매입매출장 쓰는 법

매입매출 마스터·8분·2028.11.26

이름이 아니라 요건입니다

법이 정한 것은 서류의 이름이 아니라 갖춰야 할 상태입니다.

이 이름의 장부를 만들어야 한다고 알고 시작하는 경우가 많습니다. 국세청도 이 이름을 쓰고 있어서 그렇게 여기기 쉬운데, 법률 쪽에서 정하고 있는 것은 이름이 아니라 상태입니다.

조문이 요구하는 상태는 셋입니다. 납부하거나 돌려받을 세액과 관계되는 모든 거래사실이 적혀 있을 것, 그것이 사업장에 갖추어져 있을 것, 그리고 과세되는 공급과 면제되는 공급이 구분되어 있을 것입니다.

그래서 이 세 가지를 채우면 도구는 무엇이든 상관없습니다. 표 계산 파일 한 장도 되고, 회계 서비스의 화면도 됩니다. 반대로 이름이 그럴듯해도 셋 가운데 하나가 빠지면 요건을 못 채웁니다.

이 편은 그 셋을 채우는 칸을 어떻게 세우고 무엇을 적는지를 다룹니다. 조문을 그대로 옮기면 이렇습니다.

사업자는 자기의 납부세액 또는 환급세액과 관계되는 모든 거래사실을 대통령령으로 정하는 바에 따라 장부에 기록하여 사업장에 갖추어 두어야 한다. 과세되는 재화 또는 용역의 공급과 면세되는 재화 또는 용역의 공급을 각각 구분하여 기록하여야 한다.

부가가치세법 제71조 · 장부의 작성·보관 · 2026년 8월 확인

「각각 구분하여」라는 말이 이 조문의 열쇠입니다. 두 성격을 한 줄에 섞어 적은 기록은 아무리 꼼꼼해도 이 대목에서 걸립니다.

「모든 거래사실」이라는 말도 넓게 읽어야 합니다. 세금계산서를 주고받은 건만이 아니라 세액에 영향을 주는 건이 모두 포함됩니다.

칸을 세우는 순서

날짜와 상대, 성격, 금액, 증빙 순으로 놓습니다.

칸을 몇 개로 할지는 정해진 답이 없지만, 요건에서 거꾸로 따라가면 자연히 정해집니다. 무엇이 있어야 「거래사실이 적혀 있다」고 할 수 있는지를 물으면 됩니다.

먼저 언제 있었던 일인지가 필요합니다. 여기서 쓰는 날짜는 돈이 오간 날이 아니라 서류에 적힌 날입니다. 이 둘이 다를 수 있고, 다를 때 어느 쪽을 적었느냐가 나중에 대조에서 갈립니다.

다음이 상대와 성격입니다. 누구와의 거래인지, 파는 쪽인지 사는 쪽인지, 그리고 과세인지 면세인지가 있어야 합니다. 이 세 번째가 조문이 특별히 짚은 대목입니다.

그다음이 금액입니다. 세금을 뺀 값과 세금을 따로 두어야 합니다. 합친 값 하나만 적어 두면 나중에 갈라야 하고, 그때 갈라 낸 값이 서류의 값과 어긋나는 일이 생깁니다.

마지막이 증빙의 종류입니다. 어느 서류에서 온 줄인지가 적혀 있으면 나중에 대조할 때 찾아갈 자리가 정해집니다.

마지막 줄만 색이 다릅니다. 요건에 직접 걸리지는 않지만 실무에서 가장 자주 아쉬워지는 칸입니다.

여섯 칸이면 충분합니다. 칸을 더 늘리는 것보다 이 여섯을 빠짐없이 채우는 편이 낫습니다.

과세와 면세를 왜 갈라 적나

합계가 서로 다른 곳으로 가기 때문입니다.

과세 거래에서 오간 세액은 신고할 때 계산에 들어갑니다. 파는 쪽에서 받아 둔 것은 낼 세금 쪽으로, 사는 쪽에서 치른 것은 빼는 쪽으로 갑니다. 면세 거래에는 그 세액이 애초에 없습니다.

그래서 두 성격이 한 줄에 섞여 있으면 합계를 낼 때 갈라야 합니다. 갈라 내는 일은 줄이 몇십 개일 때는 할 만하지만 몇백 개가 되면 시간이 걸리고, 시간이 걸리는 일은 마감 직전에 하게 되며, 마감 직전에 하는 일에서 실수가 납니다.

