대표이사 본인 재직증명서, 셀프 발급되나

재직증명서 마스터·8분·2026.04.17

이 질문이 계속 되돌아오는 이유

스스로에게 내주는 문서처럼 보이기 때문입니다.

창업자가 은행 창구나 임대차 계약 자리에서 재직 증빙을 요구받으면 곤란해집니다. 회사에 소속되어 있는 것은 맞는데, 그 회사에서 문서를 내주는 사람도 본인이기 때문입니다. 요청할 상대와 요청받을 상대가 한 사람이라 절차가 성립하지 않는 것처럼 보입니다.

그래서 검색으로 답을 찾다 보면 두 갈래의 설명을 동시에 만나게 됩니다. 한쪽은 대표도 회사 구성원이니 당연히 된다고 하고, 다른 한쪽은 자기가 자기 문서를 만드는 것이니 손대면 안 된다고 합니다. 두 설명 모두 절반만 맞습니다.

엉킨 실을 푸는 자리는 하나입니다. 이 문서에서 이름이 두 번 등장하는데, 한 번은 문서를 내주는 쪽으로 한 번은 문서에 적히는 쪽으로 나옵니다. 그 둘이 같은 인격인지 아닌지가 갈림길입니다.

법인을 세운 경우와 사업자등록만 낸 경우가 여기서 완전히 갈라집니다. 이 글은 앞쪽을 다루고, 뒤쪽은 사업자 본인의 경우를 다룬 편에서 이어집니다.

대표이사에게 청구권이 그대로 붙지 않는 이유

증명서를 내달라고 요구할 근거는 근로자에게 주어진 것입니다.

근로기준법 제39조는 근로자가 청구하면 사용 기간과 업무 종류, 지위와 임금 같은 사항을 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주도록 정해 두었습니다. 여기서 문장의 주어 자리에 오는 것은 근로자이고, 청구할 수 있는 범위도 계속하여 30일 이상 근무한 사람으로 좁혀져 있습니다. 조문의 짜임과 원문은 발급이 회사 의무인지를 다룬 편에 있습니다.

대표이사는 회사와 근로계약을 맺은 사람이 아니라 위임을 받아 업무를 집행하는 자리로 봅니다. 그래서 원칙적으로는 근로기준법이 말하는 근로자에 들어가지 않고, 그 결과 제39조를 들어 회사에 요구하는 구조 자체가 만들어지지 않습니다. 응하지 않았다고 과태료 얘기가 나올 일도 없습니다.

다만 여기서 멈추면 절반만 읽은 것입니다. 청구권이 없다는 말은 요구할 근거가 없다는 뜻이지, 회사가 사실을 적은 문서를 만들면 안 된다는 뜻이 아닙니다. 회사는 자기가 아는 사실을 자기 이름으로 적어 알릴 수 있고, 그것을 막는 조항은 어디에도 없습니다.

아래 표는 같은 문서가 직원 앞으로 나갈 때와 대표 앞으로 나갈 때 무엇이 같고 무엇이 달라지는지를 나란히 놓은 것입니다. 다르다고 알려진 항목이 실제로는 몇 개 되지 않는다는 점이 요점입니다.

표를 세로로 훑으면 다른 칸은 가운데 두 줄뿐입니다. 그 두 줄은 받아 낼 권리에 관한 것이고, 나머지 세 줄은 문서 자체의 성질에 관한 것입니다. 성질이 그대로라면 만드는 방식도 그대로여야 합니다.

실무에서 생기는 착각은 가운데 두 줄을 아래 세 줄까지 끌고 내려오는 것입니다. 요구할 근거가 없으니 문서도 없다는 식으로 넘어가면, 정작 준비할 수 있는 서류를 준비하지 못한 채 제출 기한을 맞게 됩니다.

셀프 발급은 위법이라는 말이 어디서 어긋났나

형법이 사문서에서 붙잡는 것은 명의를 꾸민 경우입니다.

