사용인감계 전자서명이 사용인감을 대신할 수 있나

사용인감계 마스터·8분·2027.05.11

대신한다는 물음을 그대로 받으면 답이 나오지 않습니다

무엇을 무엇으로 바꾸려는 것인지부터 갈라 두어야 합니다.

전자로 계약을 맺는 자리가 늘면서 이 물음을 자주 받게 되었습니다. 화면에서 서명 한 번으로 끝나는데 굳이 종이를 뽑아 도장을 찍고 서류를 챙겨 보내야 하느냐는 것입니다. 묻는 마음은 분명합니다. 걸음을 줄이고 싶은 것입니다.

그런데 이 물음에는 전제가 하나 깔려 있습니다. 사용인감과 전자서명이 같은 칸을 채우는 두 가지 방식이고, 그러니 편한 쪽을 고르면 된다는 전제입니다. 이 글은 그 전제를 먼저 들여다보려고 합니다. 전제가 어긋나 있으면 어느 쪽으로 답해도 오해가 남기 때문입니다.

먼저 사용인감계가 무엇을 하는 종이인지 떠올려 보겠습니다. 회사가 쓰는 도장 가운데 등기소가 알고 있는 것은 등기 신청에 쓰려고 미리 내 둔 하나뿐이고, 그 밖의 도장에는 대조해 볼 상대가 없습니다. 그래서 회사가 「이것은 우리 도장이고 이런 자리에 쓴다」고 스스로 밝혀 두는 것입니다.

전자서명 쪽은 출발점이 다릅니다. 그쪽이 붙잡으려는 것은 문서에 이름을 남긴 사람이 누구인가이고, 회사가 어떤 물건을 어떤 용도로 쓰는지는 애초에 다루지 않습니다. 두 방식이 향하는 곳이 이렇게 갈라져 있습니다.

무엇을 묻는가에서 두 방식이 갈립니다

물음을 늘어놓고 두 방식에 각각 물어보면 자리가 드러납니다.

아래 표는 계약을 주고받는 자리에서 실제로 떠오르는 물음을 왼쪽 열에 늘어놓은 것입니다. 그 물음을 종이 쪽 서류에 던졌을 때와 전자 쪽 방식에 던졌을 때 어떤 답이 돌아오는지를 나란히 두었습니다.

표를 읽으실 때는 가운데 열과 오른쪽 열을 한 줄씩 견주어 보시는 편이 낫습니다. 어느 쪽이 더 든든한가를 가리려는 표가 아니라, 두 열이 서로 다른 줄에서 답하고 있다는 것을 보이려는 표입니다.

특히 첫 줄과 둘째 줄을 붙여 보시면 이 글의 요점이 그대로 나옵니다. 한쪽이 답하는 줄에서 다른 쪽은 답하지 않고, 그 반대도 마찬가지입니다.

둘째 줄과 넷째 줄에서는 전자 쪽이 앞서고, 첫째 줄과 셋째 줄에서는 종이 쪽이 앞섭니다. 어느 한쪽이 다른 쪽을 품고 있지 않다는 것이 다섯 줄에서 드러납니다.

그리고 마지막 줄은 두 열이 나란히 비어 있습니다. 이 자리를 채우는 것은 방식이 아니라 서류를 받는 쪽이며, 그 사정은 이 글의 뒷부분에서 다시 다루겠습니다.

전자적 형태라는 이유만으로 밀려나지는 않습니다

형태 때문에 효력이 부인되지는 않는다는 법이 마련되어 있습니다.

여기서 한 가지는 짚고 넘어가야 합니다. 전자적 형태라는 이유만으로 문서나 서명의 효력을 부인하지 못하도록 정해 둔 법이 마련되어 있다는 점입니다. 그 조문을 원문으로 읽는 일은 이 글의 몫이 아니어서 요지 한 줄로만 두겠습니다.

다만 그 한 줄이 답해 주는 범위를 넓게 잡으시면 곤란합니다. 그 법이 말하는 것은 형태를 이유로 밀어내지 말라는 것이지, 전자로 한 것이면 무엇이든 종이로 한 것과 같은 자리에 놓인다는 뜻이 아닙니다.

그래서 이 편의 물음은 그 한 줄로 끝나지 않습니다. 형태를 이유로 밀려나지 않는다는 것과, 상대방이 확인하려던 것을 실제로 확인시켜 준다는 것은 다른 이야기이기 때문입니다.

계약이 회사를 묶는지 아닌지는 또 다른 층에 있습니다. 그 갈림길은 도장이나 서명의 모양이 아니라 그 일을 한 사람에게 회사를 대신할 자리가 있었는가에 있는데, 그 이야기는 계약의 효력을 다룬 편에 따로 정리해 두었습니다.

