사용인감계 사용인감을 여러 개 등록할 때

사용인감계 마스터·8분·2027.05.06

등록이라는 말을 먼저 내려놓겠습니다

여러 개를 만들었다고 해서 신고할 곳이 생기지는 않습니다.

도장을 하나 더 파고 나면 어딘가에 알려야 하는 것이 아닌가 하는 생각이 듭니다. 하나일 때는 넘어갔던 물음이 개수가 늘면서 갑자기 무거워 보이기 때문입니다. 받는 곳이 없습니다.

법이 붙잡아 둔 도장은 등기 신청에 쓰려고 등기소에 미리 낸 것 하나입니다. 그 밖의 도장에 대해서는 내라고도 알리라고도 하지 않습니다. 조문이 손을 놓은 자리에는 절차도 함께 없습니다. 그 구조는 법적 차이를 다룬 편에 조문과 함께 정리해 두었습니다.

그러니 이 편의 제목에 들어 있는 말은 실무에서 부르는 이름으로 읽어 주십시오. 회사 안의 기록에 한 줄 올리는 일을 편의상 그렇게 부르는 것이지, 밖으로 나가는 절차를 가리키는 말이 아닙니다.

이 구별을 세워 두면 물음이 바뀝니다. 어디에 신고하느냐가 아니라, 아무 데도 신고하지 않는 도장이 여러 개일 때 회사가 무엇을 해야 하느냐입니다.

아래부터는 그 바뀐 물음을 따라갑니다. 지점이나 현장에 도장을 내주는 경우도 사정이 비슷한데, 그쪽은 자리가 만들어 내는 문제가 따로 있어 다른 편에서 다룹니다.

개수 제한이 없다는 것이 답의 절반입니다

몇 개를 두어도 되고 잃어버리면 다시 만들면 됩니다. 그 자유가 그대로 부담이 됩니다.

몇 개까지 만들 수 있는지를 정한 조항을 찾지 못했습니다. 회사가 필요한 만큼 만들어 쓰면 되고, 하나를 잃어버렸을 때도 신고하거나 폐기 신청을 하는 절차 없이 다시 만들면 됩니다.

여기까지가 흔히 알려진 답입니다. 그런데 이 답의 뒷면을 보셔야 합니다. 제한이 없다는 것은 밖에서 세어 주는 사람도 없다는 뜻입니다. 회사가 몇 개를 두고 있는지 말할 수 있는 것은 회사뿐입니다.

실제로 개수를 정확히 말하지 못하는 회사가 적지 않습니다. 필요할 때마다 하나씩 파다 보면 어느 부서 서랍에 무엇이 들어 있는지 흐려지고, 그 상태에서는 문제가 생겨도 어느 도장이 나갔는지부터 확인해야 합니다.

그래서 이 편의 답은 두 겹입니다. 여러 개를 두어도 된다는 것이 앞의 절반이고, 두는 만큼 가려 두어야 한다는 것이 뒤의 절반입니다. 뒤쪽을 빼면 앞쪽만 남아 도장이 늘어나기만 합니다.

세 번째 문답이 다음 절의 이야기입니다. 개수부터 정하면 기준이 뒤따라오지 않고, 기준부터 정하면 개수는 저절로 정해집니다.

무엇을 기준으로 가르는가

가르는 기준은 대개 넷 가운데 하나이고, 어느 것도 법이 정한 것이 아닙니다.

여러 개를 두고 있는 회사들이 실제로 쓰는 기준을 모아 보면 네 갈래로 정리됩니다. 어느 것이 맞는다고 할 근거는 없습니다. 회사의 일이 어떻게 나뉘어 있는지에 따라 편한 쪽이 다릅니다.

가장 흔한 것은 쓰임으로 가르는 방식입니다. 계약에 쓰는 것과 대금 청구에 쓰는 것을 나누는 식입니다. 서류의 성격이 다르고 담당 부서도 달라 자연스럽게 갈립니다.

부서로 가르는 방식도 있습니다. 도장을 들고 있는 자리를 기준으로 삼는 것이라 관리하기는 쉬운데, 한 부서가 여러 성격의 서류를 다루면 쓰임 축이 흐려집니다.

거래처별로 가르거나 한시적인 일에만 쓰는 도장을 따로 두는 방식도 있습니다. 뒤의 두 방식은 도장이 빨리 늘어난다는 점을 감안하셔야 합니다. 늘어난 만큼 거두고 정리할 일도 함께 늘어납니다.

표에 좋고 나쁨은 적지 않았습니다. 어느 기준을 골라도 그 기준에서만 생기는 부담이 함께 옵니다.

다만 공통된 요령은 있습니다. 기준을 하나로 정하고 그 기준으로만 가르는 것입니다. 쓰임과 부서와 거래처를 섞어 쓰면 도장은 늘어나는데 어느 것이 어느 자리인지는 아무도 설명하지 못하게 됩니다.

어디에 적어 두는가

밖에 올릴 곳이 없으니 적어 두는 곳도 회사 안입니다. 정해진 서식은 없습니다.

