공문 제목과 본문 쓰는 법

공문 마스터·8분·2026.06.16

제목에 규칙이 있다는 말부터 걷어내야 합니다

제목의 형식을 정해 둔 규정을 이 글은 찾지 못했습니다.

공문을 쓸 때 가장 먼저 막히는 자리가 제목입니다. 어딘가에 정해진 틀이 있을 것 같은데 그 틀을 아무도 알려 주지 않는 기분이 들기 때문입니다. 그런데 찾지 못한 이유가 실은 단순합니다. 제목을 이렇게 달라고 정해 둔 규칙을 확인하지 못했습니다.

요청, 안내, 통보, 의뢰처럼 명사로 끝나는 제목이 유난히 많은 것은 사실입니다. 다만 그것은 그렇게 쓰라고 정해져 있어서가 아니라 받는 사람이 목적을 한 줄로 알아보게 하려고 굳어진 방식입니다. 이 구분을 세워 두지 않으면 없는 규칙을 지키느라 애먼 시간을 씁니다.

그러면 무엇을 기준으로 삼아야 하는가. 제목이 하는 일에서 거꾸로 짚는 편이 빠릅니다. 제목은 문서의 이름표이고, 이름표에 필요한 정보는 두 조각입니다. 무엇에 관한 문서인가와 그래서 무엇을 하자는 것인가입니다.

두 조각이 다 들어가면 제목은 저절로 명사형으로 닫힙니다. 앞의 조각이 대상을 가리키고 뒤의 조각이 행위를 가리키니, 뒤쪽에 요청이나 안내 같은 낱말이 놓이는 것이 자연스럽기 때문입니다. 관행을 외우지 않아도 같은 결과가 나옵니다.

본문은 용건이 먼저 끝나야 읽힙니다

배경 설명을 앞에 깔면 무슨 문서인지가 뒤로 밀립니다.

제목을 잘 달아 놓고 본문에서 무너지는 경우가 많습니다. 인사말과 회사 소개와 사업 배경이 차례로 나오고, 정작 무엇을 해 달라는 이야기는 셋째 문단쯤에 나옵니다. 예의를 갖춘 순서처럼 보이지만 읽는 쪽에서는 그 반대로 느껴집니다.

받는 사람이 본문에서 확인하려는 것은 두 가지입니다. 이 문서가 나에게 무엇을 요구하는가, 그리고 언제까지인가입니다. 이 둘이 첫 문단 안에서 정리되면 그 뒤의 문장은 근거와 세부로 읽히고, 정리되지 않으면 그 뒤가 전부 배경 설명으로만 읽힙니다.

실무 안내에서 육하원칙에 맞춰 쓰라고 권하는 것도 같은 이야기입니다. 다만 이것은 권고이지 규정이 아니므로 여섯 가지를 다 채우려 애쓸 일은 아닙니다. 빠지면 상대가 되물을 수밖에 없는 조각이 무엇인지만 챙기면 됩니다.

문단을 나누는 기준도 여기서 나옵니다. 용건, 근거, 세부, 회신 방법 순으로 끊으면 읽는 사람이 필요한 대목만 골라 볼 수 있습니다. 한 문단에 여러 이야기를 눌러 담으면 그 문단은 통째로 건너뛰어집니다.

행정기관 문서는 세 덩어리로 나뉘어 있습니다

두문과 본문과 결문이라는 구성이 우리가 아는 공문 모양을 만들었습니다.

회사에서 쓰는 공문 양식이 왜 하나같이 비슷한 모양인지 궁금했다면 답은 여기에 있습니다. 행정기관의 기안문과 시행문은 시행규칙의 별지 서식에 따라 작성하며 두문과 본문과 결문으로 이루어집니다. 회사 양식은 그 꼴을 옮겨 온 것입니다.

다시 못박아 두겠습니다. 이 구성을 정한 것은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」이라는 대통령령이고, 적용 대상은 중앙행정기관과 그 소속기관, 지방자치단체의 기관, 군의 기관입니다. 회사가 이 구성을 따르지 않았다고 해서 규정을 어기는 일이 생기지는 않습니다.

그래도 알아 두면 쓸모가 있습니다. 어느 칸이 왜 거기 있는지를 알면 회사 양식에서 무엇을 지우고 무엇을 남길지 판단할 수 있기 때문입니다. 아래 표의 오른쪽 칸이 그 판단입니다.

넷째 줄을 옮길 때 조심하십시오. 결문에 무엇이 들어가는지는 자료마다 조금씩 다르게 적혀 있어 이 글에서는 항목을 세지 않았습니다. 회사 양식을 만들 때는 실제로 채울 수 있는 칸만 남기는 편이 낫습니다.

다섯째 줄은 이름의 문제입니다. 회사 공문 왼쪽 위에 붙는 번호를 조문에 나오는 용어인 것처럼 부르는 경우가 있는데, 그 번호의 체계와 이름은 회사가 정하는 것입니다.

숫자와 날짜는 이미 정리된 방식이 있습니다

행정기관 문서의 표기 방식이고, 회사가 따라 쓰면 읽는 쪽이 편합니다.

문서를 다 써 놓고 마지막에 헷갈리는 자리가 표기입니다. 날짜를 2026년 6월 16일로 쓸지 2026. 6. 16.으로 쓸지, 회의 시각을 오후 두 시로 쓸지 14:00으로 쓸지에서 사람마다 손이 달라집니다.

행정기관 문서의 방식에는 이 부분이 정리되어 있습니다. 문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되 필요하면 괄호 안에 한자나 다른 외국어를 함께 적을 수 있습니다. 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로 씁니다.

날짜와 시각의 표기는 조금 더 구체적입니다. 날짜는 숫자로 쓰되 연월일 글자를 생략하고 그 자리에 온점을 찍습니다. 시각은 24시각제로 쓰되 시와 분 글자를 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분합니다.

