매입매출이 안 맞을 때 찾는 순서

매입매출 마스터·8분·2028.11.29

아무 데나 뒤지면 오래 걸립니다

원인이 네 갈래뿐이라는 것을 알면 순서가 생깁니다.

숫자 두 개가 다르다는 것을 알았을 때 가장 흔한 반응은 처음부터 하나씩 맞춰 보는 것입니다. 줄이 몇십 개라면 그렇게 해도 되지만 몇백 개가 되면 하루가 갑니다. 게다가 그렇게 찾은 뒤에도 다음 기간에 또 같은 일을 하게 됩니다.

어긋남에는 유형이 있습니다. 실제로 겪어 보면 원인은 몇 가지로 좁혀지고, 그 가운데 앞쪽 두 갈래가 대부분을 차지합니다. 그러니 확률이 높은 쪽부터 짚어 나가는 편이 훨씬 빠릅니다.

또 하나 도움이 되는 것은 차이의 크기를 먼저 보는 것입니다. 차이가 딱 떨어지는 큰 금액이면 통째로 빠진 건이 있다는 뜻이고, 몇 원 단위의 자잘한 차이면 금액을 가르는 방식에서 온 것입니다. 크기만 봐도 어느 갈래인지 짐작이 갑니다.

이 편은 그 네 갈래를 걸릴 확률이 높은 순서대로 늘어놓은 것입니다.

첫째 — 같은 건을 서로 다른 날에 적었는가

결제한 날과 서류에 적힌 날이 다를 수 있습니다.

가장 자주 걸리는 자리입니다. 서류에 적힌 날과 실제로 돈이 오간 날이 며칠 차이 나는 일은 흔하고, 그 차이가 기간의 경계에 걸치면 한쪽 기간에서는 있고 다른 쪽에서는 없는 건이 됩니다.

월말에 특히 잦습니다. 서류는 그달 말일자로 나갔는데 대금은 다음 달 초에 들어온 경우, 결제일을 기준으로 적어 두었다면 그 건은 다음 달로 넘어가 있습니다. 자료 쪽은 서류의 날짜로 잡고 있으므로 두 기록이 어긋납니다.

그래서 확인은 기간의 양 끝을 보는 것으로 시작합니다. 시작하는 며칠과 끝나는 며칠에 있는 건들만 뽑아 견주어 보면 대개 여기서 걸립니다. 전체를 훑을 필요가 없습니다.

이 갈래가 반복된다면 원인은 기록 방식에 있습니다. 날짜 칸에 무엇을 적을지 정해 두지 않아 그때그때 달라진 것입니다. 서류에 적힌 날로 통일해 두면 다음부터 이 문제가 사라집니다.

둘째 — 자동으로 잡히지 않는 거래가 있는가

모아 주는 자료가 전부는 아닙니다.

요즘은 상당 부분이 자동으로 채워집니다. 그래서 그 자료를 그대로 믿고 넘어가기 쉬운데, 자동 수집에 잡히지 않는 거래가 남아 있습니다.

종이로 주고받은 건, 손으로 적어 처리한 건, 상대의 사정으로 전자 자료가 남지 않은 건이 여기에 해당합니다. 이런 건들은 내 기록에는 있는데 자료 쪽에는 없으므로, 자료만 보고 신고를 준비하면 통째로 빠집니다.

반대 방향도 있습니다. 자료에는 있는데 내 기록에 없는 경우인데, 대개 적는 것을 잊은 건입니다. 카드로 결제하고 전표를 챙기지 않은 건이 여기에 많습니다.

확인하는 방법은 양쪽에서 건수를 세어 보는 것입니다. 금액을 맞추기 전에 건수부터 견주면 어느 쪽에 몇 건이 더 있는지가 바로 나오고, 그 몇 건만 찾으면 됩니다.

아래 표가 네 갈래를 한자리에 늘어놓은 것입니다.

위 두 줄과 아래 두 줄의 차이 모양이 다릅니다. 큰 금액이면 통째로 빠진 건을 찾고, 자잘한 차이면 계산 방식을 봅니다.

