재직증명서 허위 발급 시 회사가 지는 책임

재직증명서 마스터·8분·2026.07.06

무엇을 허위 발급이라고 부르나

실제와 어긋나는 기재는 정도가 작아도 같은 성격의 문제가 됩니다.

허위 발급이라고 하면 다닌 적도 없는 사람에게 문서를 만들어 주는 장면부터 떠올리게 됩니다. 실무에서 훨씬 자주 나오는 것은 그렇게 극단적인 상황이 아니라, 있었던 일을 조금 다르게 적어 주는 쪽입니다.

입사일을 몇 달 앞당겨 적어 달라는 부탁, 대리인데 과장으로 적어 달라는 부탁, 실제로 맡지 않았던 업무를 담당업무 칸에 넣어 달라는 부탁이 대표적입니다. 부탁하는 쪽도 받는 쪽도 큰일이라고 여기지 않는 경우가 많습니다.

그런데 근로기준법이 요구하는 것은 사실대로 적으라는 한 가지입니다. 어긋난 폭이 얼마나 큰지를 기준으로 삼는 문장이 아니어서, 조금 고쳐 적은 것과 아예 없는 사실을 적은 것이 같은 조문 아래로 들어옵니다.

아래 표는 실무에서 나오는 어긋남을 유형별로 늘어놓고 어느 조문에 걸리는지를 붙여 본 것입니다.

마지막 줄만 성격이 다릅니다. 앞의 네 줄은 회사가 자기 이름으로 발행하면서 내용을 어긋나게 적은 상황이고, 마지막 줄은 회사가 발행한 적이 없는 문서가 회사 이름을 달고 돌아다니는 상황입니다.

이 구분이 이 글의 뼈대입니다. 겉으로는 둘 다 사실과 다른 문서지만, 적용되는 법도 제재의 종류도 갈라집니다.

회사가 지는 것은 과태료 쪽이다

사실대로 적을 의무를 어긴 것에 붙는 제재는 형벌이 아니라 과태료입니다.

근로기준법은 증명서를 내주라고만 정한 것이 아니라 사실대로 적으라고 함께 정해 두었습니다. 교부 의무와 진실 기재 의무가 한 문장 안에 묶여 있고, 그래서 내용을 어긋나게 적은 것도 이 조문을 지키지 않은 것이 됩니다.

제재는 과태료입니다. 상한은 500만 원이고, 부과와 징수는 고용노동부장관이 맡도록 되어 있습니다. 형사 절차가 아니라 행정 절차로 진행된다는 뜻이며, 전과가 남는 처벌과는 다른 계통입니다.

부담을 지는 쪽도 짚어 둘 만합니다. 근로기준법이 의무를 지운 상대는 사용자여서, 문서를 실제로 작성한 인사 담당자 개인이 아니라 사업주가 과태료 부과의 상대가 되는 것으로 해석됩니다. 담당자가 개인적으로 판단해 내용을 고쳐 적었더라도 회사의 부담이 사라지지는 않습니다.

그래서 발행 절차에 확인 단계를 두는 회사가 많습니다. 인사 기록과 대조한 뒤 결재를 거치게 해 두면 담당자 한 사람의 재량으로 숫자가 바뀌는 일이 줄고, 나중에 문제가 생겨도 어디서 어긋났는지를 되짚을 수 있습니다.

위조와 허위 기재는 다른 법으로 간다

형법이 사문서에서 벌하는 것은 명의를 꾸민 경우입니다.

여기가 가장 자주 뒤섞이는 지점입니다. 내용이 사실과 다르면 무조건 위조죄가 된다고 알고 있는 경우가 많은데, 사문서에서는 그렇게 작동하지 않습니다.

형법은 사문서에 대해 명의를 꾸며 만든 경우를 벌하고, 명의는 진짜인데 내용이 사실과 어긋나는 경우는 원칙적으로 벌하지 않습니다. 예외로 두고 있는 것은 의사 등이 진단서를 허위로 작성한 경우 정도입니다. 재직증명서는 그 예외 목록에 들어 있지 않습니다.

그래서 회사가 자기 이름으로 발행한 문서의 숫자를 부풀린 것은 형법상 위조에 해당하지 않습니다. 반대로 퇴사자가 옛 회사 이름을 달고 문서를 만들었다면 회사가 발행한 적이 없는 문서이므로 명의 자체가 꾸며진 것이고, 이때는 형법이 정면으로 적용됩니다.

