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회의록 마스터·8분·2027.04.16

회의록의 법정 서식은 확인되지 않습니다

어느 조문도 회의록을 이런 모양으로 만들라고 그려 두지 않았습니다.

먼저 못을 박아 두겠습니다. 상법과 민법, 공동주택관리법과 초·중등교육법 시행령을 훑어도 회의록을 담을 별지 서식은 나오지 않습니다. 조문이 정해 둔 것은 무엇을 적어야 하는가이지 그것을 어떤 모양의 종이에 앉히라는 것이 아닙니다.

파일 형식은 더더욱 그렇습니다. 한글 파일로 만들어야 한다거나 다른 형식으로 만들면 인정되지 않는다는 취지의 조항은 확인되지 않았습니다. 애초에 조문이 파일을 다루고 있지 않습니다.

그러니 양식이라는 낱말을 법이 지정한 서식으로 읽지 마십시오. 여기서 말하는 양식은 채워 넣기 쉽게 칸을 미리 나눠 둔 문서일 뿐이며, 그것을 쓰든 백지에 쓰든 문서의 값은 달라지지 않습니다.

그렇다면 물음이 하나 남습니다. 정해진 것이 없는데 왜 하필 한글 파일을 찾게 되는가입니다. 답은 법 쪽이 아니라 그 문서를 받는 쪽에 있습니다.

회의록은 받는 곳이 정해진 자리를 자주 만납니다

이 문서가 한글 파일과 자주 엮이는 것은 내는 자리의 사정 때문입니다.

회의록은 만들어 놓고 서랍에 두는 문서만은 아닙니다. 관리사무소에 넘겨 보관하게 하는 회의록이 있고, 학교 홈페이지에 올려 공개하는 회의록이 있으며, 기관에 사업 자료로 붙여 내는 회의록도 있습니다.

이런 자리에서는 받는 쪽이 파일을 미리 배포하는 경우가 많습니다. 배포되는 파일이 한글 형식이면 그것을 받아 고쳐 내는 것이 가장 빠릅니다. 요구하는 것은 법이 아니라 그 자리의 관행이고, 관행이라도 받는 쪽이 정한 것이면 따르는 편이 일이 줄어듭니다.

그래서 이 편이 다루는 자리는 내는 곳이 이미 정해져 있는 경우입니다. 주고받으며 여러 사람이 고쳐 나가는 자리는 사정이 달라, 그쪽은 워드 파일을 다룬 편에 따로 정리해 두었습니다.

아래 표는 회의록이 자주 나가는 자리를 늘어놓은 것입니다. 오른쪽 열이 이 표의 요점인데, 어느 줄에서도 파일 형식을 정한 것은 법이 아닙니다.

표를 훑으면 한 가지가 눈에 들어옵니다. 가운데 열에는 조문이 있는 줄이 여럿인데, 오른쪽 열에는 법이 하나도 없습니다. 기록을 만들라거나 공개하라는 것은 법이 정하고, 그것을 어떤 파일로 낼지는 받는 곳이 정하는 구조입니다.

그러니 내기 전에 확인할 것은 법령이 아니라 그 자리의 안내문입니다. 관리규약이나 공고문에 형식이 적혀 있으면 그것이 기준이고, 적혀 있지 않으면 어느 것으로 내도 됩니다.

법정 의사록이라면 적을 것이 따로 붙습니다

파일을 무엇으로 만들든, 그 회의체에 정해진 항목은 그대로 남습니다.

여기까지는 형식 이야기였습니다. 그런데 만드는 것이 부서 회의의 기록이 아니라 상법이나 민법이 이름을 붙여 둔 의사록이라면 사정이 하나 더 붙습니다. 그 자리에는 적어야 할 항목이 조문으로 정해져 있기 때문입니다.

무엇을 적어야 하는지는 회의체마다 다릅니다. 주주총회와 이사회와 사단법인 총회가 각각 다르고, 국·공립학교 운영위원회는 또 다른 항목이 나열되어 있습니다. 어느 회의체에 무엇이 붙는지는 필수 기재사항을 다룬 편에 표로 모아 두었습니다.

