사용인감계를 PDF로 만들 때

사용인감계 마스터·8분·2027.04.28

굳혀 보내라는 규정도, 말라는 규정도 없습니다

이 문서를 어떤 형태로 건네라고 정해 둔 조항을 찾지 못했습니다.

먼저 기대를 하나 접어 두시는 편이 좋겠습니다. 사용인감계를 굳힌 파일로 보내야 한다거나 그래서는 안 된다고 정한 조항을 찾지 못했습니다. 어느 쪽이 옳은 방식인가를 법에서 끌어올 수 없다는 뜻입니다.

이 문서에 정해진 모양이 없다는 사정도 앞선 편들과 같습니다. 회사가 스스로 만들어 쓰는 서류라 칸의 구성부터 자유롭고, 어떤 칸이 서야 하는지는 기재사항을 다룬 편에 따로 모아 두었습니다.

그렇다고 굳히는 일이 아무 의미 없는 선택인 것도 아닙니다. 이 문서에는 도장이 두 개 찍히고, 그 도장은 파일 안에서 이미지로만 존재하게 됩니다. 다른 서식과 달라지는 지점이 바로 거기입니다.

그래서 이 글은 옳고 그름을 가르지 않습니다. 굳히면 무엇이 달라지고, 그래서 굳히기 전에 무엇을 보고 넘어가야 하는가만 정리했습니다. 아래 내용은 전부 실무에서 벌어지는 일이지 법령이 아닙니다.

도장이 이미지로만 남는다는 사정

종이에서는 확인할 수 있던 것이 파일에서는 확인할 수 없게 됩니다.

종이로 건네는 사용인감계에서 받는 사람이 하는 일은 대조입니다. 함께 온 법인인감증명서를 옆에 놓고 인영을 맞춰 봅니다. 이때 그 사람은 인영의 결과 눌린 정도까지 눈으로 봅니다.

파일로 굳히면 그 대조의 재료가 화면에 담긴 만큼으로 줄어듭니다. 흐릿하게 들어간 인영은 흐릿한 채로 고정되고, 나중에 더 자세히 보려 해도 볼 것이 남아 있지 않습니다. 종이를 다시 달라고 하는 수밖에 없습니다.

여기에 하나가 더 붙습니다. 굳힌 파일에서는 원본인지 사본인지가 드러나지 않습니다. 종이라면 손에 쥐어 보면 갈리는 것이, 화면에서는 같은 모양으로 보입니다.

그래서 굳히는 걸음은 확인을 편하게 만드는 일이 아니라 확인의 여지를 닫는 일에 가깝습니다. 고쳐지지 않게 하려고 닫는 것인데, 확인할 여지도 같이 닫힌다는 점을 알고 닫으시면 됩니다.

굳히기 전에 보고 넘어가는 자리

굳힌 뒤에는 고칠 수 없으므로 순서가 곧 결과가 됩니다.

굳히는 일 자체는 간단합니다. 문제는 그 앞에 있습니다. 아직 도장을 찍지 않았는데 굳히거나, 칸을 비워 둔 채로 굳히거나, 인영이 잘 나오지 않은 채로 굳히는 일이 실무에서 반복됩니다.

이 문서는 특히 걸음이 하나 더 있습니다. 화면에서 칸을 채우고 뽑아서 도장을 찍고 다시 파일로 만드는 순서를 밟게 되는데, 그 중간에 한 걸음만 어긋나도 도장 없는 파일이 완성본으로 나가 버립니다.

아래는 그 순서를 걸음별로 적어 둔 것입니다. 규칙이 아니라 순서일 뿐이며, 회사마다 사정이 달라 줄이거나 바꾸셔도 됩니다.

1. 칸을 먼저 다 채웁니다굳힌 뒤에는 한 글자도 고칠 수 없으므로 문장은 이 단계에서 끝냅니다.
2. 뽑아서 두 도장을 찍습니다법인인감과 사용인감이 함께 들어가야 이 종이가 서므로 하나만 찍고 넘어가지 않습니다.
3. 찍힌 인영을 눈으로 확인합니다번져 있거나 글자에 겹쳐 있으면 이 자리에서 다시 뽑는 편이 낫습니다.
4. 그 상태 그대로 파일로 만듭니다도장이 없는 앞 단계의 파일과 섞이지 않게 이름을 갈라 두시면 좋습니다.
5. 만든 파일을 열어 다시 봅니다인영이 알아볼 만큼 담겼는지, 칸이 밀리지 않았는지 마지막으로 봅니다.

다섯 걸음 가운데 셋이 도장에 관한 것입니다. 도장이 두 개 들어가는 문서라 굳히는 걸음도 그만큼 무거워집니다.

네 번째 줄의 이름 이야기를 흘려듣지 않으시는 편이 좋습니다. 도장이 찍히기 전 파일과 찍힌 뒤 파일이 화면에서는 비슷하게 보여, 급할 때 앞의 것을 보내는 사고가 실제로 잦습니다.

받는 쪽이 종이를 따로 찾는 일이 있습니다

파일로 보냈다고 해서 그것으로 끝나지 않는 자리가 있습니다.

굳혀 보낸 뒤에 종이를 따로 달라는 연락을 받는 경우가 있습니다. 요구하는 쪽에 그럴 사정이 있어서인데, 이 문서를 조사한 범위에서는 그런 요구의 근거를 조문으로 확인하지 못했습니다. 정하는 것은 받는 쪽입니다.

그래서 굳혀 보내는 것으로 일이 끝나는 자리인지 아닌지를 먼저 가려 두시는 편이 낫습니다. 가려 두지 않으면 파일을 보내고 며칠 뒤에 다시 종이를 준비하게 되고, 그동안 일정이 밀립니다.

아래에 그 갈림을 자리별로 모아 두었습니다. 오른쪽 열이 요점이며, 어느 줄에서도 결정하는 것은 법이 아니라 그 서류를 받아 두는 쪽입니다.

표를 보시면 굳힌 파일이 통하는 자리와 통하지 않는 자리가 갈려 있습니다. 그 갈림을 만드는 것은 형식의 성질이 아니라 받는 쪽의 사정입니다.

그러니 굳히기 전에 물어보시는 편이 가장 빠릅니다. 한 줄 확인이 종이를 두 번 만드는 일을 없앱니다.

굳힌 파일을 두고 흔히 어긋나는 지점

굳혔다는 것과 확인이 끝났다는 것은 다른 말입니다.

첫째는 굳혀 두면 안전하다고 여기는 것입니다. 굳히기는 그 뒤로 고쳐지지 않게 하는 장치이지, 그 안에 담긴 것이 옳다고 보증하는 장치가 아닙니다. 비어 있던 칸은 비어 있는 채로 굳습니다.

둘째는 인영이 흐려도 굳히면 그만이라고 여기는 것입니다. 앞에서 보았듯 화면에 담기지 않은 것은 나중에 꺼낼 수 없습니다. 흐린 인영은 대조하는 사람의 손을 멈추게 하고, 결국 되묻는 연락으로 돌아옵니다.

셋째는 도장을 찍기 전 파일과 찍은 뒤 파일을 같은 이름으로 두는 것입니다. 화면에서 둘은 비슷하게 보이므로 이름으로 갈라 두지 않으면 언젠가 앞의 것이 나갑니다.

전자적인 방식으로 도장을 대신하는 이야기는 이 글의 몫이 아닙니다. 그쪽은 전자서명을 다룬 편에 따로 정리해 두었으니 그 편을 보시면 됩니다. 여기서 다룬 것은 이미 찍힌 도장을 파일로 굳혀 보내는 자리까지입니다.

자주 묻는 질문