출장 신청서·보고서 양식 무료 다운로드
출장 마스터·7분·
한 장씩 고르지 말고 세 장을 한 벌로 고르십시오. 신청과 보고와 정산은 같은 출장을 세 시점에서 적는 것이라, 항목의 이름과 단위가 서로 어긋나면 뒤에서 맞춰 보는 일이 사람 손으로 넘어옵니다.
세 문서를 관통해야 하는 항목은 기간과 시각, 행선지, 동행 인원, 그리고 비용 항목의 이름 네 가지입니다 · 여비의 지급기준은 회사의 규정에 있어야 하고 양식의 항목 이름이 그 규정과 같아야 합니다
한 장씩 고를 때 벌어지는 일
- 신청서에는 날짜만, 정산서에는 시각까지
- 행선지 칸이 한쪽은 도시, 한쪽은 거래처명
- 동행자 칸이 신청서에만 있음
- 비용 항목 이름이 규정과 다름
- 보고서에 정산 요약이 없어 따로 대조
한 벌로 고를 때 맞춰지는 것
- 세 장 모두 시각까지 적는 자리
- 행선지는 지역과 방문처를 나란히
- 동행 인원이 세 장에 같은 이름으로
- 항목 이름이 규정의 낱말 그대로
- 보고서 아래에 정산 합계가 붙음
따로 내려받으면 따로 놉니다
같은 출장을 적는 세 장인데 출처가 다르면 이어지지 않습니다.
필요할 때마다 한 장씩 구하는 것이 보통입니다. 이번 주에 신청서가 필요해 하나 받고, 다녀와서 보고서가 필요해 또 하나 받고, 정산할 때가 되어 표 계산 파일을 하나 더 받습니다. 각각은 잘 만들어진 양식입니다.
문제는 셋이 서로를 모른다는 데 있습니다. 만든 사람이 다르고 상정한 회사가 다르니 칸의 이름도 단위도 제각각입니다. 하나는 출장 기간을 날짜로만 받고 다른 하나는 시각까지 받으며, 한쪽은 방문처를 적게 하고 다른 쪽은 지역만 적게 합니다.
이 어긋남은 처음에는 눈에 띄지 않습니다. 각각 채우는 데는 아무 지장이 없기 때문입니다. 드러나는 것은 세 장을 나란히 놓고 보는 사람이 생겼을 때입니다. 승인하는 사람, 지급하는 사람, 나중에 이 건을 확인하러 온 사람입니다.
그래서 이 글은 어느 파일 형식이 좋은지를 다루지 않습니다. 세 장이 한 벌로 맞물리는지만 봅니다. 그것이 맞으면 나머지는 대개 따라옵니다.
세 문서를 관통해야 하는 네 항목
이 넷이 어긋나면 나머지가 아무리 맞아도 대조가 안 됩니다.
세 장에 있는 칸을 전부 맞출 필요는 없습니다. 보고서에만 있어야 할 칸이 있고 정산서에만 필요한 칸이 있습니다. 다만 세 장을 잇는 실 역할을 하는 칸이 넷 있고, 이것들만 이름과 단위가 같으면 나머지는 각자 편한 대로 두어도 됩니다.
아래 표는 그 넷을 늘어놓고 각 문서에서 어떤 모습이어야 하는지를 붙인 것입니다. 지금 쓰는 세 장을 나란히 띄워 놓고 한 줄씩 대조해 보시면 어느 칸이 실을 놓치고 있는지 보입니다.
| 관통해야 하는 것 | 신청서에서 | 보고서·정산서에서 |
|---|---|---|
| 기간과 시각 | 예정 출발·귀사 시각 | 실제 시각으로 다시 적는 자리 |
| 행선지 | 지역과 방문처 | 방문처별로 나뉘는 자리 |
| 동행 인원 | 이름과 인원수 | 정산서에 빠져 있는 양식이 많습니다 |
| 비용 항목 이름 | 규정의 낱말 그대로 | 표 계산 파일이 자기 이름을 쓰는 경우가 흔합니다 |
| 출장 목적 | 무엇을 하러 가는가 | 보고서의 결과와 짝이 됩니다 |
경고로 표시된 두 줄이 실무에서 가장 자주 끊깁니다. 동행 인원이 정산서에 없으면 한 사람이 결제한 여러 사람 몫이 한 건으로만 남고, 항목 이름이 규정과 다르면 어느 기준으로 지급된 것인지가 흐려집니다.
맨 아래 줄은 조금 다릅니다. 목적과 결과가 짝을 이루면 이 지출이 회사 일이었다는 것이 문서 안에서 저절로 설명됩니다. 이 짝을 만들어 두는 것이 나중에 가장 크게 되돌아옵니다.
칸이 있는지보다 그 칸이 어디로 이어지는지
칸이 많은 양식과 이어지는 양식은 다른 이야기입니다.
양식을 고를 때 칸이 촘촘한 쪽에 손이 갑니다. 빠진 것이 없어 보이기 때문입니다. 그런데 칸의 개수와 세 장이 맞물리는지는 별개입니다. 칸이 스무 개인 신청서와 열 개인 정산서를 함께 쓰면 열 개가 갈 곳을 잃습니다.
