공사계약서 건설 전자계약으로 바뀌는 부분

공사계약서 마스터·7분·2028.09.26

공사에서 종이가 만들던 문제

계약서 한 장이 아니라 그 뒤에 오가는 것들이 문제였습니다.

공사계약은 착공부터 준공까지 기간이 깁니다. 그동안 도면이 바뀌고 자재가 바뀌고 공정이 밀립니다. 그때마다 합의가 필요한데, 현장에서는 그 합의가 회의와 통화로 정리되는 경우가 많았습니다.

종이로 남기려면 사람이 움직여야 했습니다. 확인서를 만들어 결재를 받고 도장을 받으러 다니는 일입니다. 급한 공정 앞에서 이 절차는 늘 뒤로 밀렸고, 밀린 채로 공사가 진행되다가 준공 무렵에 한꺼번에 문제가 되었습니다.

기성 확인도 같은 구조였습니다. 확인이 나야 대금이 나가는데 확인서가 오가는 데 시간이 걸리고, 그사이에 다음 공정이 이미 시작됩니다. 나중에 어느 시점의 기성이었는지를 두고 이야기가 갈립니다.

전자로 옮기는 이야기를 할 때 서명의 효력부터 묻는 경우가 많은데, 공사계약에서 실제로 달라지는 자리는 여기입니다. 계약서 한 장이 아니라 그 뒤에 오가는 것들입니다.

효력에 관한 부분은 이미 정리되어 있습니다

전자적 형태라는 이유만으로 효력을 부인하지 못합니다.

전자문서와 전자서명에 관한 법률에는 전자적인 형태라는 사정만으로 효력을 부인하지 못하도록 하는 조항이 각각 있습니다. 근거가 필요하면 이 저장소의 임대차 편과 재직증명서 편이 그 조문을 옮겨 두었으니 그쪽을 펼쳐 보십시오.

다만 건설공사에만 따로 붙는 전자계약의 제도적 근거는 이 글의 조사에서 확인하지 못했습니다. 어떤 시스템을 반드시 써야 한다거나 특정 절차를 거쳐야 한다는 요구가 있는지를 확인하지 못했다는 뜻입니다.

그러니 특정 시스템의 이름을 들며 그것을 써야 한다고 안내하는 설명을 만나면 그 근거가 무엇인지 확인해 보십시오. 발주처가 자기 사업에서 특정 방식을 요구하는 것과 법이 그것을 요구하는 것은 다른 이야기입니다.

이 글은 그래서 제도의 이름을 다루지 않고, 전자로 옮겼을 때 공사 현장의 어떤 자리가 실제로 달라지는지에 집중합니다.

달라지는 세 자리

설계 변경 · 기성 확인 · 통지입니다.

아래 표의 왼쪽이 그 세 자리입니다. 가운데는 종이로 처리할 때 무엇이 문제였는지이고, 오른쪽은 전자로 옮겼을 때 무엇을 챙겨야 그 문제가 사라지는지입니다.

오른쪽 칸을 챙기지 않으면 전자로 옮겨도 문제가 그대로 따라옵니다. 시스템이 저절로 해 주는 것은 시각과 이력을 남기는 일까지입니다.

네 번째 줄이 공사계약에서 특히 중요합니다. 도면과 내역서는 진행 중에 여러 번 바뀌는데, 어느 판본이 계약의 일부인지가 흐려지면 추가 공사비 다툼의 출발점이 됩니다.

두 번째 줄에서 확인 요청 시각과 확인 시각을 나누어 남기라고 적은 이유가 있습니다. 확인이 늦어졌을 때 그 사정이 어디에 있었는지를 뒤에 말할 수 있어야 하기 때문입니다.

전자로 옮길 때 밟는 순서

계약서를 올리기 전에 무엇을 어디에 남길지를 정합니다.

순서를 뒤집으면 계약서만 전자로 남고 나머지는 전과 같아집니다. 아래 순서로 준비하면 현장에서 오가는 것들이 계약에 붙습니다.

1. 계약서에 통지와 합의를 받을 통로를 적는다어느 주소나 어느 화면에서 이루어진 것을 통지와 합의로 볼지를 계약서 안에 적습니다.
2. 현장에서 확인할 사람의 자리를 정한다현장 대리인과 감독의 자리를 적고, 그 자리에서 확인한 것을 계약의 확인으로 본다고 둡니다.
3. 설계 변경의 문서 형식을 정한다요청서와 회신, 확정서의 세 가지 형태를 미리 만들어 두면 현장에서 빠르게 돌아갑니다.
4. 기성 확인의 절차와 기한을 정한다요청 후 며칠 안에 확인하는지, 기한이 지나면 어떻게 볼지를 적습니다.
5. 도면과 내역의 판본 관리 방법을 정한다판본 표시를 붙이고 어느 판본이 계약의 일부인지를 한곳에서 확인할 수 있게 둡니다.
6. 보관 기간과 열람 권한을 정한다하자에 관한 이야기가 준공 한참 뒤에 나올 수 있으므로 그때까지 열 수 있어야 합니다.

여섯 번째 단계가 공사계약에서 특히 중요합니다. 하자를 두고 이야기가 오가는 시점은 준공에서 몇 년이 지난 뒤일 수 있고, 그때 자료를 열 수 없으면 남겨 둔 의미가 없습니다.

두 번째 단계에서 자리를 정할 때는 이름이 아니라 자리로 적으십시오. 공사 기간이 길어 담당자가 바뀌는 일이 흔합니다.

전자로 바꾸어도 그대로인 것

기록이 남는다는 것과 합의가 있었다는 것은 다릅니다.

마지막으로 오해가 잦은 대목을 짚겠습니다. 전자로 옮기면 모든 것이 해결된다는 기대가 실제 결과와 어긋나는 자리입니다.

열람 기록을 합의로 여기는 경우가 있습니다. 상대가 문서를 열어 보았다는 이력은 그 내용에 동의했다는 뜻이 아닙니다. 합의가 필요한 사항이라면 확인을 눌러야 하는 형태로 보내야 합니다.

시스템에 올렸으니 통지가 되었다고 여기는 경우도 있습니다. 그 시스템을 통지의 통로로 삼는다는 조항이 계약서에 있어야 그렇게 됩니다. 없으면 올린 사실과 상대가 알게 된 사실을 따로 세워야 합니다.

그리고 계약의 내용 자체는 전자로 바뀌어도 그대로입니다. 공기와 지체상금, 하자담보의 범위 같은 것들은 여전히 계약서에 무엇이라고 적었는지에 달려 있습니다. 옮기는 작업과 조항을 다듬는 작업은 별개입니다.

정리하면 전자로 옮겨서 얻는 것은 현장에서 사라지던 기록입니다. 그 기록이 남으면 준공 뒤의 다툼이 계산의 문제로 좁아집니다.

반대로 계약서만 올려 두고 설계 변경과 기성 확인을 전과 같이 처리하면, 달라지는 것은 서명하러 가지 않아도 된다는 정도에 그칩니다.

자주 묻는 질문