적을 때 한 칸을 더 채우는 데 드는 시간은 몇 초입니다. 나중에 갈라 내는 데 드는 시간과 견주면 비교가 되지 않습니다. 조문이 이것을 요구하는 이유도 결국 자료가 그렇게 쓰이기 때문입니다.

겸업이라면 이 칸이 특히 중요합니다. 같은 거래처와 두 성격의 거래를 함께 하는 경우가 있고, 그때 거래처 이름만으로는 갈리지 않습니다.

무엇을 적고 무엇을 안 적나

세액에 영향을 주는 거래가 대상입니다.

「모든 거래사실」이라는 말 때문에 사업과 관련된 모든 돈의 움직임을 적어야 하는지 묻는 경우가 있습니다. 조문이 말하는 범위는 납부하거나 돌려받을 세액과 관계되는 거래입니다.

그래서 세금계산서나 계산서를 주고받은 건이 중심에 있고, 카드로 결제한 건과 현금영수증을 받은 건도 들어갑니다. 이것들은 모두 세액 계산에 닿아 있기 때문입니다.

반대로 사업과 직접 관련이 없는 지출은 넣더라도 계산에 쓰이지 않습니다. 넣어 두고 나중에 빼는 것보다 처음부터 갈라 두는 편이 낫습니다. 관련이 있는지 애매한 건은 표시를 해 두고 나중에 판단하면 됩니다.

돈이 들어오고 나간 순서를 따라가는 기록은 이 장부의 몫이 아닙니다. 그것은 다른 장부가 맡고, 여기서는 과세기간이라는 시간 단위로 묶이는 거래가 중심입니다.

아래 다섯 줄이 한 건을 적을 때의 흐름입니다.

1. 증빙을 손에 든다세금계산서든 카드 전표든 먼저 종이나 화면을 확인합니다. 기억으로 적으면 날짜와 금액이 흔들립니다.
2. 날짜를 증빙에서 옮긴다결제한 날이 아니라 증빙에 적힌 날을 씁니다. 두 날이 다르면 나중에 대조에서 갈립니다.
3. 매출인지 매입인지 정한다방향을 먼저 정해 두면 뒤의 칸이 자연스럽게 채워집니다.
4. 과세인지 면세인지 표시한다이 칸을 비워 두면 요건을 못 채웁니다. 애매하면 증빙에 세액이 적혀 있는지를 보면 됩니다.
5. 두 금액을 각각 적는다세금을 뺀 값과 세금을 따로 적습니다. 합친 값 하나만 적어 두면 나중에 갈라야 합니다.

네 번째 걸음의 요령이 편합니다. 증빙에 세액이 적혀 있으면 과세, 없으면 면세로 보면 대체로 맞습니다.

쌓아 두면 과세기간 끝에 쓸모가 생깁니다

한 줄씩 적어 둔 것이 그대로 합계가 됩니다.

매일 한 줄씩 적는 일은 그 자체로는 성과가 보이지 않습니다. 쓸모가 드러나는 것은 과세기간이 끝날 때입니다. 그때 이 표를 성격별로 묶어 더하면 신고에 넣을 값이 거의 그대로 나옵니다.

칸이 제대로 세워져 있으면 이 작업이 몇 분이면 끝납니다. 반대로 칸이 부족하면 이때 되짚어야 하고, 증빙을 다시 꺼내 확인하는 일이 생깁니다. 몇 달 전 건을 되짚는 것은 그날 적는 것보다 훨씬 오래 걸립니다.

그리고 이 표가 있어야 국세청이 갖고 있는 자료와 대조할 수 있습니다. 자동으로 모이는 자료가 늘었다고 해도 그것이 전부는 아니므로, 내 기록이 있어야 무엇이 빠졌는지 알 수 있습니다.

그러니 이 장부의 값어치는 적는 순간이 아니라 과세기간 끝에 드러납니다. 매일의 몇 초가 그때의 몇 시간을 아껴 줍니다.

여기까지가 한 줄을 적는 방법입니다. 그 줄들이 어떤 칸으로 늘어서는지는 양식 쪽에서 따로 다룹니다.

자주 묻는 질문