사직서 스캔본을 제출해도 되나요

사직서 마스터·6분·2026.05.16

이 물음이 나오는 자리

서명까지 마친 종이가 이미 손에 있다는 점이 다른 상황과 갈리는 지점입니다.

집에서 인쇄해 이름을 쓰고 도장까지 찍어 두었는데 회사에 들를 일이 없어졌을 때 이 물음이 나옵니다. 우편으로 부치면 며칠이 걸리고, 그 며칠은 아무 일도 진행되지 않는 기간으로 남습니다. 담당자도 파일로 먼저 보내 달라고 하는 경우가 많습니다.

화면에서 처음부터 만들어 보내는 것과는 사정이 다릅니다. 그쪽은 종이를 거치지 않으니 원본이라고 할 것이 파일 하나뿐이지만, 여기서는 원본이 따로 있고 그것을 옮겨 담은 사본을 보내는 것입니다. 원본을 누가 갖고 있느냐는 물음이 하나 더 붙습니다.

그래서 이 자리에서 챙길 것도 둘로 나뉩니다. 사본이 제 몫을 하도록 만드는 일과, 남은 원본을 어떻게 둘지 정하는 일입니다. 앞쪽만 해 두고 뒤쪽을 흘려보내는 경우가 흔합니다.

덧붙이면 서명을 아직 하지 않았다면 굳이 이 길로 올 이유가 없습니다. 종이를 거치지 않고 채워 보내는 편이 손이 덜 가고, 인쇄와 서명의 앞뒤는 따로 정리해 두었습니다.

사본으로 건너가지 않는 것

찍히는 것은 종이의 겉면이고 종이 자체가 아닙니다.

가장 먼저 잃는 것은 글자의 성질입니다. 원본에서는 인쇄된 문장이지만 사본에서는 그림 안의 무늬가 되어, 받는 쪽에서 이름이나 날짜를 찾아 옮겨 적을 수 없습니다. 담당자가 인사 시스템에 값을 넣어야 하는 회사라면 이것만으로 손이 한 번 더 갑니다.

서명은 모양만 넘어갑니다. 어느 정도 힘으로 눌러 그었는지, 잉크가 종이에 어떻게 스몄는지는 사본에 남지 않습니다. 서명의 진위가 문제 되는 자리에서 사본으로는 대조가 어렵다는 말이 여기서 나옵니다.

날인도 비슷합니다. 인주의 색과 번진 모양은 밝기 설정에 따라 옅어지거나 뭉치고, 어떤 설정에서는 아예 날아갑니다. 도장을 찍었는데 사본에서는 흐릿한 자국만 남아 다시 요청받는 일이 드물지 않습니다.

용지는 아무것도 건너가지 않습니다. 이 넷을 모아 보면 사본이 하는 일이 분명해집니다. 무슨 내용이 적혀 있었는지는 온전히 전하지만, 그 종이가 진짜였는지를 말해 주지는 못합니다.

접수 단계에서 되돌아오는 이유

반려의 이유는 대개 법이 아니라 화면에서 읽히지 않는다는 것입니다.

아래 표의 위 네 줄은 만드는 사람이 손쓸 수 있는 항목이고, 마지막 줄은 사본이라는 형식 자체에서 오는 성질이라 고칠 수 없는 항목입니다. 고칠 수 없는 것을 붙들고 씨름하지 않도록 갈라 두었습니다.

셋째 줄이 실제로 가장 자주 걸립니다. 화면에서 보기 좋게 밝히면 흐릿한 선부터 사라지는데, 하필 사본에서 값이 가장 큰 부분이 서명과 날인입니다. 만든 파일을 축소된 미리보기가 아니라 원래 크기로 열어 확인해야 잡힙니다.

마지막 줄은 고치려 들지 말고 다른 방법으로 메우는 편이 낫습니다. 메일 본문에 소속과 이름, 최종 근무일을 그대로 적어 두면 담당자가 사본을 열지 않고도 값을 옮길 수 있고, 본문에 무엇을 적는지는 따로 정리해 두었습니다.

회사가 원본을 요구할 때

사본으로 되느냐는 물음의 답은 법이 아니라 제출처에서 나옵니다.

출발점은 분명합니다. 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력을 부인하지 못한다는 것이 전자문서법이 정한 원칙이고, 열람할 수 있고 작성 당시의 형태로 보존되어 있는 전자문서는 서면으로 본다는 규정도 따로 있습니다. 두 조항을 그대로 옮겨 놓은 곳은 전자결재를 다룬 글입니다.

다만 이 원칙에서 곧바로 어느 회사든 사본으로 받아 준다는 결론이 나오지는 않습니다. 퇴직 절차를 정하는 것은 각 사업장의 취업규칙이고, 원본을 받아 문서철에 꽂아 두는 관리 방식을 정해 둔 곳이라면 그 정함이 앞에 섭니다. 두 이야기는 층이 달라서 어느 한쪽으로 밀어붙일 수 없습니다.

실무에서 흔한 처리는 둘을 겹쳐 쓰는 것입니다. 사본을 먼저 보내 절차를 시작하게 하고, 원본은 우편이나 다음 방문 때 넘기는 방식입니다. 이러면 시작 시점을 앞당기면서 회사의 보관 요건도 채워집니다.

이때 사본을 먼저 보냈다는 사실을 기록으로 남겨 두십시오. 원본이 며칠 뒤에 도착하더라도 회사가 언제 뜻을 알게 되었는지는 앞의 시점에서 따지게 되고, 효력이 생기는 시점의 계산도 그 기산점에서 출발합니다.

보내기 전 점검과 원본의 자리

사본을 보내고 나면 남은 원본이 유일한 대조 자료가 됩니다.

원본을 함부로 두지 마십시오. 회사에 넘길 때까지는 본인이 갖고 있는 것이고, 뒤에 사본의 내용이 문제 되면 맞대어 볼 수 있는 것은 그 종이뿐입니다. 서랍에 던져 두었다가 찾지 못하는 일이 실제로 자주 생깁니다.

원본을 넘기기로 했다면 넘기기 전에 사본을 한 벌 더 만들어 두는 편이 낫습니다. 보낸 사본과 손에 남기는 사본은 쓰임이 다릅니다. 앞의 것은 회사에 있고 뒤의 것은 본인이 언제든 열어 볼 수 있는 자료입니다.

아래 다섯 줄은 만든 파일을 열어 놓고 보면 됩니다. 앞의 세 줄이 사본을 보고, 뒤의 두 줄이 원본과 경로를 봅니다.

다섯째 줄을 마지막에 둔 것은 이 단계가 가장 쉽게 잊히기 때문입니다. 보내는 순간에는 원본이 눈앞에 있어 신경 쓸 일이 없어 보이지만, 몇 달 뒤에 필요해졌을 때 그 종이가 어디 있는지 기억나지 않습니다.

파일 쪽도 마찬가지입니다. 만든 사본을 이름 없이 저장해 두면 다른 사진과 뒤섞여 찾지 못하게 되므로, 이름을 어떻게 붙일지는 따로 정리해 둔 것을 참고하십시오.

자주 묻는 질문