출장비 정산이 반려되는 이유

출장 마스터·8분·2029.04.09

돌아왔다는 말에 두 층위가 섞여 있습니다

며칠 안에 끝나는 일과 몇 해 뒤에 드러나는 일은 원인이 다릅니다.

정산서가 되돌아오면 대개 같은 일이 벌어집니다. 첨부한 서류를 다시 펼쳐 놓고 무엇이 빠졌는지 찾는 것입니다. 대부분은 그것으로 풀리기 때문에 이 방식이 몸에 배어 있습니다.

그런데 이 주제에는 그 방식으로 닿지 않는 자리가 하나 더 있습니다. 회사 안에서는 아무 문제 없이 통과했고 돈도 이미 나갔는데, 한참 뒤에 그 지출이 비용으로 인정되지 않는 경우입니다. 이때는 되돌아온 것이 서류가 아니라 결과입니다.

두 자리는 보는 눈이 다릅니다. 앞쪽은 회사가 스스로 정한 규정에 맞았는지를 봅니다. 뒤쪽은 그 지출이 회사의 일이었는지, 그리고 받은 사람이 누구였는지를 봅니다. 규정에 맞는다고 해서 뒤쪽이 자동으로 풀리지는 않습니다.

그래서 이 글은 순서를 바꿔 놓습니다. 무엇이 빠졌는지부터 찾는 대신, 어느 층위에서 걸린 것인지부터 가릅니다. 층위가 정해지면 고칠 곳도 자연히 정해집니다.

회사 안에서 멈추는 자리

여기서 걸리는 것은 대부분 규정과 문서가 서로 어긋나기 때문입니다.

첫째 층위는 회사가 정한 기준을 넘었거나 그 기준에 없는 것을 청구한 경우입니다. 규정에 담기지 않은 항목이 정산서에 올라오면 승인하는 쪽에서는 근거를 찾을 수 없습니다. 이런 항목은 그때그때 협의로 처리되기 쉬운데, 그렇게 처리한 건이 쌓이면 다음 사람이 같은 것을 청구할 때 기준이 없어집니다.

둘째는 떠나기 전에 만든 문서와 돌아와서 만든 문서가 맞지 않는 경우입니다. 신청서에는 이틀로 적혀 있는데 정산서에는 사흘 치가 올라와 있거나, 행선지가 서로 다르거나, 동행자가 한쪽에만 적혀 있는 식입니다. 두 문서를 나란히 놓고 보는 사람에게는 금세 보입니다.

셋째는 같은 지출이 두 갈래로 들어오는 경우입니다. 여럿이 함께 움직였는데 식사비를 한 사람이 결제하고 다른 사람도 자기 몫으로 청구하면 합이 맞지 않습니다. 이것은 누구의 잘못이라기보다 동행 사실이 문서에 남아 있지 않아 생기는 일입니다.

세 가지 모두 떠나기 전 단계로 거슬러 올라갑니다. 신청 단계에서 무엇을 적어 두어야 하는지는 신청서를 다룬 글에 정리해 두었습니다.

받은 사람이 누구인지가 따로 걸립니다

금액이 아니라 지위 때문에 비용에서 빠지는 자리가 있습니다.

둘째 층위에서 가장 놓치기 쉬운 것이 이 대목입니다. 지출의 내용이 아무리 정당해도, 그 돈을 받은 사람이 회사의 임원도 직원도 아니라면 이야기가 달라집니다.

특히 회사와 특별한 관계에 있는 사람이 직함 없이 함께 다니는 경우가 문제됩니다. 실제로 일을 도왔더라도 임원이나 직원의 자리에 있지 않으면 그에게 나간 여비는 손금에서 빠집니다.

법인이 임원 또는 직원이 아닌 지배주주등(제43조제8항에 따른 특수관계에 있는 자를 포함한다)에게 지급한 여비 또는 교육훈련비는 해당 사업연도의 소득금액을 계산할 때 손금에 산입하지 아니한다.

법인세법 시행령 제46조(여비 등의 손금불산입)

이 조문이 겨누는 것은 지출의 크기가 아니라 받은 사람의 자리입니다. 금액을 줄이거나 서류를 더 붙인다고 해결되지 않는다는 뜻입니다.

그래서 확인할 것은 하나입니다. 이번 출장에 함께 간 사람들이 각각 회사와 어떤 관계에 있는가. 이 물음은 정산서를 만들 때가 아니라 명단을 정할 때 던져야 합니다.

여비가 받는 사람 쪽에서 세금이 붙지 않는 실비변상적 급여로 다뤄지는지도 함께 걸립니다. 그 판단은 금액의 크기가 아니라 사규에 지급기준이 있고 사회통념상 타당한 범위인지로 이루어지는데, 자세한 구조는 처리 방식의 변화를 다룬 글로 넘깁니다.

국내와 국외에서 서류를 보는 눈이 다릅니다

국외에서 공급받은 것은 증빙을 갖추는 규정의 적용이 다릅니다.

국외에서 쓴 돈의 서류가 국내만큼 갖춰지지 않는 것은 흔한 일입니다. 형식이 다른 영수증이 나오기도 하고 아예 손으로 적어 준 종이만 남기도 합니다. 이 대목에서 국내와 같은 잣대를 들이대면 정산이 막힙니다.

국내사업장이 없는 외국법인이나 비거주자로부터 공급받거나 국외에서 재화나 용역을 공급받은 경우는 증빙서류를 갖춰 두는 규정의 대상에서 빠집니다. 세관장이 별도로 서류를 교부한 경우는 그와 다릅니다.

다만 이것을 국외 지출은 아무것도 남기지 않아도 된다는 말로 옮기면 곤란합니다. 대상에서 빠지는 것은 정해진 형식의 증빙을 받아 두는 의무이고, 그 돈이 회사 일에 쓰였다는 것과 실제로 나갔다는 것은 여전히 보일 수 있어야 합니다.

그래서 국외 건은 오히려 손이 더 갑니다. 남는 것이 적은 만큼 그 적은 것을 잘 묶어 두어야 하기 때문입니다. 무엇을 어떻게 묶는지는 해외 출장 서류를 다룬 글에 따로 적었습니다.

되돌아온 정산서를 다시 올리는 순서

서류를 더 붙이기 전에 어느 층위인지를 먼저 가르십시오.

돌아온 정산서를 앞에 두고 곧바로 첨부부터 늘리면 같은 자리에서 두 번 돌아옵니다. 첫째 층위의 일인지 둘째 층위의 일인지에 따라 손댈 곳이 아예 다르기 때문입니다.

마지막 줄을 건너뛰면 앞의 다섯이 매번 되풀이됩니다. 규정에 없는 항목이 협의로 통과되는 일이 몇 번 이어지면 그 항목은 관행이 되지만 근거는 끝내 생기지 않습니다.

정산이 돌아오는 빈도가 높다면 개별 건을 고칠 것이 아니라 규정과 양식을 손볼 때입니다. 어느 칸이 있어야 이런 어긋남이 줄어드는지는 양식을 다룬 글에서 이어집니다.

자주 묻는 질문