여기까지가 이 글이 확인한 범위입니다. 항목 기호를 몇 단계로 쓰는지, 몇 칸을 띄우는지, 금액을 어떻게 병기하는지에 관해서도 정리된 안내가 돌아다니지만 근거를 충분히 확인하지 못해 규칙으로 적지 않겠습니다.

다섯째 줄이 의외로 자주 걸립니다. 제목에서는 통행 안내문이라고 부르고 본문에서는 게시물이라고 부르면 받는 쪽에서 같은 것인지 확인하느라 한 통을 더 겁니다.

표기를 통일하는 일은 문서를 예쁘게 만드는 작업이 아니라 되묻는 횟수를 줄이는 작업입니다. 이 관점으로 보면 어디를 손댈지가 금방 보입니다.

붙임과 끝 표시가 문서의 마지막을 정합니다

문서가 여기서 끝났다는 사실을 글자로 남기는 장치입니다.

본문을 다 쓰고 나면 두 가지가 남습니다. 무엇이 딸려 가는지와 여기서 끝이라는 표시입니다. 행정기관 문서의 방식에서는 이 둘을 정해진 자리에 두게 되어 있고, 회사 공문도 대체로 같은 자리에 둡니다.

붙임은 본문이 끝난 줄 다음에 표시하고 딸려 가는 것의 이름과 수량을 적습니다. 딸린 것이 둘 이상이면 항목을 나눠 적습니다. 이 표시가 있으면 봉투를 열자마자 무엇이 빠졌는지가 드러나므로, 받는 쪽에서 확인 전화를 걸 일이 줄어듭니다.

끝 표시는 본문이나 붙임이 끝난 자리에 끝이라는 글자를 적어 두는 것입니다. 표로 끝나는 문서라면 마지막 칸 다음에 이하 빈칸이라고 적어 그 아래가 비어 있음을 밝힙니다. 뒤에 무엇이 더 있었는데 잘린 것은 아닌지 의심하지 않게 만드는 장치입니다.

몇 칸을 띄우는지 같은 세부는 이 글에서 숫자로 적지 않겠습니다. 자료마다 다르게 적혀 있었고, 그 숫자를 지키지 못해 문서가 잘못되는 일은 실제로 일어나지 않습니다.

1. 본문의 마지막 문장을 확인한다요청과 기한이 앞에서 정리되었다면 마지막 문장은 짧아도 됩니다. 오히려 마지막에 새 이야기를 꺼내면 앞의 정리가 흐려집니다.
2. 딸려 갈 것을 세어 이름과 수량을 적는다파일 이름 그대로 적지 말고 무엇인지 알아볼 수 있는 이름으로 적으십시오. 받는 쪽은 우리 회사의 파일 이름 규칙을 모릅니다.
3. 둘 이상이면 번호를 매겨 나눈다붙임이 세 개인데 한 줄로 이어 적으면 하나가 빠졌을 때 아무도 알아채지 못합니다.
4. 끝 표시로 문서를 닫는다표로 끝나는 문서라면 그 아래가 비어 있다는 표시까지 해 두면 깔끔합니다.
5. 보내기 직전에 붙임과 실제 첨부를 맞춰 본다붙임에 적힌 개수와 실제로 붙은 파일 수가 다른 사고가 가장 흔합니다. 이 확인 하나가 왕복 하루를 아낍니다.

다섯째 단계를 습관으로 만들어 두십시오. 문서 안에서 세 부라고 밝혀 놓고 두 부만 보내면, 받는 쪽에서는 우리가 빠뜨린 것인지 원래 그런 것인지 알 수 없어 확인 절차가 한 단계 늘어납니다.

도장과 발신명의는 옮겨 쓸 수 없는 자리입니다

관인은 행정기관의 것이고 회사의 직인과 같은 말이 아닙니다.

공문 이야기를 하다 보면 마지막에 꼭 도장 이야기가 나옵니다. 행정기관 문서의 방식에는 기관의 장이나 합의제기관의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에 관인을 찍도록 되어 있고, 전자이미지관인도 여기에 들어갑니다.

여기서 한 걸음 더 나가면 안 됩니다. 관인은 기관이 쓰는 것이고 회사가 쓰는 직인과 이름부터 다릅니다. 회사 공문에 직인을 찍어야 한다거나 찍어야 효력이 생긴다는 이야기는 이 글이 근거를 확인하지 못했으므로 규칙으로 적지 않겠습니다.

실무에서 직인을 찍는 이유는 다른 데 있습니다. 직인이 없으면 받지 않는 거래처나 기관이 있다는 이야기가 있고, 그것은 그쪽의 사정이지 법이 정한 요건이 아닙니다. 그러니 확인할 곳은 법령이 아니라 보낼 곳입니다.

발신명의도 마찬가지입니다. 누구 이름으로 나가는 문서인지가 문서 안에 적혀 있어야 한다는 점은 회사 공문에서도 그대로 쓸모가 있지만, 그 형식을 기관 쪽 규칙에서 가져올 필요는 없습니다. 회사가 정하고 회사가 지키면 됩니다.

세 물음이 같은 지점을 가리킵니다. 회사 공문에서 지켜야 할 것은 대부분 규칙이 아니라 약속입니다. 우리 회사가 어떻게 쓰기로 했는지를 한 번 정해 두면 문서마다 헤맬 일이 없습니다.

그 약속을 만들 때 기관 쪽 방식을 참고하는 것은 좋은 선택입니다. 오래 다듬어진 형태이고, 받는 쪽이 그 형태에 익숙하기 때문입니다. 참고하는 것과 지켜야 하는 것 사이의 선만 그어 두면 됩니다.

자주 묻는 질문