AI로 보고서를 쓸 때 남는 문제

보고서 마스터·8분·2029.03.16

넘어가는 일과 남는 일이 갈립니다

문장을 만드는 수고는 줄어들지만 그 문장이 맞는지 대는 일은 그대로 남습니다.

초안을 만드는 데 걸리던 시간이 크게 줄어든 것은 사실입니다. 흩어진 메모를 넣으면 문단으로 묶여 나오고, 딱딱한 문장을 부드럽게 바꾸는 일도 순식간에 됩니다. 이 자리에서 얻는 것은 분명합니다.

그런데 초안이 빨리 나온다고 해서 문서가 빨리 끝나지는 않습니다. 이 문서는 받는 사람이 무언가를 정하는 데 쓰는 문서이고, 정하려면 적힌 것이 맞아야 합니다. 맞는지를 대는 일은 문장을 만드는 일과 전혀 다른 종류의 일입니다.

이 글은 그 대는 일이 어디에 남는지를 봅니다. 크게 넷입니다. 회사 안에서만 아는 사실, 숫자가 어디서 나왔는지, 어떤 자료를 밖으로 내보내도 되는지, 그리고 잘 쓰인 문장을 그래도 한 번 더 보는 일입니다.

넷 모두 문장 솜씨의 문제가 아닙니다. 그래서 도구가 좋아진다고 저절로 없어지지도 않습니다.

안에서만 아는 것은 바깥에 없습니다

누가 언제 무엇을 정했는지는 회사 안에서만 확인됩니다.

보고서에는 회사 안에서만 확인되는 것이 잔뜩 들어갑니다. 지난달에 어느 자리에서 무엇을 하기로 했는지, 그 일을 누가 맡기로 했는지, 상대 쪽과 이야기가 어디까지 진행되었는지 같은 것들입니다. 이런 것은 어디에도 공개되어 있지 않습니다.

그래서 초안을 만들 때 이 대목이 비게 됩니다. 비어 있으면 눈에 띄니 그나마 낫습니다. 문제는 앞뒤 흐름에 맞춰 그럴듯한 문장이 채워져 나오는 경우입니다. 읽으면 자연스러워서 그대로 두게 되고, 나중에 그 자리에서 사실이 어긋납니다.

특히 위험한 것은 날짜와 사람 이름입니다. 언제 정해졌고 누가 맡았는지가 조금만 어긋나도, 그 문서를 근거로 다음 일이 진행되면 되돌리기 어렵습니다. 이 두 가지는 초안에 무엇이 적혀 있든 원래 자리에서 다시 확인해야 합니다.

아래 표는 어떤 대목이 안에서만 확인되는지와 어디서 확인해야 하는지를 정리한 것입니다.

다섯 줄 모두 회사 안으로 들어와야 확인되는 것들입니다. 초안에 이미 채워져 있더라도 확인 없이 두면 안 됩니다.

반대로 말하면 이 다섯 줄만 사람이 붙여도 문서의 신뢰가 크게 달라집니다. 나머지 문장이 매끄러운 것은 이제 어렵지 않은 일이 되었으니, 남은 값은 여기에서 나옵니다.

숫자는 어디서 나왔는지가 함께 있어야 합니다

옮겨 적힌 숫자는 맞아 보여도 근거를 댈 사람이 없습니다.

보고서에서 숫자가 하는 일은 큽니다. 받는 사람은 그 숫자를 보고 크기를 가늠하고, 지난 것과 견주고, 정할 것의 무게를 잽니다. 그만큼 그 숫자가 어디서 나왔는지도 함께 필요합니다.

초안을 만들 때 숫자를 넣어 주면 문장 안에 잘 앉습니다. 그런데 그 자리에서 함께 붙어야 할 것이 빠집니다. 어느 자료에서 뽑은 것인지, 언제 기준인지, 어떤 방법으로 셌는지입니다. 이 세 가지는 숫자를 쥐고 있던 사람만 알고 있습니다.

빠진 채로 올라간 문서는 처음에는 아무 일이 없습니다. 나중에 누군가 그 숫자를 다시 쓰려 할 때 문제가 됩니다. 무엇과 견줄 수 있는 값인지 알 수 없으니 처음부터 다시 뽑아야 하고, 다시 뽑은 값이 다르면 어느 쪽이 맞는지를 가려야 합니다.