전자로 맺는 자리에서 실제로 밟게 되는 걸음

묻는 순서를 바꾸면 챙길 것과 챙기지 않아도 될 것이 갈립니다.

실무에서는 이 물음이 추상적으로 오지 않습니다. 상대가 전자로 하자고 하는데 사용인감계를 지금 만들어 두어야 하느냐는 형태로 옵니다. 그때 순서를 이렇게 잡으시면 헛걸음이 줄어듭니다.

핵심은 우리가 먼저 정하고 그다음에 상대에게 묻는 것이 아니라, 상대가 무엇을 받기로 했는지를 먼저 확인하고 우리 쪽 준비를 거기에 맞추는 것입니다. 이 문서는 우리가 보관하려고 만드는 것이 아니라 건네려고 만드는 것이기 때문입니다.

아래 다섯 걸음 가운데 앞의 두 걸음이 나머지 셋을 정합니다. 앞을 건너뛰고 셋째 걸음부터 시작하면 만들어 둔 것을 다시 만드는 일이 생깁니다.

1. 상대가 어떤 방식으로 맺자고 하는지 확인합니다화면에서 끝내려는 것인지, 전자로 주고받되 일부 서류는 따로 받으려는 것인지에 따라 준비가 달라집니다.
2. 받기로 한 첨부 목록을 먼저 받아 둡니다무엇을 받을지는 방식이 정하지 않고 받는 쪽이 정합니다. 목록이 손에 있으면 나머지 걸음이 짧아집니다.
3. 우리 쪽에서 쓸 도장을 하나로 정합니다한 건에 여러 도장이 섞이면 나중에 어느 것이 그 건의 도장이었는지를 다시 맞추어야 합니다.
4. 목록에 이 서류가 있으면 그 형태에 맞추어 준비합니다종이로 받겠다고 하면 뽑아서 날인해 보내고, 파일로 받겠다고 하면 그쪽이 열 수 있는 형태로 건넵니다.
5. 주고받은 기록을 사내에 남겨 둡니다어느 건에 무엇을 냈는지가 남아 있으면 같은 상대와 다시 거래할 때 앞의 네 걸음이 대부분 생략됩니다.

둘째 걸음이 이 글에서 가장 중요한 자리입니다. 방식이 무엇이든 목록을 정하는 쪽은 받는 쪽이며, 우리 쪽 판단으로 그 목록을 줄일 수는 없습니다.

넷째 걸음에서 파일로 건네게 되는 경우에는 뽑아 굳히는 과정에서 따로 볼 것이 몇 가지 생깁니다. 그 대목은 파일로 굳히는 이야기를 다룬 편에 정리해 두었습니다.

전자로 맺는데도 이 서류를 함께 요구받는 까닭

방식이 바뀌어도 회사가 그 도장을 인정한다고 밝히는 자리는 남습니다.

전자로 진행하기로 했는데도 상대가 사용인감계를 함께 달라고 하는 일이 있습니다. 앞뒤가 맞지 않아 보이지만 표의 셋째 줄을 다시 보시면 사정이 짐작됩니다. 회사가 그 쓰임을 알고 있었는가라는 물음이 전자 쪽에서는 저절로 채워지지 않기 때문입니다.

덧붙여 이 서류는 혼자 다니는 문서가 아닙니다. 회사가 스스로 쓴 종이라서 그것이 회사의 것임을 밖에서 받쳐 주는 자료가 함께 있어야 하고, 그 짝을 이루는 관계는 두 문서를 견준 편에 따로 정리해 두었습니다.

그러니 요구를 받으셨을 때 「전자로 하기로 했는데 왜」라고 되묻기보다, 무엇을 확인하려는 것인지를 물어보시는 편이 빠릅니다. 대개는 도장의 임자와 그 쓰임에 관한 물음이고, 그 물음은 방식과 무관하게 남아 있습니다.

다만 여기서 한 가지는 분명히 해 두겠습니다. 그 요구가 법에서 나오는 것은 아닙니다. 이 서류를 내라고 정해 둔 조항을 찾지 못했고, 요구하는 쪽이 자기 사정으로 목록에 올려 둔 것입니다.

다섯 줄 어디에도 어느 쪽이 옳은가를 가리는 물음이 없습니다. 이 편의 결론이 그 자리에 서지 않기 때문입니다.

정리하면 이렇습니다. 기록하는 방법이 종이에서 화면으로 옮겨 가더라도 기록해 두어야 할 것은 그대로 남습니다. 남은 것을 무엇으로 채울지는 그 서류를 받는 쪽이 정하고, 우리 쪽은 그 결정을 확인한 다음에 움직이면 됩니다.

자주 묻는 질문