내용증명 용지·분량과 인쇄 기준

내용증명 마스터·9분·2026.11.09

A4를 두고 어느 쪽으로도 단정하지 않는 이유

법이 정한 규격이라고도, 아무 근거 없는 관행이라고도 말하기 어렵습니다.

용지 이야기를 시작하면 두 가지 설명이 부딪힙니다. 한쪽은 규격이 법으로 정해져 있다고 하고, 다른 쪽은 그냥 관행일 뿐이라고 합니다.

확인해 보면 어느 쪽도 그대로 옮기기 어렵습니다. 내용문서의 용지 크기를 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 정한 조항이 있는 것으로 검색되기는 하지만 자료가 한쪽에서만 나왔고, 그 조항이 근거로 든 상위 규정이 지금도 그 이름으로 살아 있는지도 확인되지 않았습니다.

그래서 이 글은 확인된 데까지만 적겠습니다. 접수 실무에서 쓰는 표준 용지가 A4라는 것까지입니다. 이 정도만 알아도 실제로 곤란해질 일은 없습니다. 어차피 사무실과 가정의 프린터가 기본으로 물고 있는 용지가 그것이기 때문입니다.

아래 표는 이 주제에서 자주 보이는 주장과, 이 글이 확인한 범위를 나란히 놓은 것입니다. 오른쪽 열을 기준으로 삼으십시오.

표의 위쪽 네 줄을 두고 실망하실 수도 있겠습니다. 숫자가 정해져 있으면 그것만 맞추면 되는데, 없다고 하니 무엇을 기준으로 삼아야 할지 막막해집니다.

그런데 이 문서에는 규격을 대신할 만한 기준이 이미 하나 있습니다. 창구에 내는 세 벌의 문면이 같아야 한다는 요건입니다. 다음 절부터 그 요건에서 인쇄 기준을 끌어내 보겠습니다.

복사를 견디지 못하는 요소가 곧 위험입니다

등본은 원본을 복사한 것이어야 하므로, 복사했을 때 흐려지는 것이 문제가 됩니다.

앞서 본 것처럼 창구에 내는 등본은 원본을 복사해 만듭니다. 그러면 인쇄 기준의 첫 번째 물음이 저절로 정해집니다. 이 문서를 복사기에 넣었을 때 세 벌이 똑같이 읽히는가입니다.

이 물음에 걸리는 요소가 생각보다 많습니다. 옅은 회색 글씨나 색으로만 구분한 강조는 흑백 복사에서 밋밋해집니다. 배경에 무늬가 깔린 서식은 글자와 무늬가 함께 뭉개집니다. 형광펜으로 칠한 자리는 복사하면 검게 덮여 오히려 그 줄이 안 읽힙니다.

가장 자주 문제가 되는 것은 손으로 덧붙인 부분입니다. 출력한 뒤 연필로 적어 넣거나 옅은 볼펜으로 서명한 자리는 복사본에서 사라지다시피 합니다. 원본에는 있는 문장이 등본에는 없는 상태가 되면, 세 벌의 문면이 같아야 한다는 요건이 곧바로 흔들립니다.

그래서 인쇄에서 지켜야 할 것은 규격이 아니라 대비입니다. 검은 글씨로, 충분한 크기로, 배경 없이 인쇄하면 이 절의 요구는 거의 다 채워집니다.

이 절의 결론은 단순합니다. 예쁘게 만드는 방향과 복사를 견디는 방향이 부딪히면 뒤쪽을 고르십시오. 이 문서는 보여 주는 문서가 아니라 남기는 문서입니다.

분량은 규정이 아니라 다른 것이 정합니다

몇 장을 넘기면 안 된다는 상한은 없고, 대신 늘어나는 것이 있습니다.

몇 장까지 써도 되느냐는 물음에는 답이 간단합니다. 장수의 상한을 정한 조항이 없습니다. 할 말이 많으면 길게 써도 접수 자체가 막히지는 않습니다.

다만 늘어나면 늘어나는 것이 있습니다. 장수가 많아지면 수수료가 함께 올라갑니다. 얼마씩 붙는지는 자료마다 기준이 갈려 여기에 금액을 적지 않겠습니다. 방향만 기억해 두십시오. 길게 쓸수록 값이 오릅니다.

값보다 중요한 것은 읽히는가입니다. 이 문서의 목적은 상대를 움직이는 것인데, 상대가 다섯 장짜리 문서를 처음부터 끝까지 읽어 준다는 보장이 없습니다. 요구가 마지막 장에 묻혀 있으면 읽지 않은 것과 결과가 같아집니다.

