워크숍 개요

업무 워크숍의 목적은 업무성과 향상을 위해 프로젝트 관련 의견 공유를 주요 내용으로 하고 있습니다.
성과에 집중되어 있는 워크숍의 특성상 기획자는 취지에 맞게 장소 선정 및 진행 과정을 명확하게 계획하는 것이 중요하며, 참석자 또한 미리 공지된 주제와 주요 내용을 인지하고 준비하는 것이 필요합니다. 업무 워크숍 행사관리에서 준비 절차와 서식을 제안해 드립니다.
여러분은 워크숍의 핵심인 주제에 맞는 명확한 의견 제안과 토론 준비만 하시면 됩니다.

• [업무] 워크숍 공지문
• [업무] 워크숍 일정표(확정)
• [업무] 워크숍 명찰(탁상형)
• [업무] 워크숍 결과보고서

워크숍 기획/승인

업무 관련 워크숍을 준비할 때는 목표 설정에 맞게 적합한 장소와 시설 준비가 필요합니다.
내부 전략을 위해 임원들만 참석하는 워크숍 이라던지 신입 오리엔테이션을 위한 워크숍 이라던지, 어떤 취지로 워크숍을 진행 할지는 상부에서 업무 지시가 내려 올 때부터 정해져 있는 것이 대부분 입니다.
워크숍을 통해 전략을 설정하거나 신입의 업무 집중을 향상시키고 단합을 위한 목표가 있으므로 그 목표에 맞게 워크숍 콘셉을 잡아야 합니다.
전략 및 성과 워크숍을 내부에서 진행할 수도 있지만 대체적으로 외부 시설에서 진행하는 경우가 많습니다.
날마다 근무하는 장소에서 워크숍을 진행하는 것 보다는 새로운 장소에서 진행하는 게 더 좋겠죠? 그래서 준비단계에서는 우선 장소 리스트 정보수집이 제일 중요합니다.

워크숍 목적과 적합한 장소와 위치를 생각하여 워크숍 후보지를 2~3가지 선택하여 검토합니다.
업무, 성과 워크숍 장소 섭외 시 펜션 보다는 비즈니스 호텔이나 리조트 세미나 공간을 선호합니다.
워크숍을 진행하는 목적을 명확하게 인지하여 장소, 참여 인원, 시설물, 교육커리큘럼 등을 계획하는 것이 좋습니다.

ㆍ[업무] 워크숍 정보리스트업

ㆍ[업무] 워크숍 참석명단

회사에서는 최소 비용 투자를 통해 최대의 효과를 얻어야 만족할 수 있습니다.
너무 좋은 곳을 금액 생각 없이 추천하거나 결정해서도 안되며, 금액만 고려해 너무 저렴한 곳을 선택하는 것도 좋은 방법이 아닙니다.
우선 본사를 기준으로 너무 먼 곳 보다는 거리상으로 가까운 곳을 시작으로 금액별로 장소 섭외를 하는 것을 추천합니다. 업무 전략 콘셉 경우 회의를 하거나 발표하는 활동이 많기때문에 펜션 보다는 비즈니스 호텔이나 리조트 세미나 공간을 선호합니다.
종합적으로 거리, 시설물 유무, 가격 등을 수집 후 여러 정보를 리스트업하여 장소를 선정해봅니다.

워크숍 준비는 본인이 결정자가 아닌 이상 상급자의 승인을 필요로 합니다.
그런데 상사에게 무작정 수집한 전체 리스트를 보여드리고 자! 골라주세요~ 하면 좋아하실까요? 결재권자들은 합리적인 선택 안 몇 가지만 원합니다.
그래서 준비자는 여러가지 가안 중 본인의 판단하에 최적의 선택안을 추려내야 합니다. 기획안에는 세부 일정 계획은 아니더라도 요약 일정과 예상 경비, 준비 사항 등을 결재권자에게 보고 후 결재 받습니다.
정보수집과 예산 견적을 통해 장소별 2~3가지를 비교하여 선택 할 수 있도록 보고하는 것이 좋습니다.
결재권자는 최종적으로 합리적인 가격의 워크숍 기획안을 선택하게 됩니다.
어쩌면 기획과 승인 단계가 제일 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 목적에 맞는 장소인지 비용이 적절한지가 제일 중요하니까요.

ㆍ[업무] 워크숍 기획안

워크숍 준비

워크숍의 기획안이 승인되면 실질적으로 예약과 프로그램 일정 등을 확정해야 합니다.
세부 일정을 준비하면서 기획안이 변경, 수정 될 수 있겠지만 큰 틀은 벗어나지 않게됩니다.
그러므로 사전에 워크숍에 참석하는 사람들에게 일정을 미리 공지하도록 합니다. 이 때에는 확정 된 일정이 아니라면 장소와 날짜, 워크숍 취지 등 간략하게 일정을 전달해도 무방합니다.

다만, 업무 워크숍일 경우 안건 및 토론 주제에 대해 자료를 준비하거나 자신의 의견을 정리할 수 있도록 업무 토론 주제에 대해서는 전사적으로 알리는 것이 좋습니다.
사전 공지는 되도록 2~3주 전에 알려주는 것이 좋고, 어떤 콘셉과 목적을 가지고 진행되는 워크숍인지 상기시켜 주세요.

ㆍ[업무] 워크숍 공지문

업무 워크숍은 외부 장소의 실내에서 진행되는 행사가 대부분입니다.
그러므로 팀, 직급별 임원들의 구분을 명확하게 하여 이름표나 명찰을 준비하고 외부 장소 알림 문구를 부착하면 참석하는 사람들이 편하게 이용할 수 있습니다.

