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보고서 마스터·8분·2029.03.18

한쪽에는 따를 것이 정해져 있습니다

행정기관의 문서는 대통령령이 범위와 종류를 잡아 두었습니다.

양식을 찾다 보면 관공서에서 쓰는 것처럼 생긴 문서를 보게 됩니다. 칸의 이름이 낯설고 위쪽에 붙는 표시도 회사에서 쓰는 것과 다릅니다. 그렇게 생긴 데는 이유가 있습니다. 행정기관에서 다루는 문서에는 따라야 할 대통령령이 있기 때문입니다.

그 대통령령의 현재 이름은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」입니다. 이름이 두 번 바뀌었습니다. 처음에는 사무관리규정이었고, 그다음에는 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정이었으며, 지금의 이름이 세 번째입니다. 오래된 자료에서 앞의 두 이름을 보게 되는 것은 그 때문입니다.

이 규정은 먼저 문서의 범위를 잡습니다. 무엇이 그 규정을 따라야 하는 문서인지를 정의로 못 박아 두었습니다.

「공문서」란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정

범위를 잡은 뒤에는 종류를 나눕니다. 성질에 따라 법규문서와 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서로 갈립니다. 지시문서 안에는 훈령과 지시, 예규, 일일명령이 들어가고 공고문서 안에는 고시와 공고가 들어갑니다.

그리고 밖으로 보낼 필요가 없는 내부결재문서에는 별도의 서식이 시행규칙에 마련되어 있습니다. 보고서와 계획서, 검토서가 여기에 해당합니다. 어느 칸이 어떻게 생겼는지는 시행규칙을 직접 확인하십시오. 여기서 옮겨 적지 않는 이유는 개정으로 바뀌는 자리이기 때문입니다.

회사 쪽에는 그에 해당하는 것이 없습니다

일반 회사의 보고서 양식을 정한 법령은 조사 범위에서 나오지 않았습니다.

여기서 오해가 하나 생깁니다. 위에서 본 규정을 회사에도 적용되는 것으로 읽는 것입니다. 그러면 법으로 정해진 보고서 양식이 있다는 말이 나오고, 그 말을 따라 관공서 문서처럼 생긴 양식을 회사에서 쓰게 됩니다.

그 규정의 적용 대상은 행정기관입니다. 일반 회사의 보고서 양식을 정한 법령은 조사 범위에서 확인되지 않았습니다. 없다고 단정할 수는 없지만, 있다고 전제하고 고를 근거도 없습니다. 그러니 회사에서 쓸 양식을 고르면서 법을 근거로 삼지는 마십시오.

따를 것이 없다는 사실은 두 가지로 나타납니다. 하나는 편함입니다. 어느 양식을 골라도 어긋났다고 할 근거가 없습니다. 다른 하나는 불편함입니다. 무엇을 기준으로 고를지가 밖에 없으므로 안에서 만들어야 합니다.

실무에서 겪는 어려움은 대개 뒤쪽입니다. 검색해서 나온 것을 골라 쓰다 보면 부서마다 다른 모양이 쌓이고, 나중에 모아 보려 할 때 맞춰지지 않습니다.

그러면 무엇을 기준으로 고르는가

주기와 받는 사람이 정할 것의 크기, 두 가지면 대체로 갈립니다.

기준을 여러 개 세우면 오히려 고르지 못합니다. 둘이면 충분합니다. 얼마 간격으로 올리는 문서인지와, 그 문서를 받는 사람이 정해야 할 것이 얼마나 큰지입니다.

간격이 짧으면 쓰는 시간이 짧아야 하므로 칸이 적은 것이 맞습니다. 간격이 길면 흐름을 담아야 하므로 앞뒤를 견줄 자리가 필요합니다. 정할 것이 크면 근거와 선택지를 담을 자리가 있어야 하고, 작으면 그런 자리가 오히려 빈칸으로 남습니다.

아래 표는 그 둘을 엮어 어떤 성격의 양식이 맞는지를 정리한 것입니다. 지금 고르려는 문서가 어느 줄에 해당하는지부터 짚어 보십시오.