아래 표에서 두 경우를 나란히 두고 보면 갈림길이 어디인지가 분명해집니다.

오른쪽 칸의 조문과 형량은 위조를 정면으로 다룬 글에서 원문과 함께 정리해 두었습니다. 여기서는 회사가 발행 주체일 때와 아닐 때의 경로가 완전히 갈린다는 것만 잡아 두면 됩니다.

덧붙이면 회사가 발행한 진짜 문서를 받아 간 사람이 나중에 숫자를 고쳐 낸 경우는 또 다른 이야기가 됩니다. 발행된 문서에 손을 댄 것이어서 명의 문제로 돌아가고, 회사가 아니라 고친 사람의 문제가 됩니다.

부탁을 받아 적어 준 경우

근로자가 요청했다는 사정이 회사의 의무를 덜어 주지는 않습니다.

가장 흔한 상황은 근로자가 먼저 부탁하는 경우입니다. 심사 요건에 몇 달이 모자라니 입사일만 앞당겨 달라거나, 직위 요건이 걸리니 한 단계 올려 달라는 식입니다. 딱한 사정이 함께 오기 때문에 담당자가 거절하기 어렵습니다.

그러나 조문이 요구하는 진실 기재는 상대의 동의로 풀 수 있는 성질이 아닙니다. 증명서는 회사가 아는 사실을 제출처에 알려 주는 문서이고, 그 사실이 맞다는 전제 위에서 제출처가 판단합니다. 당사자 둘이 합의했다고 해서 그 전제가 달라지지 않습니다.

회사 쪽 부담만 남는 것도 아닙니다. 어긋난 기재로 심사를 통과한 뒤에 확인 절차에서 드러나면, 그 문서를 낸 사람이 제출처와의 관계에서 별도의 문제를 안게 됩니다. 계약이 취소되거나 자격이 철회되는 식으로 되돌아오는 경우가 있습니다.

그래서 부탁을 받았을 때의 답은 거절이 아니라 대안 쪽으로 가는 편이 낫습니다. 요건에 맞지 않는 것이 문제라면 제출처에 다른 자료로 갈음되는지 물어보게 하고, 회사는 아는 사실을 그대로 적은 문서를 내주면 됩니다.

마지막 문답이 실제 대응의 출발점입니다. 의도가 어떠했든 잘못 적힌 문서가 밖에 나가 있다면, 책임의 크기를 따지기 전에 바른 문서를 다시 내보내는 일이 급합니다.

잘못 적힌 문서를 발견했을 때

이미 나간 문서는 회수보다 정정본 발행이 먼저입니다.

오기든 고의든, 잘못된 내용이 적힌 문서가 제출처로 넘어간 것을 알게 되면 대응 순서가 있습니다. 아래 네 단계는 회사가 발행 주체로서 밟는 순서입니다.

1. 어긋난 항목을 특정인사 기록과 대조해 어느 칸이 사실과 다른지 짚습니다. 여러 칸이 얽혀 있으면 정정본도 한 번에 만들어야 합니다.
2. 정정본을 새로 발행같은 항목을 사실대로 적은 문서를 다시 만들고 발급일을 새로 넣습니다. 원본에 손을 대 고치는 방식은 쓰지 않습니다.
3. 제출처에 알릴지 결정이미 접수된 문서라면 근로자가 정정본을 다시 내는 편이 자연스럽습니다. 회사가 직접 연락하면 본인 동의 없이 정보를 넘기는 문제가 따로 생깁니다.
4. 발급 이력에 남기기언제 어떤 항목을 어떻게 고쳤는지 대장에 적어 둡니다. 같은 사람의 문서가 두 종류 돌아다니게 되므로 기준이 필요합니다.

둘째 단계에서 원본 수정을 피하라고 적은 이유가 있습니다. 발행된 문서에 덧칠을 하면 어느 것이 회사가 발행한 내용인지 흐려지고, 나중에 대조가 필요할 때 설명이 어려워집니다. 새로 만들어 발급일로 구분하는 편이 훨씬 깔끔합니다.

넷째 단계는 회사 규모가 커질수록 값이 커집니다. 발급 이력이 쌓여 있으면 문서의 진위를 묻는 연락이 왔을 때 즉시 대조할 수 있고, 반대로 이력이 없으면 회사조차 자기가 발행한 문서인지 확인하지 못합니다.

자주 묻는 질문