그러니 숫자를 넣을 때는 순서를 바꾸십시오. 문장을 먼저 만들고 숫자를 끼우는 것이 아니라, 숫자와 그 세 가지를 먼저 적어 두고 문장을 그 위에 얹는 방식입니다.

넣어도 되는 자료인지 먼저 가릅니다

자료를 밖에 있는 서비스에 넣는 것 자체가 문제가 되는 경우가 있습니다.

정리를 맡기려면 자료를 넣어야 합니다. 여기서 문장의 품질과는 다른 문제가 생깁니다. 그 자료가 밖으로 나가도 되는 것인지입니다. 사람 이름과 연락처가 들어 있거나, 상대 회사와의 조건이 적혀 있거나, 아직 공개되지 않은 계획이 담겨 있는 경우가 흔합니다.

공공부문에서는 이 문제가 먼저 다루어졌습니다. 행정안전부가 공공부문 AI 도입·활용 가이드를 공공기관에 배포했고, 그 고려사항에 민감정보와 개인정보 보호, 그리고 AI 윤리 기준을 지키는 일이 들어갑니다. 내부 자료가 밖으로 나갈 우려 때문에 상용 서비스 이용이 제한되는 경우도 있습니다.

회사에서도 같은 물음이 그대로 생깁니다. 다만 회사마다 정해 둔 것이 다르므로 먼저 확인해야 할 것은 우리 회사의 규칙입니다. 정해진 것이 없다면 그 사실 자체를 위에 알리고 기준을 만들자고 하는 편이 낫습니다. 각자 알아서 하다가 한 사람이 넣은 것이 문제가 되면 그때는 되돌릴 수 없습니다.

실무에서 바로 쓸 수 있는 방법은 자료를 손보고 넣는 것입니다. 이름과 연락처를 지우고, 상대 회사 이름을 다른 말로 바꾸고, 아직 정해지지 않은 조건은 빼고 넣습니다. 정리된 결과를 받아 온 다음 지웠던 것을 제자리에 넣으면 됩니다.

매끄러운 문장이 검토를 건너뛰게 만듭니다

잘 읽히는 문서일수록 이상한 곳을 찾기 어려워집니다.

손으로 쓴 초안에는 어색한 자리가 남습니다. 문장이 덜컹거리고 앞뒤가 매끄럽지 않으니, 다시 읽을 때 그 자리에서 손이 멈추고 자연스럽게 내용까지 다시 보게 됩니다. 어색함이 검토를 부르는 셈이었습니다.

잘 다듬어진 초안에는 그 덜컹거림이 없습니다. 처음부터 끝까지 매끄럽게 읽히니 다시 볼 자리가 눈에 띄지 않고, 다 읽고 나면 확인이 끝난 것 같은 느낌이 듭니다. 그런데 읽기 좋다는 것과 내용이 맞다는 것은 아무 관계가 없습니다.

그래서 검토 방식을 바꿔야 합니다. 읽으면서 이상한 데를 찾는 방식으로는 잡히지 않으니, 대목을 정해 놓고 하나씩 대조하는 방식으로 바꿉니다. 날짜는 날짜끼리, 이름은 이름끼리, 숫자는 숫자끼리 원래 자리와 맞춰 보는 것입니다.

시간이 더 드는 것처럼 보이지만 실제로는 그렇지 않습니다. 초안을 만드는 데서 아낀 시간의 일부를 여기에 옮겨 놓는 것이고, 옮겨 놓지 않으면 아낀 것이 나중에 더 큰 일로 돌아옵니다.

네 번째 줄이 가장 놓치기 쉽습니다. 아직 확인하지 못한 대목이 단정하는 문장으로 적혀 나오면, 읽는 사람은 확인된 것으로 받아들입니다. 확인 중이라고 적는 것이 문서를 약하게 만들지 않습니다.

다섯 줄을 대조하는 데 걸리는 시간은 길지 않습니다. 대목을 미리 정해 두었기 때문에 찾는 시간이 들지 않고, 대조가 끝나면 그 문서에 대해 물어도 답할 수 있는 상태가 됩니다.

자주 묻는 질문