두 번째 줄이 시중 양식에서 가장 자주 빕니다. 맨 위가 제목과 작성자로 채워져 있고, 무엇을 정해 달라는지를 적을 자리는 아래쪽 본문 안에 묻혀 있습니다. 그런 양식을 쓰면 매번 위쪽에 한 줄을 만들어 넣게 됩니다.

네 번째 줄은 반대로 과한 양식을 고르기 쉬운 자리입니다. 칸이 많은 것을 골랐다가 절반이 빈칸으로 남으면 문서가 성의 없어 보입니다. 필요한 자리가 있는지만 보고 나머지는 적은 쪽을 고르십시오.

조직이 정해 둔 양식이 이미 있는 경우

맞지 않아도 먼저 따르고, 모자란 자리는 그 안에서 만드는 편이 낫습니다.

회사나 부서가 쓰던 양식이 있으면 그것을 먼저 씁니다. 새로 고른 양식이 더 나아 보여도 혼자 바꾸면 모으는 쪽에서 다시 맞춰야 합니다. 여럿이 올리는 문서일수록 모양이 같은 것의 값이 큽니다.

다만 그 양식에 필요한 자리가 없을 때가 있습니다. 그럴 때는 양식을 갈아치우는 대신 그 안에서 자리를 만드십시오. 맨 위에 한 줄을 넣거나 표를 하나 더 붙이는 정도면 대개 해결됩니다. 이렇게 하면 모양은 유지되고 모자란 자리만 채워집니다.

여러 사람이 같은 양식을 쓰는데 채우는 방식이 제각각인 경우도 흔합니다. 이럴 때 필요한 것은 새 양식이 아니라 채우는 방식을 맞추는 일입니다. 어느 칸에 무엇을 적는지를 한 장으로 정리해 함께 두면 됩니다.

양식을 고쳤다면 언제 고친 판인지를 문서 아래쪽에 작게 적어 두십시오. 예전 파일과 새 파일이 한 폴더에 섞여 있으면 누군가는 반드시 예전 것을 엽니다.

첫 줄이 가장 자주 걸립니다. 위쪽이 제목과 작성자와 날짜로 차 있는 양식이 많아서, 청하는 문장을 넣을 자리가 없습니다. 한 줄을 만들어 두면 다음 문서부터는 그 자리에 자연스럽게 적게 됩니다.

둘째 줄은 작아 보이지만 나중에 크게 갈립니다. 기준 시점이 적히지 않은 숫자는 몇 달 뒤에 다시 꺼냈을 때 무엇과 견줄 수 있는지 알 수 없게 됩니다.

받아서 쓰기 시작하는 순서

한 번 손봐 두면 그다음부터는 채우기만 하면 됩니다.

내려받아 그대로 쓰면 매번 같은 자리에서 손이 갑니다. 처음 한 번에 정리해 두는 편이 결국 시간을 아낍니다.

1. 주기와 정할 것의 크기부터 적는다고르기 전에 두 가지를 종이에 적습니다. 이 두 줄이 목록에서 골라야 할 것을 절반 이하로 줄여 줍니다.
2. 위쪽에 청하는 자리를 만든다없으면 만들고, 있으면 그 자리를 비워 두지 않게 이름을 붙입니다.
3. 반복해서 적는 것은 미리 넣어 둔다부서 이름이나 늘 같은 항목은 양식에 미리 적어 두면 매번 치지 않아도 됩니다.
4. 채우는 방식을 한 장으로 적어 둔다여럿이 쓰는 양식이라면 어느 칸에 무엇을 적는지를 함께 두십시오.
5. 판과 날짜를 아래쪽에 적는다고친 파일에 언제 고친 것인지를 남겨 두면 예전 파일과 섞이지 않습니다.

세 번째 단계는 작지만 효과가 오래갑니다. 매번 같은 것을 치는 시간이 사라지고, 사람마다 다르게 적던 부서 이름도 하나로 맞춰집니다.

양식을 갖추고 나면 남는 것은 그 칸에 무엇을 어떻게 적느냐입니다. 앞에 무엇을 놓고 근거를 어디까지 붙이는지는 구조를 다룬 글에서 이어집니다.

자주 묻는 질문