전자영수증, 종이 영수증을 대신하나요

영수증 마스터·8분·2028.09.10

물음 하나가 두 장면을 한꺼번에 가리킵니다

매장에서 쓰는 자리와 세법 증빙의 자리가 서로 다른 답을 냅니다.

전자영수증이 종이를 대신하느냐는 물음은 짧지만 안에 두 가지가 섞여 있습니다. 하나는 물건을 바꾸거나 돈을 돌려받으러 갔을 때 쓸 수 있느냐이고, 다른 하나는 사업의 지출을 뒷받침하는 자리에 내놓을 수 있느냐입니다.

두 장면은 요구하는 것이 다릅니다. 앞의 장면에서 필요한 것은 이 거래가 그 매장에서 있었다는 사실을 확인하는 일입니다. 뒤의 장면에서 필요한 것은 정해진 기간 동안 자료를 갖춰 두고 필요할 때 내놓는 일입니다.

그래서 한쪽 장면의 답을 다른 쪽으로 가져가면 어긋납니다. 매장에서 아무 문제 없이 처리되었다고 해서 세법의 자리에서도 같으리라 여기는 것이 대표적입니다.

이 글은 두 장면을 갈라 놓고 각각을 봅니다. 그리고 갈라 보아도 여전히 확실하지 않은 부분이 남는데, 그 부분을 확실한 것처럼 쓰지 않겠습니다.

매장에서 쓰는 자리에서는 자리를 잡았습니다

교환하고 환불하는 장면에서는 종이와 같은 구실을 합니다.

대형 유통점과 여러 매장에서 종이 대신 앱이나 문자로 영수증을 보내는 방식이 널리 쓰이고 있습니다. 계산할 때 종이를 받지 않겠다고 하면 기록이 계정에 쌓이는 구조입니다.

이 자리에서는 전자 기록이 종이와 같은 구실을 합니다. 물건을 바꾸러 가서 화면을 보여 주면 처리가 됩니다. 매장 쪽에서도 자기네 판매 기록과 맞춰 보면 되므로 종이를 요구할 이유가 없습니다.

오히려 나은 점이 있습니다. 잃어버릴 일이 없고 시간이 지나도 그대로 읽힙니다. 종이 영수증이 몇 달 만에 옅어져 알아보지 못하게 되는 것과 대비됩니다.

다만 이 편리함이 다음 장면으로 그대로 이어지지는 않습니다. 매장의 처리 기준과 세법의 기준은 애초에 서로를 보고 만들어진 것이 아니기 때문입니다.

세법 증빙의 자리에서는 단정하기 어렵습니다

두 장면이 갈린다는 지적이 나와 있는 단계까지가 확인된 것입니다.

세법 쪽의 구조는 자료를 갖춰 두고 필요할 때 내놓는 것을 중심으로 짜여 있습니다. 장부와 증거서류를 정해진 기간 동안 보존하도록 되어 있고 그 기간은 5년입니다. 국외와 관련된 거래는 더 길게 두도록 되어 있습니다.

여기서 전자적인 자료를 어떻게 볼지에 대한 길도 마련되어 있습니다. 전자화문서로 바꾸어 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 장부와 증거서류를 갖춘 것으로 본다는 내용입니다. 다만 계약서처럼 위조하거나 변조하기 쉬운 것으로서 따로 정해진 것은 여기서 빠집니다.

그럼에도 전자영수증이 종이 영수증을 그대로 대신한다고 말하기는 어렵습니다. 세법이 종이 원본을 전제로 짜여 있어서 소비자 쪽에서 자리를 잡은 전자영수증이 같은 대접을 받지 못하는 결과가 생길 수 있다는 지적이 나와 있는 단계입니다.

그래서 이 글은 어느 쪽으로도 단정하지 않겠습니다. 확인된 것은 두 장면이 갈린다는 것까지이고, 관련한 제도가 어떻게 정리되어 가는지는 확인하지 못했습니다.

첫 칸의 기간이 실무에서 뜻하는 바는 분명합니다. 5년 동안 그 자료가 읽히는 상태로 남아 있어야 한다는 것입니다.

그러니 어느 쪽이 대신하느냐를 따지기 전에, 무엇을 어떻게 5년 동안 읽히게 둘 것인지부터 정하는 편이 실제로 도움이 됩니다.

