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발주서 마스터·7분·2028.03.15

같은 이름의 양식인데 칸이 다릅니다

이 문서에는 정해진 서식이 없어 만드는 곳마다 구성이 갈립니다.

몇 군데서 발주서 양식을 받아 나란히 열어 보면 금방 드러납니다. 어떤 것은 품목과 금액만으로 단정하게 끝나고, 어떤 것은 결재란과 인수증까지 달려 두 장으로 나뉩니다. 세로로 긴 것과 가로로 넓은 것이 섞여 있습니다.

이렇게 갈리는 이유는 이 문서를 어느 하나의 모양으로 못 박아 둔 규칙이 없기 때문입니다. 그래서 각자 자기 업종에서 필요했던 칸을 얹어 왔습니다. 자재를 다루는 곳의 양식에는 규격과 재질 칸이 붙어 있고, 외주를 주는 곳의 양식에는 작업 범위 칸이 붙어 있습니다.

여기까지는 문제가 아닙니다. 문제는 어떤 거래에서는 적어야 할 항목이 따로 정해져 있는데, 양식이 그 항목을 다 덮어 주지 않는다는 데서 생깁니다. 칸이 없으니 적지 않게 되고, 적지 않았으니 요건이 빕니다.

그러니 고르는 순서를 뒤집는 편이 낫습니다. 마음에 드는 양식을 먼저 고르고 칸을 채우는 것이 아니라, 우리 거래에서 적어야 할 항목을 먼저 적어 놓고 그것을 덮는 양식을 고르는 것입니다.

항목이 정해져 있는 거래가 있습니다

모양은 자유지만 담을 내용은 자유가 아닌 경우가 있습니다.

위탁하는 쪽과 받는 쪽의 규모 관계가 일정한 조건에 들어맞으면 그 거래에는 서면에 관한 규정이 붙습니다. 그 규정은 문서의 모양을 정해 주지 않습니다. 어떤 칸이 어디에 있어야 한다거나 몇 장이어야 한다는 말은 없습니다. 대신 무엇을 적어야 하는지를 시행령이 나열합니다.

나열된 것을 실무의 말로 옮기면 이렇게 됩니다. 언제 맡겼는지, 무엇을 맡겼는지, 그것을 언제 어디로 넣는지, 어떻게 검사하는지, 대금은 얼마이며 어떤 방법으로 언제 주는지입니다. 여기에 다른 항목이 더 있을 수 있으므로 이것이 목록의 전부라고 세어 두지는 마십시오.

규정이 모양을 비워 둔 덕에 회사가 쓰던 양식을 그대로 써도 됩니다. 이름이 주문서든 구매요청서든 상관없습니다. 다만 그 안에 위 항목들이 들어갈 자리가 있어야 합니다. 자리가 없으면 이름이 발주서인 것만으로는 아무것도 해결되지 않습니다.

그래서 이 글의 나머지는 목록과 칸을 나란히 놓는 일에 씁니다.

목록과 칸을 나란히 놓아 봅니다

덮이는 칸과 비는 칸이 대체로 정해져 있습니다.

시중에서 널리 도는 양식들을 놓고 항목별로 덮이는지 보면 결과가 비슷하게 나옵니다. 물건과 돈에 관한 칸은 거의 모든 양식에 있고, 시간과 절차에 관한 칸은 빠져 있는 경우가 많습니다.

아래 표는 그 대조를 항목 순서대로 늘어놓은 것입니다. 오른쪽 칸은 어느 특정 양식의 이야기가 아니라 여러 양식을 겹쳐 보았을 때의 경향입니다. 지금 쓰는 양식을 옆에 띄워 놓고 한 줄씩 짚어 보십시오.

위의 두 줄은 걱정할 것이 없습니다. 이 문서가 원래 물건과 값을 적으려고 만들어진 것이라 그 칸은 어느 양식에나 있습니다.

아래 네 줄이 이 표의 요지입니다. 시간과 절차에 관한 칸이 순서대로 얇아지고, 마지막 두 줄에 이르면 대개 비어 있습니다.

가장 자주 비는 세 칸

검사와 장소와 지급기일이 순서대로 빠집니다.

