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임대차계약서 마스터·8분·2026.05.01

임대차계약서를 워드로 받아야 하는 자리

상대가 국내 사무 환경 밖에 있으면 선택지가 좁혀집니다.

계약 상대가 누구인지에 따라 파일 형식의 답이 바뀝니다. 임차인이 외국인이거나 임대인이 외국계 법인이면 국내에서만 쓰이는 형식은 열리지 않을 가능성이 큽니다. 이때 파일을 다시 보내느라 며칠을 쓰면 잔금 일정까지 흔들립니다.

회사가 사택을 얻는 경우도 같습니다. 계약서 사본이 본사 결재나 비용 정산 자료로 올라가는데, 그 결재 흐름이 사무용 문서 형식 하나로 통일되어 있는 곳이 많습니다. 처음부터 그 형식으로 만들어 두면 변환 단계가 통째로 사라집니다.

국내에서도 상대가 한글 문서 편집기를 쓰지 않는 경우가 있습니다. 개인 임대인이 노트북 한 대로 계약서를 준비하는 상황이라면 열리지 않는 파일을 보내는 것보다 널리 열리는 형식으로 맞춰 주는 편이 빠릅니다.

다만 널리 열린다는 말과 똑같이 보인다는 말은 다릅니다. 워드 문서에서 사고가 나는 지점은 열리지 않아서가 아니라 열리기는 하는데 배치가 달라져서입니다.

DOC와 DOCX를 가르는 기준

열리는 범위를 넓힐지, 파일이 깨질 위험을 줄일지의 선택입니다.

확장자 세 글자와 네 글자는 이름만 다른 것이 아닙니다. 앞쪽은 오래전부터 쓰인 저장 방식이고 뒤쪽은 2000년대 후반에 표준으로 자리 잡은 개방형 방식입니다. 문서를 담는 구조가 달라 다루는 성질도 갈립니다.

아래 표는 계약서를 주고받는 상황에 맞춰 두 형식을 갈라 둔 것입니다. 무엇이 더 낫다기보다 상대의 사정에 따라 답이 바뀝니다.

계약서는 몇 해 뒤에 다시 꺼내 보는 문서라 셋째 줄이 남 일이 아닙니다. 보증금 반환을 다투게 되는 시점은 대개 계약을 맺고 한참 지난 뒤인데, 그때 파일이 열리지 않으면 인쇄해 둔 종이밖에 남지 않습니다.

확장자를 못 박은 제출처가 있다면 고민할 것이 없습니다. 지정이 없으면 뒤쪽 형식으로 저장해 보내고, 열리지 않는다는 회신이 오면 그때 앞쪽 형식으로 한 번 더 보내는 순서가 가장 덜 번거롭습니다.

글꼴 하나가 서명란을 다음 쪽으로 밀어내는 원리

워드 문서는 글꼴을 파일에 담지 않고 이름만 기억합니다.

워드 파일에 저장되는 것은 글자와 서식 정보이고 글꼴 자체는 대개 들어가지 않습니다. 문서는 어떤 글꼴로 그리라는 이름만 적어 두고, 여는 컴퓨터에 그 글꼴이 있으면 그대로 없으면 비슷한 것으로 바꿔 그립니다.

바꿔 그리는 순간 글자 폭이 달라집니다. 한 줄에 들어가던 조항이 두 줄이 되고, 그 아래 있던 특약란과 서명·날인란이 통째로 밀립니다. 두 쪽으로 끝나던 계약서가 세 쪽이 되고 서명란만 마지막 쪽에 홀로 남는 일이 이렇게 벌어집니다.

임대차계약서에서 이 밀림이 특히 곤란한 이유가 있습니다. 조항 번호와 특약 번호가 흐트러지면 나중에 어느 조항을 두고 합의했는지 가리기 어려워지고, 서명이 본문과 떨어진 쪽에 찍히면 뒤에 붙인 종이처럼 보입니다.

그래서 회사 전용 글꼴이나 개인이 따로 설치한 글꼴은 계약서에 쓰지 않는 편이 낫습니다. 어느 컴퓨터에나 있을 만한 글꼴로 통일하면 대체가 일어나지 않아 쪽 넘김이 흔들리지 않습니다.

나눠 갖는 두 부가 달라지지 않게 하는 법

임대인과 임차인의 계약서는 글자뿐 아니라 모양까지 같아야 합니다.

계약서를 파일로 주고받은 뒤 각자 인쇄해 서명하는 방식이 늘었습니다. 편하기는 하지만 여기서 두 부의 모양이 갈라집니다. 한쪽은 두 쪽으로, 다른 쪽은 세 쪽으로 뽑힌 계약서에 나란히 서명을 하면 나중에 어느 것이 원래 문서인지 설명하기 번거로워집니다.

가장 확실한 방법은 한 사람이 인쇄해 두 부를 만들고 그 자리에서 함께 서명하는 것입니다. 파일을 나눠 각자 뽑아야 한다면 인쇄 모양이 굳는 형식으로 바꿔 보내고, 그 방법은 고정 형식으로 내보내는 글에서 이어집니다.

아래 목록은 워드 파일을 보내기 직전에 확인할 것입니다. 첫 줄과 둘째 줄만 지켜도 대부분의 밀림이 사라집니다.

마지막 줄은 번거로워 보이지만 한 줄 회신으로 끝납니다. 상대 화면에서 몇 쪽으로 열리는지 물어보는 것만으로 글꼴 대체 여부를 알 수 있고, 계약 자리에서 다시 뽑는 일이 사라집니다.

워드 파일 그대로 창구에 내도 되는가

계약의 효력과 창구가 받아 주는 형태는 서로 다른 문제입니다.

파일 형식 때문에 임대차계약의 효력이 달라지지는 않습니다. 계약은 당사자의 합의로 성립하고, 보호는 인도와 주민등록, 확정일자 같은 절차에서 나옵니다. 확장자가 세 글자냐 네 글자냐는 그 어디에도 끼어들지 않습니다.

문제는 창구입니다. 확정일자를 받거나 임대차 신고를 할 때 무엇을 어떤 형태로 내야 하는지는 그 창구의 접수 방식이 정합니다. 편집할 수 있는 파일을 그대로 받는 곳도 있고 종이나 고정 형식만 받는 곳도 있어서, 가기 전에 한 번 확인하는 편이 헛걸음을 줄입니다.

받는 쪽에서 내용을 고칠 수 있다는 점도 남습니다. 편집 가능한 파일을 그대로 넘기면 나중에 어느 것이 합의한 내용인지 다투게 될 때 설명이 길어집니다. 그래서 만드는 형식과 보내는 형식을 나누는 방식이 실무에 자리 잡았습니다.

정리하면 워드는 만들고 주고받는 데 쓰는 형식입니다. 창구에 내거나 오래 보관할 것은 모양이 굳는 형태로 따로 남겨 두면 두 가지 걱정을 한꺼번에 덜 수 있습니다.

자주 묻는 질문