사직서를 PDF로 만들어 제출하기

사직서 마스터·6분·2026.05.06

굳혀 보내는 이유는 모양과 값 두 가지입니다

같은 문서가 상대 화면에서 다르게 보이거나 값이 슬쩍 바뀌는 일을 막으려는 것입니다.

편집할 수 있는 파일은 열리는 컴퓨터마다 조금씩 다르게 보입니다. 글꼴이 바뀌면 줄 수가 달라지고, 줄 수가 달라지면 서명 자리가 다음 장으로 넘어갑니다. 굳혀 두면 이 흔들림이 사라져 보낸 그대로가 상대 화면에 뜹니다.

값이 바뀌는 문제는 조금 더 예민합니다. 마지막 근무일 한 칸이 언제 어떻게 달라졌는지 나중에 따지게 되면 편집 가능한 파일은 근거가 되기 어렵습니다. 굳혀 둔 파일은 그 시점의 상태를 통째로 안고 있어 이야기의 출발점이 됩니다.

여기에 법이 붙는 자리가 있습니다. 전자문서법 제4조의2는 내용을 열람할 수 있고 작성 당시의 형태로 보존되어 있는 전자문서를 서면으로 본다고 정하는데, 굳혀 둔 파일은 이 둘째 요건을 자연스럽게 만족하는 쪽에 가깝습니다. 조문 원문은 전자결재 사직서를 다룬 글에 옮겨 두었습니다.

다만 이 조치는 문서 쪽의 안전장치일 뿐입니다. 어떤 형태로 만들었든 회사에 닿아야 뜻이 전해진 것이고, 닿는 경로는 회사가 정합니다.

그래서 굳히기를 결정하기 전에 물을 것은 하나입니다. 받는 쪽이 이 문서를 열어 읽기만 하면 되는가, 아니면 자기 화면에서 값을 옮겨 담아야 하는가. 뒤쪽이라면 담당자가 편집본을 다시 요청하게 되므로 굳히는 일이 오히려 한 단계를 늘립니다.

굳히는 순서

편집본을 끝까지 완성한 다음에 굳혀야 합니다.

굳힌 뒤에 값을 고치려 하면 방법이 마땅치 않아 처음부터 다시 만들게 됩니다. 순서를 지키면 그 되돌이가 없습니다.

1. 편집본 완성소속과 이름, 마지막 근무일, 사유까지 채워 넣습니다. 이 단계에서 오탈자를 모두 잡습니다.
2. 한 쪽으로 맞추기인쇄 미리보기를 띄워 서명란이 본문과 같은 쪽에 있는지 봅니다. 넘어갔다면 줄 간격을 줄여 당깁니다.
3. 파일 정보 정리작성자 이름이나 남은 메모가 있으면 지웁니다. 굳힌 뒤에도 이런 항목은 따라가는 경우가 있습니다.
4. 굳혀 저장쓰는 프로그램의 내보내기 기능으로 저장합니다. 원본 편집본은 지우지 말고 그대로 둡니다.
5. 열어서 확인만들어진 파일을 다시 열어 글자가 깨지지 않았는지, 쪽이 늘지 않았는지 봅니다.

넷째 걸음에서 원본을 남기라고 한 것은 반려되는 경우가 있기 때문입니다. 회사가 다른 양식으로 다시 내라고 하면 굳혀 둔 파일만으로는 손댈 수 없고, 편집본이 남아 있어야 몇 분 만에 고쳐 냅니다.

다섯째 걸음도 건너뛰지 마십시오. 특이한 글꼴을 쓴 문서는 굳히는 과정에서 글자가 다른 모양으로 바뀌거나 자간이 벌어지는 일이 있습니다. 만든 파일을 눈으로 한 번 훑는 데 30초면 됩니다.

서명을 어디에 넣을 것인가

굳힌 파일에는 손을 대기 어려우므로 서명 방식을 먼저 정해야 합니다.

첫째 길은 굳히기 전에 인쇄해 손으로 서명하고 그것을 다시 담는 방식입니다. 종이에 남긴 서명이 그대로 보이므로 받는 쪽이 익숙해합니다. 다만 찍어 담는 과정이 한 단계 늘고, 이때 생기는 문제는 스캔본을 다룬 글에서 따로 정리했습니다.

둘째 길은 회사가 마련해 둔 전자 서명 절차를 쓰는 방식입니다. 사내 시스템에 서명 기능이 있다면 그 안에서 끝나므로 파일을 주고받을 일 자체가 줄어듭니다. 전자적 형태라는 이유만으로 서명의 효력이 부인되지 않는다는 규정이 따로 있어 근거도 분명합니다.

셋째 길은 서명 없이 이름만 적어 내는 방식입니다. 사직서에 서명이나 도장을 요구하는 조항이 없으므로 이것만으로도 문서가 성립합니다. 회사가 관행상 서명을 요구한다면 맞춰 주는 편이 접수가 빠릅니다.

피해야 할 것은 서명 그림을 편집본에 붙여 두고 그 파일을 그대로 보관하는 방식입니다. 그림 파일이 남아 있는 한 다른 문서에도 얹을 수 있는 상태가 되고, 굳힌 뒤에도 그 그림이 문서 안에 그림으로 남습니다.

굳혀 보냈다고 접수가 끝나는 것은 아닙니다

형식을 갖추는 일과 회사가 정한 경로로 닿는 일은 다릅니다.

회사가 취업규칙이나 사내 안내로 제출 방법을 정해 두었다면 그것이 먼저입니다. 전자결재로 올리라고 되어 있는데 담당자 개인 메일로만 보내면, 문서 자체는 멀쩡해도 언제 접수된 것인지를 두고 말이 갈립니다. 절차를 정하는 것은 법정 서식이 아니라 각 사업장의 취업규칙입니다.

반대로 회사가 형식을 정해 두지 않았다면 굳혀 보내는 것이 문제가 될 이유가 없습니다. 파일의 형식을 지시한 조항이 없고, 전자적 형태라는 이유만으로 효력을 부인하지 못하게 한 규정이 있기 때문입니다.

그래서 실무에서 확인할 것은 두 가지로 좁혀집니다. 회사가 정해 둔 경로가 있는가, 그리고 그 경로에 이 파일을 올릴 수 있는가. 이 둘이 맞으면 나머지는 형식의 문제가 아닙니다.

덧붙여 굳힌 파일이라고 무조건 원본으로 대접받는 것도 아닙니다. 앞서 본 두 요건 가운데 열람할 수 있을 것이 빠지면, 즉 상대가 열지 못하는 상태로 보내면 그 자체로 다시 보내야 하는 상황이 됩니다.

보내기 전 점검과 보관

보낸 뒤에 고칠 수 없는 형식이므로 보내기 전이 마지막 기회입니다.

아래 다섯 줄은 굳힌 파일을 열어 놓고 순서대로 보면 됩니다. 앞의 세 줄은 문서 안쪽을, 뒤의 두 줄은 문서 바깥을 봅니다.

마지막 줄이 실제로 가장 자주 빠집니다. 회사가 계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존하도록 되어 있다고 해서 본인 몫이 자동으로 남는 것은 아닙니다. 회사의 보존 의무와 본인이 사본을 갖는 일은 완전히 다른 문제입니다.

보관할 때는 보낸 기록도 함께 묶어 두십시오. 파일 하나만 남기면 만든 날은 알 수 있어도 언제 어디로 보냈는지는 알 수 없고, 나중에 필요한 것은 대개 뒤쪽입니다.

자주 묻는 질문