스캔해 두는 방식을 택했다면

스캔본을 만들었다고 원본을 곧바로 버릴 수 있는 것은 아닙니다.

종이로 받아 온 영수증을 스캔해 파일로 모아 두는 곳이 많습니다. 서류함이 줄고 찾기가 쉬워지므로 실무에서는 자연스러운 선택입니다.

여기서 가장 자주 묻는 것이 원본을 버려도 되느냐입니다. 이에 대해 증빙서류를 스캔해 보존하는 경우 원본 증빙서류와 함께 보존해야 한다는 취지로 답한 사례가 소개되어 있습니다. 스캔이 원본을 대신하는 것이 아니라 곁들이는 것이라는 이야기입니다.

앞에서 본 공인전자문서센터를 거치는 길과는 다릅니다. 그 길은 정해진 요건을 갖추어 보관하는 방식이고, 사무실에서 스캔해 폴더에 넣어 두는 것과는 층이 다릅니다. 두 가지를 같은 것으로 여기면 원본을 버린 뒤에 곤란해집니다.

아래 표는 방식별로 원본을 어떻게 다루어야 하는지를 정리한 것입니다. 어느 방식을 쓰고 있는지부터 확인하십시오.

둘째 줄과 넷째 줄이 실무에서 가장 흔한 자리인데 확인 정도가 가장 약합니다. 약한 자리에서는 보수적으로 가는 편이 손해가 적습니다.

셋째 줄로 가려면 요건을 갖추어야 합니다. 저장한 자료를 확인하고 복제할 수 있어야 하고, 거래 내용을 포괄해 검색할 수 있는 형태여야 하는 등의 조건이 따로 정해져 있습니다.

종이 쪽에서 먼저 무너지는 자리

글자가 사라지는 종이는 보관했다는 사실만 남습니다.

전자냐 종이냐를 따지기 전에 종이 쪽에서 이미 문제가 되는 것이 있습니다. 계산대에서 뽑혀 나오는 감열지입니다. 열로 글자를 만드는 방식이어서 시간이 지나면 옅어지고 결국 아무것도 읽히지 않게 됩니다.

색이 바랜 영수증이 세무상 자료로 인정되기 어려울 수 있다는 지적이 보도된 바 있습니다. 서류함에 넣어 두었으니 보관은 한 셈인데, 정작 꺼내 보면 흰 종이 한 장인 상황이 생깁니다.

얼마 만에 그렇게 되는지는 종이와 보관 환경에 따라 달라서 기간을 못 박아 두지 않겠습니다. 다만 햇빛과 열에 약하다는 점은 분명하므로 창가나 난방기 근처에 두지 않는 것만으로도 차이가 납니다.

그래서 감열지로 받아 온 것은 받은 김에 스캔해 두는 편이 낫습니다. 원본을 함께 두더라도 읽히는 사본이 하나 있는 것과 없는 것은 뒤에 큰 차이를 만듭니다.

지금 정할 수 있는 것부터 정합니다

제도가 어떻게 정리될지는 몰라도 오늘 할 수 있는 일은 정해져 있습니다.

확실하지 않은 부분이 남아 있다고 해서 아무것도 정하지 못하는 것은 아닙니다. 어느 쪽으로 정리되더라도 손해가 되지 않는 선택이 있습니다.

첫째는 받을 수 있으면 받아 두는 것입니다. 종이와 전자 기록 가운데 하나를 골라야 하는 상황이 아니라면 둘 다 남겨 두는 것이 가장 안전합니다. 둘째는 읽히는 상태를 유지하는 것입니다. 형태가 무엇이든 5년 뒤에 읽히지 않으면 보관한 것이 아닙니다.

셋째는 규칙을 글로 정해 두는 것입니다. 어느 종류의 지출을 어떤 형태로 남기는지가 사람마다 다르면 나중에 무엇이 어디에 있는지 알 수 없게 됩니다.

둘째 줄과 셋째 줄이 함께 가야 한다는 점을 놓치기 쉽습니다. 사본을 만드는 것과 원본을 버리는 것은 별개의 결정입니다.

다섯째 줄은 사람이 바뀔 때 값을 합니다. 담당자가 바뀌고 나서 지난 자료를 찾을 수 없게 되는 일이 이 한 줄로 대부분 막힙니다.

자주 묻는 질문