거래명세서 양식 워드(DOC) 무료 다운로드
거래명세서 마스터·8분·
워드로 만든 거래명세서에서 조심할 것은 열리지 않는 것이 아니라 수량과 금액이 손대어진 채 돌아오는 것입니다. 잘 열리는 형식은 잘 고쳐지는 형식이기도 해서, 내가 건넨 판을 세어 두지 않으면 그 편의가 그대로 사고가 됩니다.
거래명세서에 서명이나 직인을 요구하는 규정은 이번 조사에서 확인되지 않았습니다 · 법이 서식과 기재 항목을 정해 둔 문서는 따로 있고 그것은 세금계산서입니다(부가가치세법 제32조)
검수하시고 이상 있으면 알려 주세요.
검수 후 수량이 다르면 파일을 고치지 마시고 어느 품목이 몇 개 차이 나는지 회신으로 알려 주십시오. 저희가 다시 만들어 보내겠습니다.
명세서 첨부합니다.
5월 18일자 납품분 명세서를 첨부합니다. 이 건의 세금계산서는 아직 발행하지 않았으니 수량 확인 후 회신 주시면 그 금액으로 처리하겠습니다.
금액은 부가세 별도입니다.
표에 적힌 단가와 금액은 공급가액이며 부가가치세는 별도입니다. 총액 줄 아래에 세액을 따로 두었으니 두 값을 나눠 보아 주십시오.
거래명세서를 워드로 보내야 하는 자리
상대가 국내 사무 환경 밖에 있으면 고를 수 있는 형식이 좁혀집니다.
거래처가 외국계 법인이거나 해외에 있는 회사라면 국내에서만 쓰이는 문서 형식은 아예 열리지 않습니다. 물건은 이미 항구를 떠났는데 서류가 열리지 않아 인수 확인이 늦어지면 그다음 절차가 통째로 밀립니다.
국내 거래에서도 사무 문서를 웹 기반으로 다루는 회사가 늘었습니다. 자체 프로그램에 명세 내용을 옮겨 담아야 하는 곳이라면 글자를 복사할 수 있는 형식이 필요합니다.
상대 환경을 전혀 모를 때의 기본값으로도 쓸 만합니다. 처음 거래를 트는 자리에서는 열리지 않을 확률이 가장 낮은 쪽을 고르는 것이 합리적입니다.
다만 이 형식은 받는 쪽에서도 손댈 수 있다는 성질을 함께 가져옵니다. 다른 서류에서는 대수롭지 않은 성질인데 거래명세서에서는 사정이 조금 다릅니다. 다음 절에서 그 까닭을 갈랐습니다.
받는 쪽이 고쳐서 돌려보내게 되는 문서라는 점
이 서류는 상대가 읽기만 하는 것이 아니라 물건과 맞춰 보고 확인해 주는 서류입니다.
대부분의 서류는 보내면 상대가 읽고 끝납니다. 거래명세서는 다릅니다. 받은 쪽이 창고에서 실제 물건과 하나씩 맞춰 보고, 수량이 다르거나 규격이 어긋나면 그것을 알려 오는 절차가 뒤에 붙어 있습니다.
고칠 수 있는 파일을 보내 두면 그 알림이 파일 수정으로 바뀝니다. 상대 담당자가 좋은 뜻으로 숫자를 고쳐 다시 보내 주는 것입니다. 세 개가 덜 왔으니 수량을 고쳐 두었다는 회신이 오면 고마운 일이지만, 그 순간부터 같은 이름의 서류 두 판이 서로 다른 금액을 달고 돌아다닙니다.
여기가 다른 문서와 갈리는 자리입니다. 거래명세서의 금액은 그 자리에서 끝나지 않고 뒤에 오는 세금계산서와 대금 청구로 이어집니다. 어느 판을 기준으로 삼았는지가 서로 다르면 세 서류의 금액이 각각 달라집니다.
그래서 워드로 보낼 때는 고치지 말라고 막는 것보다, 고칠 일이 생기면 어떻게 알려 달라고 미리 적어 두는 편이 실제로 통합니다. 사람은 막힌 길보다 열린 길로 갑니다.