그래서 분량을 줄이는 방향은 내용을 빼는 것이 아니라 배치를 바꾸는 것입니다. 요구와 기한을 앞쪽에 두고, 근거가 되는 사실은 그 뒤에 시간순으로 붙이면 같은 내용이라도 훨씬 빨리 전달됩니다. 증빙 서류를 본문에 옮겨 적는 대신 따로 첨부하는 것도 같은 방법입니다.

가운데 칸에 금액을 적지 않은 이유를 한 번 더 밝혀 둡니다. 가산 기준이 자료마다 달라 어느 쪽도 확정하지 못했습니다. 접수 전에 요금을 정리한 글을 보시고, 정확한 금액은 창구나 인터넷우체국에서 확인하십시오.

몇 해 뒤에 다시 꺼내 볼 문서라는 점

보내는 날의 가독성만이 아니라 보관하는 동안의 보존성도 기준이 됩니다.

이 문서는 부치고 나면 끝나는 종류가 아닙니다. 돌려받은 등본은 서랍에 들어가고, 분쟁이 이어지면 몇 달 뒤나 몇 해 뒤에 다시 꺼내게 됩니다. 우체국에 남은 등본도 정해진 기간 안에서는 다시 확인할 길이 있습니다.

그렇게 다시 꺼낼 때를 생각하면 인쇄에 관한 요구가 하나 더 늘어납니다. 시간이 지나도 읽히는 상태여야 한다는 것입니다. 감열지처럼 열에 반응하는 종이는 몇 달만 지나도 글자가 옅어집니다. 잉크가 번지는 종이나 물에 약한 종이도 마찬가지입니다.

보관 방식도 함께 정해 두는 편이 좋습니다. 돌려받은 등본과 접수할 때 받은 증빙을 한 봉투에 넣어 두면, 나중에 무엇을 언제 보냈는지가 한 번에 확인됩니다. 따로 흩어져 있으면 있어도 못 찾는 일이 생깁니다.

덧붙여, 우체국에 남은 등본을 다시 확인하는 절차와 그 기간은 발송 이력을 다룬 글에 정리해 두었습니다. 그쪽 기간을 권리가 살아 있는 기간과 섞어 읽지 않도록 주의하십시오. 성격이 전혀 다른 숫자입니다.

넷째와 다섯째 줄은 인쇄가 아니라 구성에 관한 항목입니다. 그런데도 이 목록에 넣은 이유는, 분량 문제의 대부분이 인쇄 단계가 아니라 구성 단계에서 만들어지기 때문입니다.

정리하면 이렇습니다. 이 문서에는 맞춰야 할 규격표가 없고 대신 지켜야 할 조건이 셋 있습니다. 세 벌이 같게 나올 것, 상대가 읽을 수 있을 것, 몇 해 뒤에도 읽힐 것. 이 셋을 통과하면 용지와 글자 크기는 알아서 정해집니다.

파일로 만들 때와 손으로 쓸 때

형식을 정한 조항이 없으므로 갈림길은 접수 경로와 복사 가능성입니다.

어떤 파일 형식으로 만들어야 하는지 묻는 경우가 많습니다. 확장자를 지정한 조항은 없습니다. 창구로 가져가는 것은 결국 종이이므로, 무엇으로 작성했든 출력만 되면 됩니다.

정보통신망으로 접수하는 경우는 사정이 조금 다릅니다. 전자적 파일 형태로 제출한다는 대목이 규정에 있고 그 구체적인 형태는 따로 고시하도록 되어 있습니다. 실제로 어떤 형식을 받는지는 접수하려는 시점에 확인하는 편이 정확합니다. 파일 형식과 변환에 관한 이야기는 양식 쪽 글들이 따로 다룹니다.

손으로 쓴 문서에 관한 물음도 자주 나옵니다. 손글씨를 막는 조항은 확인되지 않습니다. 등본이 원본을 복사한 것이기만 하면 되므로, 필기 자체가 문제가 되지는 않습니다. 다만 이 글이 앞에서 말한 조건은 그대로 걸립니다. 흐리게 쓰면 복사본에서 사라지고, 알아보기 어려우면 상대가 읽지 못합니다.

그러니 손으로 쓸지 출력할지는 형식의 문제가 아니라 조건을 어느 쪽이 더 쉽게 만족하는지의 문제입니다. 대부분의 경우 출력이 유리하고, 고칠 일이 생겼을 때도 다시 만들기가 간단합니다.

여기까지가 용지와 분량, 인쇄에 관해 확인된 범위입니다. 접수 직전의 출력과 정리, 그리고 손으로 쓸 때의 세부는 각각 따로 정리한 글이 있으니 이어서 보십시오.

자주 묻는 질문