사직서 회사 양식과 자유 양식, 뭘 쓰나

사직서 마스터·8분·2026.04.21

어느 쪽을 써야 하는지 묻게 되는 자리

고를 수 있다는 것 자체가 정해진 서식이 없다는 뜻입니다.

이 물음은 두 방향에서 옵니다. 회사가 내려 준 서식이 있는데 칸이 마음에 걸리는 경우가 하나이고, 아무 서식도 없어 백지에서 시작해야 하는 경우가 다른 하나입니다. 방향은 반대인데 뿌리는 같습니다.

사직서에는 법이 만들어 둔 서식이 없습니다. 이력서나 계약서처럼 참고할 별지 서식이 붙어 있지 않고, 어떤 방식으로 작성하라고 정해 둔 조항도 없습니다. 그러니 회사가 서식을 만들었다면 그것은 법에서 내려온 것이 아니라 그 사업장이 스스로 정한 것입니다.

정해 두는 자리는 취업규칙입니다. 상시 열 명 이상을 쓰는 사업장은 취업규칙을 만들어 신고해야 하고 그 안에 퇴직에 관한 사항이 들어가게 되어 있어서, 절차와 서식이 회사마다 달라지는 것이 오히려 정상입니다. 어느 회사의 서식이 표준이라고 말할 근거가 애초에 없습니다.

그래서 이 편은 어느 쪽이 옳은가를 가리지 않습니다. 두 선택이 실제로 무엇을 바꾸는지를 항목별로 늘어놓고, 각자의 상황에서 어느 쪽이 덜 위험한지를 고르도록 돕는 쪽으로 갑니다.

서식을 바꿔도 뜻은 그대로 전달됩니다

효력의 문제로 다룰 사안이 아닙니다.

회사 서식을 쓰지 않으면 무효라는 말이 종종 돕니다. 근거로 삼을 조항을 찾아보면 나오지 않습니다. 사직의 근거가 되는 조문은 해지 또는 해지의 통고라고만 적고 있을 뿐, 어떤 종이에 어떤 순서로 적으라는 요구를 붙이지 않았습니다.

그러니 서식이 맞지 않는다는 이유로 접수를 거절당했다 해도 그것이 곧 뜻이 전달되지 않은 것은 아닙니다. 다만 여기서 한 발 더 나가면 판단이 흐려집니다. 회사 규정이 정한 절차가 있는데 그것을 무시해도 아무 일이 없다는 뜻은 아니기 때문입니다.

취업규칙에 정해진 절차와 민법 조문 가운데 어느 쪽이 앞서는지는 해설이 갈리는 대목이라 여기서 단정하지 않겠습니다. 실무에서 확실한 것은 하나입니다. 회사 규정이 따로 있다면 그것부터 확인하고, 규정이 요구하는 형식을 맞추되 본문에 들어갈 내용은 내가 챙긴다는 것입니다.

요컨대 서식 선택은 다툼의 자리가 아니라 준비의 자리입니다. 어느 쪽을 쓰든 뒤에 필요한 것이 남도록 만드는 일이 훨씬 중요합니다.

여섯 항목으로 견줘 보면

편리한 쪽과 안전한 쪽이 같은 칸에 있지 않습니다.

표시가 한쪽으로 몰려 있지 않다는 점을 먼저 보십시오. 회사 양식이 유리한 칸과 자유 양식이 유리한 칸이 섞여 있고, 그래서 어느 하나를 권하는 결론이 나오지 않습니다.

대신 이 표는 각자의 약점을 보여 줍니다. 자기 상황에서 어느 약점이 더 아픈지를 고르면 선택이 정해집니다. 아래 표를 그렇게 읽으십시오.

둘째 줄과 다섯째 줄이 서로 반대라는 점이 이 표의 핵심입니다. 회사 양식은 도달을 증명하기 좋은 대신 그 증거가 회사 서버에 있고, 자유 양식은 사본을 챙기기 좋은 대신 도달을 증명할 것을 내가 만들어야 합니다. 두 약점은 방향만 다를 뿐 크기가 비슷합니다.

그래서 실무의 답은 둘 중 하나를 고르는 것이 아니라 두 약점을 함께 메우는 쪽으로 갑니다. 회사 양식으로 냈더라도 같은 내용을 본인 메일로 한 번 더 보내 두면 사본과 발송 기록이 동시에 남습니다. 서식을 놓고 다툴 시간에 이 한 가지를 해 두는 편이 훨씬 값이 큽니다.