그 값이 맞다면 내용은 맞습니다. 다만 내가 만들지 않은 파일이 내 상호를 달고 남게 되니, 확인한 수량으로 내 쪽에서 다시 만들어 보내고 그 판이 앞의 것을 대신한다고 적어 두십시오.
물건이 실제로 오간 대로 기록을 남기는 것이 이 서류의 값어치이므로 다시 만드는 편이 낫습니다. 처음 것을 지우지 말고 두 판을 함께 남겨 두면 무슨 일이 있었는지가 그대로 보입니다.
수량이 바뀌어 돌아왔을 때의 차례
먼저 무엇이 달라졌는지 세고, 그다음에 어느 서류까지 손대야 하는지 봅니다.
다섯 단계로 적었지만 실제로는 두 갈래입니다. 앞의 셋은 명세서 안에서 끝나는 일이고 뒤의 둘은 명세서 밖으로 번지는 일입니다.
특히 마지막 단계를 빠뜨리면 명세서만 말끔해지고 세무 쪽이 어긋난 채로 남습니다.
- 돌아온 파일과 내가 보낸 파일을 나란히 놓기덮어쓰지 말고 둘 다 남긴 채로 엽니다. 어느 줄의 무엇이 달라졌는지 세는 것이 첫 일입니다.
- 달라진 줄을 품목 단위로 적어 두기수량이 줄었는지 규격이 바뀌었는지 아예 빠진 줄인지 갈라 적습니다. 뒤에서 어느 서류를 고쳐야 하는지가 여기서 갈립니다.
- 확인된 수량으로 내 쪽에서 다시 만들기상대가 고친 파일을 그대로 쓰지 말고 같은 내용으로 내가 새로 만듭니다. 내 상호가 붙은 서류는 내가 만든 것만 남기는 편이 뒤가 깨끗합니다.
- 어느 판이 살아 있는지 문장으로 남기기새로 보낸 것이 앞서 보낸 것을 대신한다고 회신 본문에 적습니다. 파일이 아니라 이 한 줄이 기준을 정합니다.
- 세금계산서를 이미 끊었는지 확인하기명세서 금액이 달라졌는데 세금계산서가 이미 나가 있으면 그쪽은 별도 절차로 손봐야 합니다. 명세서만 고쳐 두고 끝났다고 여기는 것이 이 자리에서 가장 흔한 착각입니다.
마지막 단계를 굵게 두었습니다. 거래명세서는 회사가 만들어 쓰는 기록이라 다시 만드는 데 정해진 절차가 없지만, 세금계산서 쪽에는 이미 발급한 것을 고치는 절차가 따로 마련되어 있습니다. 사유에 따라 방식과 기한이 달라지므로 그 부분은 국세청 안내를 확인하십시오.
이 둘을 같은 일로 여기면 명세서는 맞는데 신고 자료는 틀린 상태가 됩니다. 두 문서의 관계는 세금계산서와의 차이를 다룬 글에 갈라 두었습니다.
외국계 거래처와 해외로 보낼 때 볼 자리
항목 이름을 옮기는 일과 세금 표기를 옮기는 일은 성격이 다릅니다.
워드 양식을 찾는 분들 가운데 상당수가 영문 표기가 필요해서 찾습니다. 품목과 수량, 단가처럼 물건을 가리키는 항목은 이름만 바꿔 넣으면 그대로 통합니다.
조심할 것은 그 옆의 세금 칸입니다. 세금 제도는 나라마다 다르게 짜여 있어서 우리 쪽 표기를 그대로 옮기면 상대가 다른 뜻으로 읽습니다. 이 자리는 형식의 문제가 아니라 거래 조건의 문제이므로 미리 맞춰 두어야 합니다.
