재고 부족 사유서

사유서 마스터·8분·2027.05.28

장부와 실물이 어긋나는 것은 드문 일이 아닙니다

재고 차이는 대개 한 가지 원인에서 나오지 않습니다.

창고에서 수를 세고 전산 화면을 열어 보면 두 숫자가 맞아떨어지지 않는 일이 생깁니다. 처음 겪으면 무엇을 잘못했나 싶지만, 물건이 자주 드나드는 곳에서는 그 자체로 이상한 일이 아닙니다.

장부는 오간 것을 기록으로 옮겨 담습니다. 들어온 것과 나간 것이 그때그때 입력되고 그 합이 지금 있어야 할 수량이 됩니다. 그런데 물건은 기록보다 먼저 움직입니다. 급하게 내준 것, 견본으로 빠진 것, 깨져서 치운 것이 나중에야 입력되거나 아예 입력되지 않습니다.

포장 단위가 섞여 있으면 어긋남은 더 쉽게 생깁니다. 낱개와 묶음이 같은 품목으로 묶여 관리되면 세는 사람마다 수가 달라집니다. 이런 차이는 누가 잘못해서라기보다 세는 기준과 적는 기준이 서로 다른 데서 나옵니다.

그래서 이 서면은 잘못을 인정하러 쓰는 종이가 아닙니다. 장부와 실물 사이에 생긴 차이가 어떤 성격인지를 회사 안에서 공유하는 종이입니다. 성격을 이렇게 잡아 두면 무엇을 적을지가 크게 달라집니다.

이 편이 다루는 것은 사내에 올리는 보고 서면까지입니다. 이 차이를 장부에서 어떻게 정리할지는 회계 기준을 다루는 부서가 판단하는 영역이고, 보고하는 사람이 정할 일이 아닙니다.

원인을 다 밝히지 못한 채로 적어야 하는 자리

모자란다는 사실만 알고 이유는 모르는 상태에서 보고가 요구됩니다.

다른 상황이라면 무슨 일이 있었는지 알고 나서 적습니다. 늦은 사람은 자기가 왜 늦었는지 알고, 돈을 쓴 사람은 자기가 왜 그렇게 썼는지 압니다. 재고는 그렇지 않습니다. 수가 비어 있다는 것만 알고 그 이유는 모르는 채로 종이를 채워야 합니다.

이때 두 가지 유혹이 생깁니다. 하나는 그럴듯한 원인을 하나 골라 적어 넣는 것이고, 다른 하나는 원인을 모르니 전체를 흐릿하게 넘기는 것입니다. 앞엣것은 확인되지 않은 문장을 남기고, 뒤엣것은 읽는 사람이 아무 판단도 할 수 없게 만듭니다.

빠져나갈 길은 세 번째에 있습니다. 어디까지 확인했고 어디부터는 확인하지 못했는지를 문장 안에서 갈라 두는 것입니다. 모르는 것을 모른다고 적는 것은 부실한 보고가 아니라 범위가 분명한 보고입니다.

두 문답이 같은 곳을 가리킵니다. 이 서면의 값은 원인을 맞히는 데서 나오지 않고 확인된 범위를 정확히 그리는 데서 나옵니다.

확인한 것과 추정한 것을 문장에서 가르는 법

한 문장 안에 둘을 섞지 않는 것이 요령의 전부입니다.

가르는 방법 자체는 어렵지 않습니다. 확인한 것에는 어떻게 확인했는지를 붙이고, 추정한 것에는 무엇을 근거로 그렇게 보는지를 붙이면 됩니다. 뒤에 붙는 말이 다르니 읽는 사람이 두 종류를 구별할 수 있습니다.

아래 순서는 차이를 발견한 시점부터 서면을 넘기기까지 실무에서 흔히 밟는 흐름입니다. 회사에 정해진 절차가 있으면 그쪽이 먼저이고, 없다면 이 순서를 자기 상황에 맞게 줄이거나 늘려 쓰십시오.