ㆍ[업무] 워크숍 명찰(가로_세로)

ㆍ[업무] 워크숍 명찰(탁상형)

워크숍 일정 4~5일 전에는 사전 예약 상황을 다시 한 번 점검할 수 있도록 합니다. 참석자의 변동, 차량 이용 여부, 프로그램 변경, 숙소, 시설 장비의 예약 등을 확인하여 위치나 연락처를 함께 기재하고 워크숍 당일 예약점검표를 통해 한번에 확인할 수 있다면 워크숍 준비는 끝입니다.

워크숍을 준비하는 팀은 사전에 기획안을 준비하면서 많은 회의를 거치며 장소 섭외, 프로그램을 생각했을 겁니다.
그러나 실제로 워크숍을 진행 하다 보면 많은 변수가 생길 수 있어요. 프로그램 시간이 늦어지거나 당일 시설 장비에 문제가 있을 수 있습니다.
그러므로 준비계획 단계에 변수에 대해 추가적인 대비책도 마련 해 두시는 게 좋습니다. (시설 장비의 여분, 차량 문제 시 대비 방법 등)

워크숍 계획안 승인 후 준비 상황을 점검할 수 있는 점검표입니다.
업무 워크숍 진행 시 필요한 시설 장비나 물품 등을 최종 확인 할 수 있는 리스트입니다. 워크숍 당일 날 확인하는 것 보다 며칠 전 다시 한 번 예약 상황을 점검하는 것이 좋아요.

만약 당일 날 시설 장비에 문제가 있을 경우 바로 조치를 취할 수 있도록 담당연락처를 기재합니다.

ㆍ[업무] 워크숍 예약상황 점검표

워크숍 실행

확정된 워크숍 일정표는 예산 및 계획안 승인 후 주요 시설이 예약 완료 된 후 참가자 전원에게 알려줍니다.
사전에 기본 일정에 대해 공지했다면 세부 일정이나 준비물 등을 최종적으로 공지하면 되고, 세부 일정이 모두 확정되고 공지하는 회사는 최소한 출발 1주일 전에는 확정 일정을 알려주는 것이 좋습니다.
일정 계획을 확인하여야 참가자들도 워크숍을 준비할 수 있기 때문입니다.

ㆍ워크숍 일정표(확정)

업무 워크숍의 경우 제일 중요한 목적은 직원들의 아이디어를 통해 성과를 창출할 수 있는 실행. 즉, 세부 진행 및 전략 상황을 도출하는 것입니다.
워크숍을 진행하기 전 참석자들에게 워크숍 개요 및 안건에 대해 미리 알려주고 자신의 의견을 충분히 제시할 수 있도록 제안서를 전달받는 것도 좋습니다.
워크숍은 일정이 짧습니다. 그 시간 동안 원하는 결과를 도출하길 원하죠. 그러므로 사전에 제안서를 받아 워크숍 주관 및 진행자가 토론 시간을 조율하고 정리할 수 있습니다.

그래서 업무 워크숍 경우 참여자들의 의견을 조율하고 통합할 수 있는 리더나 의장을 선출하여 워크숍을 진행하고, 자율적으로 발언할 수 있는 기회를 모두에게 주어야 합니다.

ㆍ[업무] 워크숍 토론 제안서

업무 워크숍을 진행할 때는 발표자와 참석자 모두 토론에 참여하는 데 이 때 진행되는 회의 과정을 빠짐없이 기록할 수 있는 서기가 필요합니다.
회의 시작 전 진행자와 서기를 결정하여 회의에 임하며, 서기는 회의가 끝나면 그 과정에서 결정된 주요 안건 및 회의 결과를 보고 할 수 있도록 회의록을 작성하는 것이 좋습니다.

ㆍ[업무] 워크숍 회의록

워크숍 결과보고

워크숍을 진행한 후 책임자 및 진행자는 결과에 대한 개요와 진행 성과에 대해 보고할 수 있습니다.
그리고 참석자들에게 워크숍의 만족도나 성과에 대해 설문 조사를 받아 관리하는 것이 다음 워크숍을 준비하는 데 있어 많은 도움이 될 수 있고 어떤 워크숍을 원하는지 의견을 들을 수 있는 시간이 됩니다.
그러므로 워크숍이 끝나고 나면 진행과정을 통해 어떤 결과를 도출했는지 파악하고 진행자의 의견을 종합하여 다음 워크숍 계획에 활용하고 결과 보고서에 기록합니다.

워크숍을 준비하면서 사전에 예약 및 정산이 끝날 수도 있지만 워크숍 종료 후 입금 및 발행 처리가 진행될 수 있습니다. 예약 및 정산 현황을 확인하고 아직 지급되지 않은 미지급비용이나 증빙서류의 발급 처리가 제대로 되었는지 확인하여 경비내역서를 작성합니다. 증빙 받지 못한 경비들은 비용으로 인정 받지 못하므로 지출 했던 모든 영수증을 챙기도록 합니다. 증빙서류 없이 현금으로 결제 된 경비들은 워크숍 종료 후 지출품의서를 작성하여 사업성과 관련된 증빙자료로 보관합니다. 올해의 지출 금액을 검토하고 적정여부를 판단하여 다음 워크숍 목표 및 예산 산정을 위해 경비보고서를 검토하고 기록하는 것이 좋습니다.