이 들어 있지 않은지 확인하는 것입니다. 목록을 통째로 옮겨 적는 순서는 어디에도 들어가지 않습니다.

첫 단계에서 대개 답이 갈립니다. 다음 직장이 입사 서류로 받는 경우라면 언제까지 일했는지가 전부일 때가 많고, 민간 제출처가 끝난 날을 종이로 확인하려는 경우에도 마찬가지입니다. 두 경우 모두 끝난 이유를 요구하지 않습니다.

그런데도 그 칸이 채워져 나오는 이유는 대개 회사가 쓰는 양식에 칸이 이미 그려져 있기 때문입니다. 칸이 있으면 채우게 되고, 한 번 채워 나온 문장은 되돌리기 어렵습니다. 그래서 양식을 고르는 자리에서 이 문제가 한 번 더 걸립니다.

1. 청구하기 전제출처가 확인하려는 항목을 문장으로 적어 봅니다
2. 청구할 때그 항목만 지정합니다. 지정하지 않은 것은 적히지 않습니다
3. 받은 뒤지정하지 않은 칸이 채워져 있지 않은지 확인합니다
4. 칸이 남아 있다면요구하지 않은 사항이므로 빼 달라고 요청할 수 있습니다

네 단계 어디에도 법이 정한 항목 목록이 등장하지 않습니다. 목록이 없다는 사실이 이 문서를 헐겁게 만드는 것이 아니라, 오히려 청구하는 쪽에 문서의 내용을 정할 권한을 남겨 두었다고 읽는 편이 정확합니다.

남은 문제는 끝난 날을 어느 날짜로 적을 것인가 하나입니다. 공단이 갖고 있는 기록과 회사가 적는 숫자가 어긋나 보이는 일이 잦은데, 그 이유와 안전한 표기는 따로 다룹니다.

자주 묻는 질문