전자문서 사직서, 회사는 몇 년 보관하나

사직서 마스터·8분·2026.07.25

질문이 두 개로 갈립니다

몇 년 보관하느냐는 물음에는 누가라는 말이 빠져 있습니다.

사직서를 내고 나면 그 문서가 어디에 얼마나 남는지 궁금해집니다. 검색해 보면 3년이라는 숫자가 곧바로 나오는데, 그 숫자가 누구를 향한 것인지는 잘 설명되지 않습니다. 그래서 본인이 3년 동안 가지고 있어야 하는 줄 아는 분이 생깁니다.

여기서 물음을 두 개로 갈라야 합니다. 하나는 회사가 얼마나 보존해야 하는가이고, 다른 하나는 내가 사본을 얼마나 들고 있어야 하는가입니다. 앞의 것에는 조문이 있고 뒤의 것에는 조문이 없습니다.

결론부터 말하면 3년이라는 숫자는 앞의 물음에 대한 답입니다. 근로기준법이 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하면서 그 의무를 사용자에게 지웠습니다. 조문의 문언과 대상 서류의 범위는 부수를 다룬 편에 옮겨 두었으니 그쪽을 함께 보십시오.

뒤의 물음은 성질이 다릅니다. 근로자 개인이 사직서 사본을 몇 년 보관해야 한다고 정한 규정을 찾을 수 없습니다. 그래서 이 편은 앞의 물음에 조문으로 답하고, 뒤의 물음은 조문 대신 실무적인 이유로 답하겠습니다. 두 층을 섞지 않는 것이 이 글의 목적입니다.

3년이라는 숫자가 놓인 자리

보존 기간을 정한 조항은 사용자를 상대로 삼고 있습니다.

근로기준법은 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있습니다. 문장의 주어가 사용자라는 점이 이 편의 출발점입니다. 근로자에게 무엇을 하라고 시키는 조항이 아닙니다.

이 구조는 다른 보존 규정들과 비슷합니다. 임금대장이나 근로자 명부처럼, 나중에 다툼이 생겼을 때 확인할 자료를 남겨 두게 하는 것이 목적입니다. 확인해야 할 상황이 생기는 쪽은 대개 근로자이고, 자료를 쥐고 있는 쪽은 회사이기 때문에 의무가 회사로 갑니다.

그래서 이 조항은 근로자에게 부담이 아니라 근거가 됩니다. 몇 년 전 퇴직 처리가 어떻게 되었는지 확인해야 할 일이 생겼을 때, 회사가 자료를 가지고 있어야 할 기간이 정해져 있다는 사실이 요청의 근거가 됩니다.

다만 조문이 대상을 대통령령으로 정하는 중요한 서류라고 적고 있어서, 사직서가 그 목록의 어디에 놓이는지는 시행령의 문언을 확인해야 하는 문제입니다. 이 글에서는 목록을 단정하지 않겠습니다. 실무에서는 퇴직 처리의 근거 문서로 함께 묶어 두는 회사가 많습니다.

전자적으로만 남겨 두어도 되나

요건을 갖춘 전자문서의 보관은 문서의 보관을 갈음할 수 있습니다.

요즘은 사직서가 처음부터 끝까지 전자적으로만 존재하는 경우가 많습니다. 결재 시스템에서 만들어져 시스템 안에 남고, 종이로 출력되는 일이 아예 없습니다. 이럴 때 회사가 보존 의무를 지킨 것으로 볼 수 있는지가 문제가 됩니다.

전자문서법이 이 자리를 정면으로 정해 두었습니다. 두 가지 요건을 갖춘 전자문서를 보관하면 관계 법령이 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다는 조항입니다.

전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 1. 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것 2. 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우 그 부분이 보존되어 있을 것

전자문서법 제5조 제1항

첫 번째 요건은 앞 단계를 가리킵니다. 열람할 수 있고 작성 당시의 형태가 보존되어 있어야 서면으로 보는데, 그 문턱을 넘은 전자문서여야 보관도 갈음할 수 있다는 뜻입니다. 그 요건의 문언은 전자결재를 다룬 편에 옮겨 두었습니다.

두 번째 요건이 이 조항의 특징입니다. 누가 만들었고 누구에게 갔으며 언제 오갔는지가 기록에 들어 있다면 그 부분까지 남아 있어야 합니다. 문서의 내용만 남기고 이력을 지워 버리면 요건이 흔들립니다.

사내 결재 시스템은 대개 이 두 요건을 자연스럽게 채웁니다. 상신자와 결재자, 각 단계의 시각이 자동으로 붙기 때문입니다. 오히려 종이 문서를 스캔해 이미지로만 보관하는 쪽이 두 번째 요건에서 약해질 수 있습니다.

언제부터 세는가

기산일은 문서를 만든 날이 아니라 근로관계가 끝난 날입니다.