1. 다시 센다한 번 센 수로 보고하면 세는 과정의 착오와 실제 차이를 갈라낼 수 없습니다. 가능하면 다른 사람과 함께 셉니다.
2. 어느 품목에서 얼마가 비는지 확정한다품목이 여럿이면 각각 따로 적습니다. 합계만 적으면 받는 쪽이 결국 다시 세게 됩니다.
3. 언제 확인했는지 적는다센 날짜와 시각이 남아야 그 뒤에 드나든 물건과 구분됩니다.
4. 장부를 거슬러 짚어 본다마지막으로 수가 맞았던 시점을 찾으면 어긋난 구간이 좁혀집니다. 좁혀지지 않으면 좁혀지지 않았다고 적습니다.
5. 확인한 것과 짚어 보지 못한 것을 나눠 적는다확인한 것에는 확인 방법을, 짚어 보지 못한 것에는 왜 확인하지 못했는지를 붙입니다.
6. 다음에 무엇을 확인하면 되는지 적는다남은 확인을 누가 언제 할 수 있는지가 적히면 받는 쪽이 곧바로 다음 조치를 정합니다.

넷째 단계가 이 흐름의 고비입니다. 마지막으로 수가 맞았던 시점을 못 찾는 경우가 실제로 많고, 그때 구간을 억지로 좁혀 적으면 그 문장이 확인된 사실처럼 굳어 버립니다.

여섯째 단계는 빠뜨리기 쉬운데 효과가 큽니다. 보고를 받는 쪽이 가장 답답해하는 것은 차이의 크기가 아니라 여기서 무엇을 더 할 수 있는지 모르는 상태입니다.

숫자를 적을 때 함께 붙어야 하는 것

수량만 적힌 줄은 읽는 쪽에서 되짚을 수가 없습니다.

차이를 적을 때 가장 흔한 모습은 숫자만 남는 것입니다. 몇 개가 비었다는 한 문장으로 끝나면 읽는 사람은 그 숫자가 어떻게 나온 것인지 알 수 없고, 결국 같은 것을 처음부터 다시 묻게 됩니다.

아래 표는 숫자 옆에 무엇이 붙어야 하는지를 갈라 둔 것입니다. 왼쪽 칸만 적힌 줄과 오른쪽 칸까지 적힌 줄은 받는 쪽이 할 수 있는 일이 다릅니다.

둘째 줄은 사소해 보여도 되짚는 사람에게는 결정적입니다. 낱개와 묶음이 섞여 관리되는 품목이면 수량이 몇 배씩 어긋나 보이고, 그 어긋남이 진짜 차이인지 세는 단위의 문제인지부터 다시 따져야 합니다.

마지막 줄이 이 편에서 가장 조심할 자리입니다. 추정이라는 표시가 빠지면 그 줄은 시간이 지날수록 확인된 사실처럼 취급됩니다.

사람을 가리키는 문장은 그대로 남습니다

누가 가져갔을 것이라는 말은 확인 없이 쓸 수 있는 문장이 아닙니다.

차이가 크면 자연스럽게 누군가가 떠오릅니다. 마지막으로 그 자리에 있었던 사람, 열쇠를 가진 사람, 최근에 말이 오갔던 사람이 머리를 스칩니다. 그 생각을 그대로 옮겨 적으면 서면의 성격이 바뀝니다.

이것이 사내에 남는 문서라는 점을 기억하십시오. 한 번 적힌 이름은 원인이 다른 데서 밝혀진 뒤에도 그 문서에 남습니다. 뒤에 바로잡더라도 처음 문장이 없던 것이 되지는 않습니다.

그러면 미심쩍은 정황은 아예 적지 말아야 하는가. 그렇지 않습니다. 사람을 지목하는 대신 확인된 정황을 그대로 적으면 됩니다. 잠금장치가 열려 있었다거나 출입 기록에 빈 구간이 있다는 것은 확인할 수 있는 사실이고, 그것만으로도 받는 쪽은 다음 확인을 정할 수 있습니다.

정황을 넘어선 판단은 이 서면의 몫이 아닙니다. 그다음 단계를 밟을지, 밟는다면 어떤 절차로 밟을지는 회사가 정해 둔 규정에 따라 결정됩니다. 보고하는 사람이 할 일은 그 결정을 위한 재료를 정확한 범위로 넘기는 데까지입니다.

회계 쪽 처리도 같은 선에 있습니다. 이 차이를 장부에서 어떻게 정리할지는 기준을 다루는 부서가 판단하는 일이고, 보고서에 처리 방식을 미리 적어 둔다고 해서 그대로 되지도 않습니다.

정리하면 재고 부족을 설명하는 서면은 원인을 맞히는 종이가 아니라 지금 확인된 것이 어디까지인지를 그려 주는 종이입니다.

자주 묻는 질문