위조라는 말이 워낙 넓게 쓰이다 보니, 내가 만든 내 문서라는 이유만으로 죄가 된다고 여기는 경우가 많습니다. 그런데 형법이 사문서에서 벌하는 것은 남의 이름을 빌려 문서를 지어낸 경우입니다. 이름 자체가 진짜인데 안에 적힌 내용이 사실과 다른 경우는 원칙적으로 벌하지 않고, 예외로 의사 등이 쓰는 진단서만 따로 정해 두었습니다.

이 구분을 대표이사 사안에 대 보면 답이 나옵니다. 문서에 찍히는 이름은 법인이고 법인은 대표 개인과 다른 인격이므로, 대표가 회사 이름으로 발행 절차를 밟았다고 해서 남의 이름을 꾸민 것이 되지 않습니다. 회사의 직인을 회사의 권한으로 찍는 일이기 때문입니다.

반대로 진짜 걸리는 자리는 따로 있습니다. 이미 그만둔 회사의 직인을 흉내 내거나, 존재하지 않는 회사 이름을 만들어 붙이거나, 남의 회사 서식을 가져다 명의만 바꿔 쓰는 경우가 그렇습니다. 이때는 명의를 꾸민 쪽이므로 성격이 완전히 달라집니다. 조문과 형량은 위조 처벌을 다룬 편에서 확인하시면 됩니다.

정리하면 셀프 발급이라는 말 자체가 상황을 잘못 잘라 놓은 표현입니다. 자기가 절차를 밟았다는 사실이 아니라 문서에 적힌 사실관계가 실제와 맞는지가 판단의 축입니다.

세 줄을 이어 붙이면 이렇게 됩니다. 요구할 권리는 없지만 발행은 가능하고, 발행이 가능하다고 해서 아무렇게나 적어도 되는 것은 아닙니다. 세 문장이 각각 다른 층위에 있다는 점만 잡으면 헷갈릴 일이 줄어듭니다.

회사가 사실과 다른 내용을 적었을 때 어떤 책임으로 이어지는지는 층위가 또 하나 늘어나는 이야기입니다. 허위 기재를 다룬 편에서 근로기준법 쪽 책임과 형법 쪽 책임을 갈라 두었으니 함께 보시면 됩니다.

법인 이름으로 발행하는 순서

명의와 날짜 두 가지만 정하면 나머지는 일반 발행과 같습니다.

대표 앞으로 나가는 문서라고 해서 따로 만들어 둔 서식이 필요하지는 않습니다. 애초에 이 문서에는 법으로 정해 둔 서식이 없고, 어떤 칸을 둘지는 받는 쪽의 요구에 따라 정해집니다. 쓰던 양식을 그대로 쓰면서 아래 네 가지만 정리하면 됩니다.

1. 발행 주체 자리를 법인으로 맞춘다문서 맨 아래에 오는 것은 사업자등록증에 적힌 법인명과 대표자 표시, 그리고 회사 주소와 연락처입니다. 개인 이름만 남으면 문서가 누구 것인지 흐려집니다.
2. 직함을 등기 내용과 맞춘다법인등기부에 등재된 직함을 그대로 옮깁니다. 밖에서 쓰는 호칭과 등재된 직함이 다른 회사가 적지 않은데, 다른 서류와 어긋나면 확인 절차가 한 번 더 붙습니다.
3. 시작일로 무엇을 쓸지 정한다법인 설립일, 등기부상 취임일, 4대보험 자격 취득일이 서로 다를 수 있습니다. 어느 것을 골랐는지 스스로 설명할 수 있는 날짜를 고르고 그 뒤로는 같은 기준을 유지합니다.
4. 발행 내역을 남긴다언제 어떤 항목을 넣어 몇 부를 냈는지 적어 둡니다. 같은 사실을 두 번 다르게 적는 사고가 대부분 여기서 막힙니다.

