재직증명서에 쓰면 안 되는 표현
재직증명서 마스터·7분·
기준은 문장이 거칠어서가 아니라 근로자가 요구하지 않은 사항이라는 데 있습니다. 근로기준법 제39조 제2항은 증명서에 요구한 사항만을 적도록 정하고 있어, 좋은 뜻으로 얹은 평가 한 줄도 범위 밖에 놓입니다.
근로기준법 제39조 제2항 = 근로자가 요구한 사항만 기재 · 제39조 위반 시 500만원 이하 과태료(제116조 제2항) · 법정 서식이 없어 문구 자체는 회사가 정함
퇴사 사유: 개인 사정에 의한 자진 퇴사
재직기간: 2021-04-05 ~ 2024-08-31
근무 태도가 성실하고 책임감이 있었음을 증명함
위와 같이 재직하였음을 증명합니다
연봉: 4,200만원 (요청받지 않은 항목)
직위: 대리 / 소속: 영업2팀
판단 기준은 어투가 아니다
문장이 정중한지가 아니라 요구된 항목인지를 봅니다.
증명서 문구를 다듬을 때 대부분은 표현이 어색하지 않은지, 격식에 맞는지를 봅니다. 그런데 실제로 문제가 되는 문장은 어색해서 걸리는 것이 아니라 들어가지 않아야 할 내용이 들어가서 걸립니다.
근거는 근로기준법 제39조 제2항입니다. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다고 정하고 있습니다. 항목이 많을수록 충실한 문서라는 감각과 정반대 방향이고, 조문의 문언은 발급 의무를 다룬 글에 원문으로 정리해 두었습니다.
이 기준은 판단을 아주 단순하게 만듭니다. 이 문장이 요청 내용에 있었는가만 물으면 되고, 없었다면 아무리 좋은 내용이어도 빼는 쪽이 맞습니다.
반대로 요청에 있었다면 표현이 투박해도 문제가 되지 않습니다. 서식과 문구를 정한 법 조항이 없으므로 어떤 말투로 적을지는 회사가 정하는 영역입니다.
실제로 걸리는 문장들
평가, 사유, 요구되지 않은 조건이 세 갈래입니다.
아래 표의 왼쪽은 회사 양식에서 실제로 보이는 문장들입니다. 대부분 나쁜 뜻으로 쓴 것이 아니어서 담당자도 문제라고 생각하지 않는다는 점이 이 문제의 특징입니다.
| 문서에 적힌 문장 | 왜 범위를 넘는가 | 대신 둘 표기 |
|---|---|---|
| 성실하고 책임감 있게 근무하였음 | 요구되지 않은 평가 | 근무한 사실만 적는다 |
| 개인 사정으로 퇴사하였음 | 요구되지 않은 퇴사 사유 | 기간의 종료일만 적는다 |
| 연봉 4,200만원 | 요구되지 않은 임금 정보 | 요구가 있을 때만 적는다 |
| 징계 이력 없음 | 요구되지 않은 인사 정보 | 적지 않는다 |
| 업무 능력이 우수함 | 요구되지 않은 평가 | 담당 업무의 내용만 적는다 |
| 본 증명서는 대출 용도로만 사용 가능 | 회사가 임의로 붙인 사용 제한 | 용도는 요청 내용에 따라 적는다 |
여섯째 줄은 성격이 조금 다릅니다. 평가도 사유도 아니지만 요청에 없던 조건을 회사가 붙인 것이고, 받는 쪽에서는 이 문구 때문에 접수가 막히기도 합니다. 문서를 보호하려는 의도가 오히려 쓸모를 줄이는 자리입니다.
셋째 줄은 요구가 있으면 적을 수 있는 항목이라는 점에서 나머지와 구분해야 합니다. 임금은 조문에 나오는 사항이므로 근로자가 요구하면 적는 것이 맞고, 요구가 없는데 얹는 것이 문제입니다. 이 경계는 연봉 기재를 다룬 글에서 따로 짚었습니다.
칭찬도 범위를 넘는다
유리해 보이는 문장이라고 예외가 되지는 않습니다.
가장 자주 되묻는 부분이 이 지점입니다. 나쁜 말을 적은 것도 아니고 오히려 도움이 될 문장인데 왜 문제냐는 것인데, 조문은 내용이 유리한지 불리한지를 기준으로 삼지 않습니다.
이유는 증명서라는 문서의 성격에 있습니다. 이 문서는 사실을 확인해 주는 자리이지 사람을 평가하는 자리가 아닙니다. 평가가 들어가는 순간 받는 쪽에서는 이 문서를 어디까지 사실로 읽어야 할지 판단이 어려워집니다.