회사 안에 적어 두는 기록에 법이 정한 모양이 있는지 찾아보았으나 확인하지 못했습니다. 표 계산 파일이든 결재 시스템의 목록이든 상관없습니다. 필요한 것이 한자리에 모여 있으면 그것으로 제 일을 합니다.

무엇이 들어가야 하는지는 이 기록이 나중에 답해야 할 물음에서 나옵니다. 어느 도장이 있고, 무엇에 쓰기로 했고, 지금 누가 들고 있고, 언제부터 그러한지입니다. 이 네 가지가 비면 뒤에 확인할 방법이 없습니다.

여기에 하나를 더 붙이시기를 권합니다. 그 도장으로 사용인감계를 만들어 어디에 냈는지입니다. 도장 자체보다 그 도장을 밝힌 종이가 어디로 갔는지가 나중에 더 자주 필요해집니다.

얼마나 오래 보관하는지는 이 글이 다루지 않겠습니다. 보관 기간을 정한 기준을 확인하지 못했습니다. 회사가 다른 서류를 다루는 방식에 맞추어 정하시면 됩니다.

1. 지금 있는 도장을 전부 모은다서랍과 금고를 실제로 열어 보십시오. 기억으로 세면 대개 한두 개가 빠집니다.
2. 가르는 기준을 하나 정한다쓰임인지 부서인지 거래처인지를 정합니다. 이 결정이 뒤의 모든 줄을 좌우합니다.
3. 도장마다 쓰는 자리를 붙인다기준에 맞지 않는 도장이 나오면 그것이 정리 대상입니다.
4. 들고 있는 자리를 적는다부서와 책임지는 자리를 적어 두면 사람이 바뀌어도 기록이 견딥니다.
5. 사용인감계를 어디에 냈는지 함께 적는다도장 목록과 문서 목록이 한자리에 있어야 나중에 무엇을 다시 내야 하는지 정할 수 있습니다.

다섯 줄 가운데 법령에서 끌어온 것은 하나도 없습니다. 이 기록을 만들라고 정한 조항이 없기 때문에, 무엇을 담을지도 회사가 정하게 됩니다.

사람이 바뀔 때 이 기록을 어떻게 고쳐 나가는지는 담당자와 부서를 적는 편에 따로 있습니다.

여러 개를 두면 밖에서 생기는 일

안에서 아무리 잘 갈라 두어도 상대는 자기가 받은 한 장만 봅니다.

도장을 여럿 두고 잘 관리하는 회사에서도 밖에서는 종종 어긋납니다. 이유는 단순합니다. 거래하는 쪽은 회사의 도장 목록을 본 적이 없고, 자기가 받아 둔 종이 한 장만 알고 있기 때문입니다.

그래서 도장을 갈라 둔 만큼 문서도 갈라 나가야 합니다. 첫째 도장으로 만든 종이를 낸 곳에 둘째 도장이 찍힌 서류가 들어가면, 받은 쪽에서는 앞서 받은 종이와 맞지 않는 인영을 보게 됩니다.

회사 안에서는 둘 다 우리 도장이니 문제가 없다고 여기기 쉽습니다. 밖에서는 그것을 확인할 방법이 없습니다. 어느 도장이 회사 것인지 세어 주는 곳이 없다는 이야기가 여기서 그대로 돌아옵니다.

그러니 도장을 늘릴 때 함께 늘어나는 것은 문서 작업입니다. 도장 하나에 문서 한 장이 붙어 다닌다고 보시면 관리의 부피가 대략 잡힙니다.

앞서 낸 종이와 실제로 찍은 도장이 어긋났을 때 창구에서 무슨 일이 벌어지는지는 따로 한 편이 다루고 있습니다.

늘리기 전에 한 번 생각할 것

도장은 늘리기 쉽고 줄이기 어렵습니다.

하나를 더 만드는 데는 절차가 없습니다. 그래서 늘리는 결정은 가볍게 내려집니다. 반대로 줄이는 일에는 회수와 확인이 따르고, 그 도장이 찍혀 나간 서류가 어디에 있는지도 살펴야 합니다.

그러니 늘리기 전에 한 가지만 확인하시면 됩니다. 지금 있는 도장으로는 왜 안 되는가입니다. 답이 관리가 편해서라면 다시 생각해 볼 자리이고, 서류가 나가는 자리가 실제로 갈려 있어서라면 늘리는 편이 맞습니다.

아래 목록으로 지금 상태를 훑어보십시오. 도장이 여러 개인 회사에서 앞의 두 줄이 비어 있는 경우가 생각보다 흔합니다.

정리하면 이렇습니다. 개수는 자유롭고 올릴 곳도 없어서, 여러 개를 둘 때 생기는 일은 전부 회사 안에서 해결됩니다. 자유의 값을 관리로 치르는 구조입니다.

지점이나 현장에 도장을 내주는 경우에는 그 자리 자체가 밖에서 권한처럼 읽히는 문제가 더해집니다. 그쪽은 별도의 편에서 다룹니다.

자주 묻는 질문