보존 기간을 이야기할 때 자주 어긋나는 부분이 시작점입니다. 서류를 작성한 날부터 3년으로 생각하기 쉬운데, 이 규정의 기산일은 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터입니다.

차이가 작지 않습니다. 오래 다닌 사람의 근로계약서는 입사할 때 만들어졌지만 보존 기간은 퇴직한 날부터 다시 세기 시작합니다. 사직서처럼 퇴직 무렵에 만들어지는 문서는 작성일과 기산일이 가까워서 차이가 잘 드러나지 않을 뿐입니다.

그러면 3년이 지나면 어떻게 되는가. 회사에 보존 의무가 남아 있지 않다는 뜻이지, 자료를 반드시 없애야 한다는 뜻은 아닙니다. 회사 내부 규정에 따라 더 오래 두는 경우도 있고, 시스템에 그대로 남아 있는 경우도 많습니다.

다만 요청할 때의 태도는 달라집니다. 3년 안이라면 남아 있어야 할 자료를 요청하는 것이고, 그 뒤라면 남아 있다면 확인해 달라고 부탁하는 것이 됩니다. 시점에 따라 말의 무게가 달라진다는 점을 알아 두는 편이 좋습니다.

근로자 개인의 보관 기간은 조문에 없습니다

본인이 몇 년 들고 있어야 한다고 정한 조항을 찾을 수 없습니다.

여기서 층을 확실히 갈라 두겠습니다. 앞에서 본 3년은 회사의 의무입니다. 근로자 개인이 사직서 사본을 언제까지 보관해야 하는지를 정한 규정은 없습니다. 지금 당장 지운다고 해서 법을 어기는 것이 아닙니다.

그런데도 사본을 남겨 두라는 조언이 널리 도는 데에는 다른 이유가 있습니다. 법이 시켜서가 아니라, 나중에 확인할 일이 생겼을 때 손에 자료가 없으면 곤란해지기 때문입니다. 의무의 문제가 아니라 대비의 문제입니다.

그러면 얼마나 두는 것이 적당한가. 조문이 없으므로 정답은 없지만, 퇴직과 관련해 다툼이 생길 수 있는 기간을 기준으로 삼는 방식이 실용적입니다. 임금에 관한 청구권은 3년이 지나면 시효로 소멸하고, 재직 사실을 증명해 달라는 청구도 퇴직 후 3년 안에 할 수 있습니다.

두 기간이 모두 3년이라는 점은 우연이지만 기억하기에는 편합니다. 회사가 보존해야 하는 기간, 임금 청구권이 살아 있는 기간, 증명서를 청구할 수 있는 기간이 같은 길이여서, 그 기간만큼은 본인도 자료를 가지고 있는 편이 균형이 맞습니다.

무엇을 남길지도 정해 두는 것이 좋습니다. 사직서 본문만 남기는 것보다 언제 어디로 냈는지가 함께 보이는 형태로 남기는 편이 쓸모가 있습니다.

전자적으로만 존재하는 사직서를 남기는 방법

회사 시스템 안에 있는 문서는 마지막 근무일이 지나면 남의 자료가 됩니다.

전자결재로 낸 사직서의 약점은 효력이 아니라 접근권에 있습니다. 회사는 보존 의무를 지고 시스템에 자료를 남기지만, 그 시스템에 들어갈 수 있는 계정은 퇴사와 함께 닫힙니다. 남아 있는데 열어 볼 수 없는 상태가 됩니다.

그래서 재직 중에 밖으로 옮겨 두는 일이 필요합니다. 이때 문서 내용만 저장하면 절반만 챙긴 것입니다. 앞에서 본 두 번째 요건이 알려 주듯, 자료의 값어치는 누가 언제 무엇을 했는지가 함께 남아 있을 때 생깁니다.

구체적으로는 세 가지를 챙기면 충분합니다. 상신한 문서 자체를 파일로 내려받은 것, 상신 시각과 결재 상태가 보이는 화면, 그리고 시스템이 보낸 알림 메일입니다. 셋을 한 폴더에 모아 두면 나중에 설명할 때 순서대로 꺼낼 수 있습니다.

다만 네 값이 같다고 해서 하나의 규칙에서 나온 것은 아닙니다. 서로 다른 조문이 각각 정한 기간이 우연히 겹친 것이므로, 어느 하나가 바뀌면 나머지가 따라 바뀌지 않습니다.

그리고 이 기간들은 모두 청구하거나 확인할 수 있는 기간이지, 그 안에 무언가를 반드시 해야 하는 기간이 아닙니다. 자료를 남겨 두라는 이야기를 시한처럼 받아들일 필요는 없습니다.

마무리하면 이렇습니다. 회사 쪽 보존 의무의 길이는 3년이고 그 보존은 전자적으로도 가능하며, 본인의 보관 기간을 정한 조항은 없되 같은 길이로 맞춰 두면 무난합니다.

자주 묻는 질문