그래서 처음에 차이의 크기를 확인하는 것이 시간을 가장 많이 아껴 줍니다.

셋째와 넷째 — 넣지 말았어야 할 것과 가르는 방식

한 건 단위의 차이와 몇 원 단위의 차이입니다.

셋째 갈래는 사업과 관련 없는 지출을 넣어 둔 경우입니다. 개인적으로 쓴 것이 사업용 결제 수단에 섞여 들어오면 자동으로 모이는 자료에 그대로 나타나고, 그것을 그대로 옮겨 적으면 계산에 들어갑니다.

이런 지출의 세액은 계산에서 빠집니다. 그러니 기록 단계에서 갈라 두어야 하고, 결제 수단을 사업용과 개인용으로 나눠 두면 이 일이 거의 없어집니다. 이미 섞인 것은 한 건씩 판단할 수밖에 없습니다.

넷째 갈래는 금액을 두 값으로 가르는 방식의 차이입니다. 세금이 포함된 값에서 되돌릴 때 원 단위 아래가 남는데, 어디서 끊었느냐에 따라 몇 원씩 달라집니다. 이 차이가 여러 건 쌓이면 합계에서 보입니다.

이 갈래는 찾기는 쉽지만 고치기는 번거롭습니다. 그래서 처음부터 기록할 때 서류에 적힌 두 값을 그대로 옮기는 습관이 가장 확실합니다. 스스로 계산해 넣으면 서류와 어긋날 여지가 생깁니다.

아래 다섯 걸음이 대조하는 순서입니다.

1. 차이의 크기를 본다큰 금액이 통째로 어긋났는지, 몇 원 단위인지를 먼저 봅니다. 여기서 어느 갈래인지 짐작이 갑니다.
2. 양쪽의 건수를 센다금액을 맞추기 전에 건수를 견주면 어느 쪽에 몇 건이 더 있는지 바로 나옵니다.
3. 기간의 양 끝을 확인한다시작하는 며칠과 끝나는 며칠의 건만 뽑아 견줍니다. 시점 차이는 대개 여기서 걸립니다.
4. 빠진 건을 채운다종이나 수기로 처리한 건, 적는 것을 잊은 건을 찾아 넣습니다.
5. 남은 자잘한 차이를 확인한다여기까지 왔는데도 몇 원이 남는다면 금액을 가르는 방식을 봅니다.

세 번째 걸음까지 오면 대부분 끝납니다. 네 번째와 다섯 번째까지 가는 경우는 많지 않습니다.

다음 기간에 되풀이하지 않으려면

찾는 방법보다 어긋나지 않게 하는 쪽이 값이 큽니다.

한 번 찾아 맞췄다고 끝이 아닙니다. 원인이 기록 방식에 있으면 다음 기간에 같은 일이 되풀이됩니다. 그래서 맞춘 뒤에 어느 갈래였는지를 적어 두는 편이 좋습니다.

시점 차이가 원인이었다면 날짜 칸에 무엇을 적을지 정해 두면 됩니다. 자동으로 안 잡히는 거래가 원인이었다면 그런 건이 생길 때 따로 표시해 두는 자리를 만듭니다.

무관한 지출이 원인이었다면 결제 수단을 나누는 것이 가장 확실합니다. 금액을 가르는 방식이 원인이었다면 서류의 값을 그대로 옮기도록 습관을 바꿉니다.

네 갈래 각각에 대응하는 예방책이 있는 셈입니다. 한 기간에 하나씩만 고쳐도 몇 기간 지나면 대조가 거의 필요 없어집니다.

그리고 조회할 때 기간을 정확히 맞추는 것도 잊지 않아야 합니다. 조회 기간이 하루라도 어긋나면 없는 차이가 있는 것처럼 보입니다.

여기까지가 어긋남을 찾는 순서입니다. 애초에 어긋나지 않게 적는 방법은 따로 정리해 두었습니다.

자주 묻는 질문