아래 표는 항목별로 어디까지가 이름만 바꾸면 되는 일이고 어디부터가 미리 합의할 일인지 가른 것입니다.
| 명세서의 칸 | 옮길 때의 성격 | 무엇을 해야 하는가 |
|---|---|---|
| 품목명과 규격 | 이름만 바꾸면 되는 칸 | 상대가 발주서에 쓴 표기를 그대로 따라 적는다 |
| 수량과 단위 | 미리 맞출 칸 | 낱개인지 상자인지 무게인지 단위 기준을 먼저 합의한다 |
| 통화와 단가 | 미리 맞출 칸 | 어느 통화로 적을지, 환산이 필요하면 어느 시점 값인지 정해 둔다 |
| 세금 칸 | 미리 맞출 칸 | 제도가 다르므로 우리 쪽 표기를 옮기지 말고 상대와 먼저 정한다 |
| 수령 확인란 | 이름만 바꾸면 되는 칸 | 누가 언제 받았는지 적는 자리라 성격이 달라지지 않는다 |
둘째 줄이 실제로 가장 자주 어긋납니다. 같은 숫자를 두고 한쪽은 낱개로, 다른 쪽은 상자로 세고 있으면 물건이 도착한 뒤에야 차이가 드러납니다. 단위를 칸 안에 함께 적어 두면 이 다툼이 거의 사라집니다.
넷째 줄에서 무리하지 마십시오. 국내 제도를 기준으로 만든 세금 칸을 그대로 번역해 보내면 상대 회계 쪽에서 되물어 오고, 그 답을 하는 동안 대금 처리가 멈춥니다. 정해지지 않았으면 칸을 비우고 협의 중이라고 적는 편이 낫습니다.
워드 양식을 고를 때 확인할 것
품목 목록이 진짜 표로 잡혀 있는지 하나만 봐도 절반은 갈립니다.
이 형식에서 가장 흔한 문제는 품목 목록이 표가 아니라 줄바꿈과 공백으로 모양만 맞춰져 있는 경우입니다. 화면에서는 반듯한데 품목을 하나 지우거나 글자 수가 달라지면 그 아래가 통째로 밀립니다.
거래명세서는 줄이 자주 늘고 주는 문서라 이 약점이 곧바로 드러납니다. 세 줄짜리 납품에 맞춰 만든 파일에 열다섯 줄을 넣으면 표가 무너지고, 무너진 표는 받는 쪽에서 대조할 수 없습니다.
아래 목록은 내려받은 파일을 처음 열었을 때 훑는 것입니다. 앞의 세 줄이 이 형식에 고유한 자리입니다.
워드 거래명세서 양식 점검
셋째 줄은 이 형식에서 가장 조용하게 사고가 나는 자리입니다. 내 컴퓨터에만 있는 글꼴로 지정해 두면 상대 화면에서 비슷한 글꼴로 바뀌면서 글자 폭이 달라지고, 그 바람에 표가 한 쪽을 넘어갑니다.
품목이 많은 거래라면 처음부터 계산이 되는 형식을 고르는 편이 낫습니다. 줄을 늘렸을 때 합계가 따라오지 않는 문제는 엑셀 양식을 다룬 글에서 따로 풀었습니다.
자주 묻는 질문
워드 파일을 그대로 보내도 되나요?
보내도 됩니다. 파일 형식을 정한 규정이 없으므로 상대가 열 수 있는 형식이면 충분합니다. 다만 받는 쪽에서 고칠 수 있으니 어느 판이 살아 있는지 회신 본문에 남겨 두십시오.
옛 형식과 새 형식 중 어느 쪽으로 저장하나요?
받는 자리를 모른다면 요즘 널리 깔린 최신 형식으로 두는 편이 무난합니다. 오래된 프로그램을 쓴다는 답이 오면 그때 옛 형식으로 한 벌 더 만들어 보내면 됩니다.
상대가 수량을 고쳐 보내면 그 파일이 원본이 되나요?
그렇지 않습니다. 어느 것이 내가 낸 명세인지는 파일이 아니라 주고받은 기록으로 가려집니다. 확인된 수량으로 내 쪽에서 다시 만들어 보내는 편이 뒤가 깨끗합니다.
영문 거래명세서도 같은 양식으로 되나요?
품목과 수량 쪽은 항목 이름만 바꾸면 됩니다. 다만 세금 칸은 나라마다 제도가 다르므로 우리 쪽 표기를 그대로 옮기지 말고 상대와 먼저 맞추십시오.
거래명세서를 메일로 보낼 때 본문에 무엇을 적나요?
어느 날짜의 어느 납품 건인지, 수량이 다르면 어떻게 알려 달라는지, 앞서 보낸 것이 있으면 이번 것이 그것을 대신한다는 사실을 적으면 충분합니다.