실무에서 생기는 부작용도 있습니다. 칭찬이 적힌 문서가 한 번 나가면 다음 사람에게는 왜 없느냐는 이야기가 나오고, 담당자가 사람마다 문장을 조정하게 됩니다. 문서 발행이 판단의 영역으로 옮겨 가면 기준이 무너집니다.
요구되지 않은 사항이면 뺍니다. 조문은 내용이 유리한지가 아니라 요구가 있었는지를 기준으로 삼습니다.
요구가 있었다면 기재 범위 문제는 사라집니다. 다만 사실대로 적을 수 있는 내용인지는 별도로 확인해야 합니다.
추천서는 성격이 다른 문서입니다. 필요하다면 두 문서를 나눠 발행하는 편이 양쪽 모두 깔끔합니다.
요청이 있으면 적을 수 있습니다. 회사가 알아서 넣는 것과 요구에 따라 넣는 것이 다릅니다.
둘째 답과 넷째 답이 이 글의 전체 논지를 요약합니다. 어떤 항목도 그 자체로 금지되어 있지는 않고, 요구 없이 회사가 얹는 순간에 문제가 됩니다.
이런 문장이 들어오는 경로
호의, 양식 재사용, 문서 성격의 혼동 세 가지입니다.
문장이 저절로 들어오지는 않습니다. 경로를 알면 발행 단계에서 막을 수 있어 원인을 나눠 봅니다.
첫째는 호의입니다. 이직을 준비하는 직원에게 도움이 되라고 한 줄을 더 적어 주는 경우인데, 마음은 이해되지만 문서의 성격을 바꿔 버립니다. 도움을 주고 싶다면 별도의 추천 문서로 하는 편이 맞습니다.
둘째는 양식 재사용입니다. 예전에 다른 용도로 쓰던 문서를 열어 이름과 기간만 바꾸면 그 문서에 있던 칸이 그대로 남습니다. 칸이 비어 있으면 이상해 보이니 담당자는 채우게 되고, 요구되지 않은 항목이 그렇게 들어갑니다. 이 경로는 남의 양식을 쓰는 문제를 다룬 글에서 흔적 문제와 함께 정리했습니다.
셋째는 문서 성격의 혼동입니다. 경력기술서나 추천서에 어울리는 문장을 증명서에 옮겨 오는 것인데, 세 문서는 읽는 사람도 쓰임도 다릅니다. 같은 사실을 담더라도 어느 문서에 담느냐에 따라 적을 수 있는 범위가 달라집니다.
요청과 발행 양쪽에서 막는 법
요청서에 항목을 적고, 발행 전에 그 목록과 대조합니다.
기재 범위 문제는 발행한 뒤에는 손대기 어렵습니다. 이미 나간 문서에 적힌 내용을 지우려면 새로 발행하는 수밖에 없기 때문입니다. 그래서 앞단에서 정리하는 것이 유일하게 효율적인 방법입니다.
요청하는 쪽에서는 필요한 항목을 목록으로 적어 보내면 됩니다. 제출처가 무엇을 요구했는지 그대로 옮기면 담당자가 판단할 여지가 없어지고, 판단이 없으면 얹는 문장도 생기지 않습니다.
발행하는 쪽에서는 발행 직전에 요청 목록과 문서를 나란히 놓고 항목 수를 세어 봅니다. 문서에 있는 항목이 목록보다 많으면 그 차이가 곧 요구되지 않은 항목입니다. 몇 초면 끝나는 확인이고 걸리는 것은 대개 습관처럼 남아 있던 문구입니다.
발행 전에 덜어낼 것
마지막 줄이 가장 빠른 확인입니다. 내용을 하나씩 읽지 않고 개수만 세어도 넘친 항목이 드러나므로, 발행 건수가 많은 회사일수록 이 방식이 잘 맞습니다.
자주 묻는 질문
좋은 평가를 적어 주는 것도 안 되나요?
요구되지 않았다면 뺍니다. 조문은 요구한 사항만 적도록 정하고 있습니다.
퇴사 사유는 절대 못 쓰나요?
요청이 있으면 적을 수 있습니다. 요구 없이 회사가 넣는 것이 문제입니다.
연봉은 어떤가요?
임금은 조문에 나오는 사항이라 요구가 있으면 적습니다. 요구가 없는데 넣으면 범위를 넘습니다.
증명 문구를 회사가 마음대로 정해도 되나요?
문구와 서식을 정한 법 조항이 없어 표현은 회사가 정합니다. 정해지는 것은 무엇을 적느냐입니다.
사용 용도를 제한하는 문구를 넣어도 되나요?
요청에 없던 제한이라면 넣지 않는 편이 맞고, 받는 쪽에서 접수가 막히는 원인이 되기도 합니다.
이미 발행된 문서에 평가가 들어 있습니다
회사에 요청해 해당 항목을 뺀 문서를 새로 받으십시오. 받은 문서에서 지우는 것은 다른 문제가 됩니다.