셋째 단계가 실제로 가장 자주 걸립니다. 세 날짜가 모두 진짜인데 서로 다르기 때문에, 무엇을 골라도 틀린 것은 아니지만 다른 서류와 붙여 놓으면 어긋나 보입니다. 고른 이유를 한 줄로 적어 두는 편이 나중을 아낍니다.

넷째 단계는 회사 규모가 작을수록 건너뛰기 쉽습니다. 그런데 인원이 적을수록 같은 사람이 여러 번 발행하게 되고, 기록이 없으면 앞서 무엇을 적었는지 되짚을 방법이 사라집니다.

받는 쪽에서 이 문서를 볼 때

대표 명의라는 이유로 한 단계 더 확인하는 경우가 있습니다.

문서를 만드는 쪽 사정과 받는 쪽 판단은 별개입니다. 발행에 문제가 없더라도, 접수하는 곳에서 대표자 본인 앞으로 나온 문서를 볼 때 확인 절차를 한 겹 더 두는 경우가 있습니다. 자기 회사에서 자기 앞으로 나온 문서라는 점을 눈으로 확인하기 때문입니다.

이때 무엇을 추가로 요구할지는 그곳의 운영 기준이라 미리 단정할 수 없습니다. 다만 확인 방향은 대체로 비슷합니다. 회사가 실제로 돌아가고 있는지, 문서에 적힌 소속 관계가 다른 자료와 맞아떨어지는지를 봅니다.

그래서 준비의 방향은 문서를 더 그럴듯하게 꾸미는 쪽이 아니라 뒷받침할 자료를 함께 갖추는 쪽입니다. 건강보험 자격득실확인서에는 사업장 이름과 자격 취득일·상실일이 적히고, 국민연금 가입자가입증명이나 홈택스 소득금액증명도 소속과 소득을 보여 주는 자료로 쓰입니다. 이런 자료를 받아 주는지는 접수하는 곳이 정합니다.

아래 목록은 문서를 넘기기 전에 눈으로 훑어 볼 항목입니다. 다섯 줄이 모두 채워졌다면 문서 쪽에서 할 수 있는 준비는 끝난 것입니다.

넷째 줄은 특히 유혹이 큰 자리입니다. 심사에 도움이 될 것 같아 보수 규모를 얹고 싶어지지만, 요구받지 않은 항목을 더하는 것은 문서를 무겁게 만들 뿐 확인 경로를 늘려 주지 않습니다. 소득을 보는 자리에서는 신고 기록에서 나온 자료를 따로 보는 것이 보통입니다.

여기서 갈리는 네 가지

헷갈림은 대체로 층위를 섞을 때 생깁니다.

첫째, 청구권이 없으니 문서도 못 만든다고 넘겨짚는 경우입니다. 권리가 없다는 것과 행위가 금지된다는 것은 다른 말이고, 이 문서는 뒤쪽에 해당하지 않습니다.

둘째, 대표 개인 도장을 찍어 마무리하는 경우입니다. 회사가 발행했다는 표시가 문서의 뿌리인데 개인 인장만 남으면 그 뿌리가 보이지 않습니다. 날인 위치와 방식은 직인을 다룬 편에 정리되어 있습니다.

셋째, 겸직 중인 여러 회사에서 각각 문서를 만들면서 직함과 기간을 조금씩 다르게 적는 경우입니다. 각각은 사실이어도 나란히 놓이면 어긋나 보이고, 그때부터는 설명해야 할 몫이 늘어납니다.

넷째, 등기가 정리되기 전에 문서부터 만드는 경우입니다. 취임이나 변경 사항이 아직 반영되지 않은 상태에서 새 직함을 적으면, 등기부를 확인하는 쪽에서 곧바로 걸립니다. 순서를 뒤집지 않는 것이 가장 간단한 예방입니다.

자주 묻는 질문