지정 서식이 없거나 받지 못했을 때

서식이 없다고 제출이 미뤄질 이유는 없습니다.

담당자가 자리를 비웠거나 서식 파일을 찾지 못했다는 이유로 제출이 늦어지는 경우가 있습니다. 미뤄지는 동안 계획했던 마지막 근무일이 밀리고, 그러면 뒤의 일정이 줄줄이 어긋납니다.

아래 순서는 그 상황에서 그날 안에 끝낼 수 있도록 정리한 것입니다. 각 단계는 앞 단계가 막혔을 때 다음으로 넘어가는 구조라, 위에서부터 차례로 밟으면 됩니다.

1. 취업규칙에서 퇴직 항목을 먼저 찾는다제출처와 기한, 지정 서식 여부가 적혀 있는지 봅니다. 사내망에 올라와 있지 않으면 열람을 요청할 수 있습니다.
2. 지정 서식이 있는지 담당 부서에 확인한다있다면 파일을 받아 그대로 쓰고, 받는 과정도 메일로 남겨 두면 절차를 따랐다는 기록이 됩니다.
3. 받지 못하면 자유 양식으로 작성한다제목과 소속·이름, 마지막 근무 예정일, 작성일이 들어가면 충분합니다. 서식을 받지 못해 자유 양식으로 작성했다는 한 줄을 덧붙여도 좋습니다.
4. 보낸 시각이 남는 방법으로 전달한다사내 메일이나 전자결재처럼 시각이 기록되는 경로를 쓰십시오. 종이로만 건네면 언제 닿았는지를 나중에 보여 줄 방법이 없습니다.
5. 사본과 발송 기록을 본인 쪽에 옮긴다제출한 파일과 보낸 기록을 개인 저장소에 한 부 두십시오. 퇴사 후에는 회사 계정에 손이 닿지 않습니다.

셋째 단계에서 망설이는 분이 많습니다. 회사가 준 서식이 아니어서 반려되지 않을까 하는 걱정인데, 반려는 다시 작성해 달라는 요청일 뿐 앞서 낸 것이 없어지는 절차가 아닙니다. 다시 쓰더라도 처음 낸 날짜의 기록은 그대로 두십시오.

다섯째 단계는 당장은 쓸모가 없어 보입니다. 실제로 아무 일 없이 끝나는 경우가 대부분이고, 어긋나는 경우에만 유일한 자료가 됩니다. 품이 거의 들지 않는 데 비해 되돌릴 수 없는 종류의 손실을 막아 줍니다.

회사 양식에 숨어 있는 칸

미리 인쇄된 문구가 내 사정과 다를 수 있습니다.

회사 서식에서 가장 자주 문제가 되는 것은 사유 칸입니다. 개인 사정이라는 문구가 이미 인쇄되어 있거나 몇 개 항목 중 하나를 고르게 되어 있는 경우인데, 실제 경위가 그 항목들과 맞지 않으면 사실과 다른 문장에 이름을 적는 셈이 됩니다.

이럴 때는 칸 옆에 실제 사정을 덧붙여 적거나 별지를 붙여 함께 내면 됩니다. 서식에 없는 내용을 적으면 안 된다는 규정은 없습니다. 반대로 고르기 어려운 항목에 그냥 표시해 두면, 몇 달 뒤 경위를 설명해야 할 때 그 표시가 발목을 잡습니다.

날짜 칸도 살펴보십시오. 작성일 한 칸만 있고 언제까지 일하겠다는 날짜를 적을 자리가 없는 서식이 적지 않습니다. 이 경우에는 본문 안에 마지막 근무 예정일을 문장으로 적어 넣으십시오. 종료 시점을 두고 이야기가 갈리는 사고는 대부분 이 칸이 비어 있어서 생깁니다.

마지막은 제출한 뒤입니다. 전자결재로 올리면 상신한 화면을 다시 열어 볼 수 없게 되는 회사가 있습니다. 올리기 전에 화면을 갈무리하거나 첨부한 파일을 개인 저장소에 옮겨 두면 이 문제가 사라집니다.

자주 묻는 질문