반대로 칸이 적어도 서로 같은 항목을 쓰고 있으면 대조가 몇 초에 끝납니다. 두 장을 나란히 놓았을 때 같은 줄에 같은 것이 오기 때문입니다. 실무에서 편한 쪽은 언제나 뒤쪽입니다.
그러니 고를 때 물어야 할 것은 이 양식에 무엇이 있는가가 아니라 이 양식의 칸이 다음 장의 어느 칸으로 가는가입니다. 갈 곳이 없는 칸은 채워 봐야 그 장에서 끝납니다.
회사가 결재 시스템을 쓰고 있다면 물음이 하나 더 붙습니다. 시스템의 항목 이름과 양식의 칸 이름이 같은지입니다. 이것이 어긋나 있으면 화면에서 고른 항목과 종이에 적힌 항목이 달라져, 옮겨 적는 사람이 매번 머릿속으로 환산하게 됩니다.
세 장이 같은 항목을 쓰고 있다면 적은 쪽이 오히려 편합니다. 대조할 때 같은 줄에 같은 것이 오기 때문입니다.
양식의 빈 줄에 손으로 적어 넣기보다 그 줄을 양식에 만들어 두십시오. 손으로 적은 줄은 담당자가 바뀌면 사라집니다.
합쳐 두면 대조할 일 자체가 없어져 편합니다. 다만 보고 내용이 길어지는 업무라면 나누고 아래에 정산 합계만 붙이는 편이 읽기 좋습니다.
세 장을 한 벌로 맞추는 순서
양식을 고치기 전에 규정을 먼저 펴 두십시오.
한 벌로 맞추는 일은 한 번만 하면 됩니다. 그런데 순서를 거꾸로 잡으면 몇 번을 되풀이하게 됩니다. 양식부터 손보고 나중에 규정을 보면, 규정에 있는 항목이 양식에 없거나 그 반대인 것이 뒤늦게 나옵니다.
- 규정의 항목 이름을 적는다여비지급규정에 나오는 비용 항목의 이름을 그대로 옮겨 적습니다.
- 세 장을 나란히 연다신청·보고·정산 세 양식을 한 화면에 띄우고 관통해야 하는 넷을 표시합니다.
- 어긋난 칸의 이름을 통일한다규정의 낱말을 기준으로 삼습니다. 양식이 아니라 규정이 기준입니다.
- 빠진 칸을 만든다동행 인원과 실제 시각처럼 자주 빠지는 칸을 제 자리에 넣습니다.
- 시스템 항목과 맞춘다결재나 정산 시스템을 쓴다면 화면의 항목 이름을 같은 낱말로 바꿉니다.
- 판 번호를 붙여 고정한다고친 세 파일에 같은 판 번호와 날짜를 적고 그것만 쓰게 합니다.
마지막 단계를 빠뜨리면 앞의 다섯이 무너집니다. 고친 파일과 예전 파일이 같은 폴더에 남아 있으면 누군가는 반드시 예전 것을 엽니다.
판 번호를 문서 아래쪽에 작게 넣어 두면 몇 달 뒤에 올라온 정산서가 어느 판으로 만들어진 것인지 바로 확인됩니다. 세 장에 같은 번호를 붙여 두는 것이 요령입니다.
한 벌로 맞춰 두면 되돌아오는 일이 눈에 띄게 줄어듭니다. 어떤 자리에서 되돌아오는지는 정산을 다룬 글에 따로 정리해 두었습니다.
자주 묻는 질문
출장 신청서에 정해진 서식이 있나요?
이 문서의 모양을 못 박아 둔 규정은 확인되지 않습니다. 그래서 만드는 곳마다 칸이 다르고, 세 장이 서로 맞물리는지를 고르는 기준으로 삼으셔야 합니다.
신청서와 보고서를 같은 곳에서 받아야 하나요?
반드시 그럴 필요는 없지만 관통해야 하는 네 항목의 이름과 단위가 같은지는 확인하셔야 합니다. 다르면 한쪽을 규정의 낱말로 고쳐 두십시오.
정산서에 동행 인원 칸이 없습니다.
자주 빠지는 칸입니다. 비고란에 적어 넣기보다 줄을 하나 만들어 두시는 편이 오래갑니다.
출장 기간을 날짜로만 적어도 되나요?
사업장 밖에서 일한 시간을 셈해야 할 때 필요한 것이 시각입니다. 첫날 아침과 마지막 날 저녁에서 다툼이 생기므로 시각을 적을 자리를 두십시오.
양식을 고쳤는데 예전 파일이 계속 쓰입니다.
세 장에 같은 판 번호와 날짜를 넣고 새 판만 쓰게 하십시오. 두 벌이 같은 폴더에 남아 있으면 예전 것이 다시 열립니다.
결재 시스템을 쓰는데도 양식이 필요한가요?
시스템은 결제 시각과 금액을 남겨 주지만 목적과 인원과 일정의 시각은 남기지 못합니다. 그 자리를 채우는 것이 양식의 몫입니다.