이 항목들은 파일 형식과 아무 관계가 없습니다. 한글 파일로 만들었다고 채워지지 않고, 다른 형식으로 만들었다고 빠지지도 않습니다. 그러니 양식을 고르는 일과 내용을 채우는 일을 갈라 두시면 됩니다.

덧붙여 문서의 마무리도 회의체마다 다릅니다. 기명날인 또는 서명을 해야 하는 사람이 조문마다 정해져 있고 어느 조문도 참석자 전원을 요구하지 않습니다. 그 갈래는 참석자 서명을 빠뜨렸을 때를 다룬 편에 정리해 두었습니다.

내는 곳이 정해져 있을 때 확인하는 순서

형식보다 먼저 볼 것은 그 자리가 무엇을 안내해 두었는가입니다.

내는 곳이 정해진 회의록은 만들기 전에 확인할 것이 몇 가지 있습니다. 다 만들어 놓고 형식이 맞지 않아 다시 옮기는 일이 흔한데, 대개는 처음에 한 번 확인하지 않아서 생깁니다.

순서는 간단합니다. 그 자리가 파일을 배포하고 있는지 먼저 보고, 없으면 안내문에 형식이 적혀 있는지 보고, 그것도 없으면 아무것으로나 만들되 상대가 열 수 있는 것으로 고르면 됩니다.

아래 목록은 그 확인을 한 번에 하려고 만든 것입니다. 앞의 세 항목이 형식에 관한 것이고 뒤의 세 항목은 내용에 관한 것인데, 반려되는 자리는 대개 뒤쪽입니다.

첫 항목이 있으면 나머지 형식 확인은 대개 필요 없어집니다. 받는 곳이 이미 파일을 만들어 두었다면 그것이 그 자리의 답이기 때문입니다.

배포된 파일이 없고 안내도 없다면 형식은 자유입니다. 그때는 상대가 열 수 있는지만 보시면 되고, 그 판단이 애매하면 열리는 쪽이 넓은 형식으로 내면 됩니다.

회의록이라서 양식에 요구되는 것

이 문서는 회의가 끝난 직후에, 여러 사람이 확인하는 것을 전제로 만들어집니다.

회의록에 쓰는 양식은 다른 문서의 양식과 요구되는 것이 조금 다릅니다. 첫째로 만드는 시각이 정해져 있습니다. 회의가 끝난 직후에 기억이 남아 있는 동안 채워야 하므로, 열자마자 어디에 무엇을 넣을지 보이는 구조여야 손이 멈추지 않습니다.

둘째로 안건의 수가 회의마다 다릅니다. 지난달에는 둘이었고 이번 달에는 다섯인 일이 예사입니다. 그래서 안건 칸이 고정된 수로 박혀 있으면 매번 늘리고 지우게 되는데, 그 작업이 번거로우면 안건을 뭉쳐 적게 됩니다.

셋째로 그 문서를 여러 사람이 읽습니다. 회의에 있던 사람은 어차피 알고 있으니 문제가 없고, 그 자리에 없던 사람이 읽었을 때 안건과 결과가 눈에 들어오는지가 양식의 값을 가릅니다.

이 세 가지를 놓고 보면 좋은 양식의 기준이 정해집니다. 칸이 많은 것이 아니라 채울 자리와 비울 자리가 분명한 것, 안건 단위가 늘고 줄기 쉬운 것, 결과가 본문에 묻히지 않고 따로 서는 것입니다.

안건을 어떤 차례로 세우는지는 안건별로 정리하는 순서를 다룬 편에 따로 정리해 두었습니다. 이 편이 다룬 것은 그 내용을 담을 파일을 어디에서 받아 어떻게 고를 것인가입니다.

끝으로 한 가지만 덧붙이겠습니다. 인터넷에 돌아다니는 회의록 파일은 칸의 구성이 제각각인데, 그것은 잘못된 것이 아니라 정해진 것이 없기 때문에 생긴 결과입니다.

그러니 어느 것이 맞는 서식인지를 찾느라 시간을 쓰기보다, 그 회의체에 붙는 항목이 들어갈 자리가 있는지를 보고 고르시는 편이 빠릅니다.

자주 묻는 질문