시말서 기록은 회사에 얼마나 남나요

시말서 마스터·8분·2028.04.10

물음이 두 갈래로 갈립니다

종이가 어디에 있는가와 그 일이 있었다는 사실이 어디에 남는가는 다른 물음입니다.

얼마나 남느냐고 물을 때 머릿속에 있는 것은 대개 한 가지입니다. 내가 적어 낸 그 종이입니다. 캐비닛 어딘가에 몇 년 동안 꽂혀 있다가 어느 시점에 없어지는 그림을 떠올리게 됩니다.

그런데 실제로 신경 쓰이는 것은 그 종이가 아닌 경우가 많습니다. 종이가 없어지더라도 그런 일이 있었다는 사실이 다른 자리에 한 줄로 남아 있으면, 걱정하던 상황은 그대로입니다.

그래서 이 물음은 처음부터 둘로 갈라 놓는 편이 낫습니다. 하나는 문서가 어디에 얼마 동안 있는가이고, 다른 하나는 그 문서가 없어진 뒤에도 남는 것이 있는가입니다. 두 물음은 답을 찾는 곳이 다릅니다.

앞엣것은 서류 관리의 문제라 보존과 파기에 관한 이야기로 이어지고, 뒤엣것은 인사 자료를 어떻게 쌓아 두는가의 문제라 회사의 규정과 관행으로 이어집니다. 두 갈래를 섞어 물으면 어느 쪽으로도 답이 나오지 않습니다.

몇 년이라고 적어 드릴 수가 없습니다

이 서면의 보관 기간을 정한 법령을 찾지 못했습니다.

기간을 물으면 숫자가 나와야 할 것 같습니다. 실제로 몇 년이라고 적어 둔 글도 있습니다. 그래서 이번 조사에서 그 숫자의 출처를 따라가 보았습니다.

근로 관계의 서류를 일정 기간 보존하도록 정한 조문은 있습니다. 다만 그 조문이 대상으로 삼는 서류가 무엇인지는 대통령령이 정하도록 되어 있고, 그 열거 안에 이 서면이 어떤 이름으로 들어 있는지를 확인하지 못했습니다. 확인하지 못한 채로 숫자를 옮겨 적으면 없는 규정을 만들어 내는 셈이 됩니다.

징계에 관한 기록 자체의 보존 기간을 정한 법령도 확인되지 않았습니다. 인사기록을 몇 년 동안 유지하라고 정해 둔 조문을 찾지 못했다는 뜻입니다.

그러니 이 글은 숫자를 드리지 않습니다. 몇 년이라고 적힌 설명을 보게 되거든 그 근거가 어느 조문인지, 그 조문이 정말 이 서면을 가리키는지 한 번 확인해 보시기 바랍니다. 근거 없는 숫자는 안심시키는 쪽으로도 불안하게 하는 쪽으로도 똑같이 어긋납니다.

그러면 무엇이 기간을 정하나

무엇을 위해 갖고 있는가가 언제까지 갖고 있는가를 정합니다.

법이 기간을 정해 두지 않았다고 해서 아무렇게나 두어도 되는 것은 아닙니다. 개인의 정보를 다루는 일에는 일반 원칙이 걸리기 때문입니다.

그 원칙은 기간이 아니라 상태를 기준으로 삼습니다. 처리하려던 목적이 달성되어 더 이상 필요가 없어지면 미루지 말고 없애라는 것입니다. 날짜가 아니라 필요가 사라진 시점이 기준이 됩니다.

이 원칙을 이 서면에 대 보면 물음이 하나로 좁혀집니다. 지금 이 종이를 무엇을 위해 갖고 있는가입니다. 절차가 진행 중이어서 갖고 있는 것과, 나중에 참고하려고 갖고 있는 것과, 그냥 정리되지 않아서 남아 있는 것은 서로 다릅니다.

그리고 실제 기간은 그 위에 회사의 규정이 얹혀 정해집니다. 인사 기록을 어떻게 관리하는지, 개인정보를 어떤 항목별로 얼마 동안 두는지가 회사마다 문서로 정해져 있습니다. 답을 찾을 자리가 법령이 아니라 그쪽이라는 뜻입니다.

둘째 문답이 실제로 자주 나오는 상황입니다. 규정을 열어 보면 징계의 종류와 절차는 자세히 적혀 있는데 기록을 언제까지 두는지는 비어 있는 경우가 많습니다.

비어 있다는 것을 확인해 두면 적어도 묻는 자리가 달라집니다. 법에 정해져 있는지를 묻는 대신 우리 회사가 얼마 동안 두기로 했는지를 묻게 됩니다.

남는 형태가 하나가 아닙니다

원본이 없어져도 같은 내용이 다른 자리에 여러 벌 남아 있습니다.

