위임장을 PDF로 만들 때 주의점

위임장 마스터·8분·2026.04.08

위임장을 굳혀 보내는 이유

위임장은 보낸 다음 손댈 수 없어야 하는 문서이기 때문입니다.

위임장은 위임인이 무엇을 어디까지 맡겼는지가 적힌 종이입니다. 이 문서가 오가는 도중에 한 줄이 늘거나 숫자 하나가 바뀌면 대리권의 크기가 통째로 달라집니다. 그래서 다른 어떤 서류보다 보낸 뒤 고쳐질 여지를 줄여야 합니다.

편집 가능한 파일을 그대로 보내면 이 여지가 남습니다. 받은 사람이 위임 사항 칸에 한 줄을 더 적고 인쇄해도 겉으로는 티가 나지 않습니다. 고정 형식으로 내보내면 적어도 손쉽게 고칠 수는 없는 상태가 됩니다.

두 번째 이유는 앞선 글에서 본 배치 문제입니다. 만든 컴퓨터와 여는 컴퓨터의 글꼴이 다르면 배치가 밀리는데, 고정 형식은 글꼴을 파일 안에 함께 담아 이 밀림을 막습니다. 위임인은 한 장으로 만들었는데 대리인이 두 장으로 뽑는 사고가 사라집니다.

세 번째는 보관입니다. 위임이 끝나고 몇 해 뒤에 무엇을 맡겼는지 확인할 일이 생기는데, 그때 프로그램 판이 바뀌어 파일이 다르게 열리면 곤란합니다. 굳혀 둔 파일은 이런 변화에 덜 흔들립니다.

내보낸 파일과 스캔한 파일은 다릅니다

같은 확장자로 저장되지만 안에 든 것이 다릅니다.

문서 작성 프로그램에서 바로 내보낸 파일은 글자를 글자로 담고 있습니다. 반면 인쇄한 종이를 다시 찍어 만든 파일은 글자처럼 보이는 그림을 담고 있습니다. 겉으로는 구별이 어렵지만 다루는 성질이 갈립니다.

아래 표는 위임장을 주고받을 때 실제로 차이가 드러나는 항목만 모은 것입니다. 어느 쪽을 만들지는 서명과 날인을 언제 하느냐로 갈립니다.

셋째 줄이 순서를 정합니다. 위임인의 서명이나 도장이 들어가야 하는 문서라면 먼저 인쇄해 종이에 서명하고 그 종이를 찍어야 합니다. 서명 전에 내보낸 파일에는 아무리 잘 만들어도 서명이 없습니다.

넷째 줄은 종이를 찍는 쪽에서 자주 걸립니다. 기울어지거나 그림자가 진 상태로 찍으면 위임 사항의 한 줄이 읽히지 않고, 그 한 줄이 범위를 정하는 문장이면 문서 전체가 쓸모를 잃습니다.

모양이 굳는다고 원본이 되지는 않습니다

이 지점에서 가장 많이 넘어집니다.

전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 문서의 효력을 부인하지 못한다는 것이 전자문서법의 원칙이고, 열람할 수 있고 작성 당시 형태로 보존되어 있으면 서면으로 본다는 규정도 있습니다. 여기까지만 보면 굳혀 보낸 파일이 종이를 대신할 것 같습니다.

그러나 이 원칙은 다른 법률에 특별한 규정이 있으면 물러섭니다. 그리고 위임장이 쓰이는 절차에는 그런 규정이 실제로 있습니다. 부동산등기규칙 제60조는 방문신청에서 위임에 의한 대리인이 신청하는 경우 위임장에 인감을 날인하도록 정하고 있습니다. 인주가 닿은 종이가 있어야 하는 절차라는 뜻입니다.

그 밖의 절차에서도 제출처가 원본을 요구하는 것은 별개의 문제입니다. 법이 전자적 형태를 배척하지 않는다는 것과, 특정 창구가 화면에 띄운 파일을 받아 준다는 것은 전혀 다른 이야기입니다. 무엇을 받아 주는지는 기관마다 다르므로 해당 기관 안내에서 확인해야 합니다.