첫째는 검사에 관한 칸입니다. 넣은 물건을 언제까지 어떤 방식으로 볼 것인지가 적혀 있지 않으면 받아들여진 시점이 정해지지 않습니다. 이 칸이 있는 양식은 드물어서, 대개는 비고란에 한 줄을 손으로 적어 넣게 됩니다.

둘째는 납품 장소입니다. 회사 이름만 적고 넘어가는 양식이 많은데, 본사와 실제 사용처가 다른 회사라면 그 차이가 며칠로 나타납니다. 주소를 적을 자리가 없으면 품명 칸 아래에 줄을 하나 만들어야 합니다.

셋째는 대금을 언제 주는지입니다. 결제조건이라는 칸은 있어도 그 안에 월말 마감이나 협의 후 지급 같은 말만 들어가는 경우가 흔합니다. 어느 날짜에 나가는지가 특정되지 않으면 적어 둔 의미가 옅어집니다.

세 칸을 어떻게 채우는지는 납기와 수량을 다룬 글에 자세히 정리했습니다. 여기서는 그 칸이 양식에 있는지부터 확인하는 데서 멈춥니다.

반대로 양식에는 있지만 요건과 무관한 칸

없어도 요건이 비지 않는 칸은 관리 편의를 위한 것입니다.

발주번호가 대표적입니다. 문서를 찾고 회차를 잇는 데 편해서 거의 모든 양식에 붙어 있지만, 이 번호가 있어야 문서가 힘을 갖는 것은 아닙니다. 번호가 지닌 뜻은 회사가 정한 규칙 안에서만 통합니다.

결재란도 마찬가지입니다. 내부 승인을 어디까지 받았는지를 보여 주는 자리여서 조직에는 중요하지만, 상대와의 관계에서는 다른 이야기입니다. 내부 결재가 끝나지 않았다는 이유로 이미 건넨 조건을 없던 일로 만들 수는 없습니다.

인수증을 붙여 둔 양식도 흔합니다. 물건을 받은 쪽이 서명해 돌려주는 부분인데, 그 자체는 받았다는 사실을 남기는 것이지 검사 조건을 대신하지 않습니다. 절취선 아래 칸이 있다고 해서 검사에 관한 칸이 채워진 것으로 보지 마십시오.

이 칸들을 없애라는 말이 아닙니다. 다만 칸이 많은 양식을 골랐다는 사실과 요건이 덮였다는 사실은 서로 다른 이야기라는 점을 구분해 두어야 합니다.

우리 회사 양식으로 굳히는 순서

한 번 손봐 두면 매번 비고란에 손으로 적을 일이 없어집니다.

내려받은 양식을 그대로 두고 건마다 부족한 것을 적어 넣는 방식은 오래가지 못합니다. 담당자가 바뀌면 그 한 줄이 사라지고, 사라진 줄은 문제가 생기기 전까지 아무도 모릅니다. 처음 한 번에 양식 자체를 고쳐 두는 편이 낫습니다.

1. 항목을 먼저 적는다우리 거래에 적어야 하는 항목을 목록으로 만들어 종이에 씁니다.
2. 칸과 맞춰 본다고른 양식의 칸을 목록 옆에 붙여 덮이는 것과 비는 것을 표시합니다.
3. 비는 칸을 만든다비고란에 밀어 넣지 말고 제 자리에 줄을 추가합니다.
4. 기본값을 미리 넣는다검사 기간처럼 늘 같은 값은 양식에 미리 적어 둡니다.
5. 판을 고정한다고친 파일에 판 번호와 날짜를 적어 두고 그것만 쓰게 합니다.

마지막 단계를 건너뛰면 앞의 넷이 무너집니다. 고친 파일과 예전 파일이 폴더에 함께 남아 있으면 누군가는 반드시 예전 것을 엽니다. 판 번호를 문서 아래쪽에 작게 넣어 두면 어느 판으로 만든 문서인지 나중에도 확인됩니다.

보존도 함께 생각해 두십시오. 관련 서류는 거래가 끝난 날부터 3년 동안 가지고 있어야 하므로, 건별로 폴더를 나누고 그 안에 처음 건넨 것과 나중에 바꿔 건넨 것을 함께 두면 뒤에 찾는 시간이 줄어듭니다.

종이 대신 시스템으로 주고받기로 했다면 확인할 것이 하나 더 늘어납니다. 그 이야기는 전자화를 다룬 글에서 이어집니다.

자주 묻는 질문