기간을 물을 때 대개 한 벌을 떠올리지만 실제로는 여러 벌이 만들어집니다. 낸 순간부터 옮겨 적히고 복사되기 때문입니다.

제출한 원본이 있고, 결재를 올렸다면 그 시스템에 파일이 남고, 처리한 담당자의 컴퓨터에도 내려받은 사본이 있을 수 있습니다. 여기까지가 문서 쪽입니다.

그다음이 다른 갈래입니다. 그런 일이 있었다는 사실이 인사 자료에 한 줄로 옮겨지는 경우입니다. 이 한 줄은 문서가 아니라 항목이어서, 원본을 없앤 뒤에도 그대로 남습니다.

아래 표는 각각이 어디에 있고 언제 사라지는지를 갈라 둔 것입니다. 사라지는 시점 칸이 대부분 회사가 정하는 문제로 되어 있는 것이 이 주제의 결론이기도 합니다.

넷째 줄이 이 표에서 가장 중요합니다. 문서를 없앴다는 답을 받고도 상황이 달라지지 않았다고 느끼는 이유가 대개 여기 있습니다. 물어볼 때 문서만 물으면 이 줄은 답에 들어오지 않습니다.

셋째 줄과 다섯째 줄은 관리 대상에서 빠져 있기 쉬운 자리입니다. 정해진 기간이 지나 원본을 없앴더라도 이쪽은 그대로 남아 있을 수 있습니다.

확인하고 싶다면 무엇을 묻나

몇 년이냐고 묻는 대신 무엇을 위해 어디에 두고 있는지를 물으십시오.

묻는 문장을 어떻게 세우느냐에 따라 돌아오는 답의 범위가 달라집니다. 기간만 물으면 기간만 옵니다.

1. 회사 규정에서 기록 관리 조항을 찾는다징계의 종류와 절차를 정한 조항 뒤에 기록에 관한 조항이 따로 있는 경우가 있습니다. 없으면 없다는 것을 확인한 것입니다.
2. 개인정보 처리방침에서 인사 항목을 본다직원의 정보를 어떤 항목으로 얼마 동안 두는지가 정리되어 있는 것이 보통입니다. 회사 홈페이지나 사내 게시판에서 열립니다.
3. 문서와 항목을 나누어 묻는다제출한 문서가 어디에 있는지와, 그 사실이 인사 자료에 어떤 형태로 남아 있는지를 따로 묻습니다. 한 번에 물으면 한쪽만 답이 옵니다.
4. 사본까지 포함해 달라고 적는다결재 시스템과 담당자가 내려받은 파일을 포함해 확인해 달라고 밝히면 답의 범위가 달라집니다.
5. 확인한 내용을 날짜와 함께 적어 둔다구두로 들은 답은 시간이 지나면 서로 다르게 기억됩니다. 언제 누구에게 무엇을 들었는지를 그날 적어 두십시오.

셋째 단계가 이 순서의 핵심입니다. 문서와 항목을 갈라 묻지 않으면 문서를 없앴다는 답만 돌아오고, 정작 남아 있는 쪽은 답에 들어오지 않습니다.

다섯째 단계는 번거로워 보이지만 뒤에 다시 물을 일이 생겼을 때 크게 다릅니다. 앞서 무엇을 확인했는지가 남아 있으면 같은 질문을 처음부터 다시 하지 않아도 됩니다.

확인하지 못한 것을 적어 둡니다

남은 기록이 뒤에 어떻게 쓰이는지에 관해서는 말씀드릴 것이 없습니다.

이 주제에서 실제로 궁금한 것은 기간 자체가 아닐 것입니다. 남아 있는 것이 나중에 어떻게 쓰이는가일 것입니다.

그 점에 관해 확인된 자료를 얻지 못했습니다. 뒤의 평가나 처분에 어떻게 반영되는지, 반영된다면 어느 정도인지를 판단한 근거를 찾지 못했습니다. 그래서 영향이 있다고도 없다고도 적지 않겠습니다.

근거가 잡히는 범위는 세 줄로 끝납니다. 기간을 정한 법령을 찾지 못했고, 필요가 사라지면 없애는 것이 원칙이며, 실제 기간은 회사의 규정이 정합니다. 그리고 남는 형태가 하나가 아니어서 문서를 없앴다는 답만으로는 전체를 알 수 없습니다.

그 세 가지를 알고 물으면 적어도 헛도는 질문은 하지 않게 됩니다. 이 글이 드릴 수 있는 것이 그것입니다.

비워 둔 자리를 채워 넣은 글을 만나거든 그 근거를 물어보십시오. 이 주제에서는 근거 없는 숫자와 근거 없는 안심이 함께 돌아다닙니다.

그리고 낼 때 사본을 한 부 남겨 두십시오. 무엇을 적어 냈는지가 손에 있어야 뒤에 무엇이 남아 있는지를 물을 때도 이야기가 됩니다.

자주 묻는 질문