조문의 원문과 전자적 형태의 위임이 어디까지 인정되는지는 따로 정리한 글에 자세히 적어 두었습니다. 여기서는 파일을 굳히는 일이 원본 문제를 해결하지 않는다는 것까지만 붙잡으면 충분합니다.

굳히기 전에 확인할 것

굳고 나면 고치는 것이 처음부터 다시 만드는 것보다 번거롭습니다.

고정 형식으로 내보내면 편집이 잠기는 것이 장점이자 단점입니다. 오타 하나를 고치려 해도 원본 파일을 찾아 고친 뒤 다시 내보내야 하고, 원본을 지웠다면 처음부터 만들게 됩니다.

아래 순서는 내보내기 단추를 누르기 전에 훑는 것입니다. 넷째 단계까지 마치면 되돌아올 일이 거의 없습니다.

1. 원본 파일 남기기내보내기 전에 편집 가능한 원본을 따로 저장합니다. 이것이 없으면 고칠 방법이 사라집니다.
2. 이름과 주소 대조위임인과 대리인의 표기를 신분증과 한 글자씩 맞춥니다. 굳은 뒤에 발견하면 전부 다시 해야 합니다.
3. 위임 사항 읽어 보기무엇을 맡기는지 한 건씩 끊겨 있는지, 잘린 문장이 없는지 소리 내어 읽습니다.
4. 서명 순서 정하기서명과 날인이 필요하면 먼저 인쇄해 종이에 하고 그 종이를 찍습니다. 순서를 거꾸로 하면 서명 없는 파일이 남습니다.
5. 이름 붙여 저장절차 이름과 날짜를 붙여 저장합니다. 나중에 어느 위임의 파일인지 헤매지 않습니다.

넷째 단계의 순서가 이 글에서 가장 실수가 잦은 지점입니다. 파일을 먼저 굳혀 놓고 그 위에 서명 그림을 얹는 방식을 쓰는 경우가 있는데, 그 그림이 위임인의 의사로 붙은 것인지는 파일만 봐서 알 수 없습니다. 받는 쪽이 의심하면 설명할 방법이 마땅치 않습니다.

다섯째 단계는 사소해 보여도 위임 철회 때 힘을 발휘합니다. 무엇을 언제 맡겼는지 파일 이름만으로 찾을 수 있으면, 회수하거나 철회를 알릴 때 대상을 특정하기가 쉬워집니다.

종이와 도장을 요구하는 절차

굳힌 파일로 끝나지 않는 절차가 정해져 있습니다.

앞에서 본 부동산등기가 대표적입니다. 방문신청에서 대리인이 등기를 신청하려면 위임장에 인감을 날인하고 인감증명을 함께 냅니다. 위임장과 인감증명서를 왜 같이 내느냐는 질문의 답 가운데 하나가 이 규정입니다.

인감증명서 발급을 맡기는 위임장도 마찬가지로 종이의 영역입니다. 그 위임장은 정해진 별지 서식이고 위임자가 자필로 작성해야 하므로, 굳힌 파일을 보내는 방식과 처음부터 맞지 않습니다. 위임인이 직접 손으로 쓴 종이가 창구까지 가야 합니다.

진료기록 열람과 사본 발급의 위임장에도 별지 서식이 있고, 의료기관은 환자 본인의 자필 서명을 확인하는 방식으로 안내하고 있습니다. 도장이나 지문으로 갈음하기 어렵다는 것이 실무 안내입니다.

반대로 회사 안에서 업무를 맡기거나 개인 사이에 심부름을 부탁하는 경우처럼 지정 서식도 날인 요건도 없는 자리에서는 굳힌 파일을 주고받아도 됩니다. 결국 이 갈림은 절차가 정하며, 어느 쪽인지 모르겠으면 제출처에 한 번 묻는 것이 가장 빠릅니다.

자주 묻는 질문