사유서 필수 기재사항

사유서 마스터·10분·2027.05.19

사유서를 쓰게 된 자리부터 되짚어야 합니다

사유서는 스스로 만들기 시작하는 문서가 아니라 요구를 받고 나서 만들게 되는 문서입니다.

대부분은 사유서 한 장 써서 내라는 말을 듣고 나서야 검색창을 엽니다. 그 순서가 이 문서의 성격을 그대로 보여 줍니다. 필요해서 스스로 준비하는 서류가 아니라, 요구가 먼저 있고 그 요구에 답하려고 만들어지는 서면입니다.

그렇다면 무엇을 적을지 정하는 힘도 요구한 쪽에 있습니다. 그 요구가 어디서 나왔는지 거슬러 올라가면 대개 취업규칙이나 인사규정에 닿습니다. 회사가 만들어 둔 규정이 어떤 경우에 사유서를 받는지 적어 두었고, 부서는 그 규정에 따라 요구한 것입니다.

여기서 흔한 오해가 갈립니다. 규정에 적혀 있으니 법에도 무언가 정해져 있으리라고 짐작하는 것입니다. 그런데 근로기준법과 같은 법 시행령·시행규칙에서 사유서의 기재 항목을 정해 둔 규정을 찾지 못했습니다. 모든 법령을 훑어본 것은 아니므로 어디에도 없다고 단정하지는 않겠습니다. 다만 근로자와 회사 사이의 일을 정한 법 계통에서는 나오지 않았습니다.

그래서 이 글은 항목 목록을 먼저 늘어놓지 않습니다. 목록보다 앞서 알아야 할 것은 그 목록을 누가 만들었는가입니다. 만든 쪽이 법이라면 어겼을 때 따라오는 결과가 조문에 함께 적혀 있고, 만든 쪽이 회사라면 회사마다 달라집니다. 두 경우는 대처하는 방법이 정반대입니다.

필수라는 말이 이 문서에서 걸리는 자리

같은 낱말이라도 법에서 쓰일 때와 회사 안에서 쓰일 때 뒤따르는 결과가 다릅니다.

필수 기재사항이라는 표현은 본래 법이 항목을 묶어 둔 서류에서 나온 말입니다. 그런 서류는 조문이 적을 것을 열거해 두고, 빠졌을 때 어떻게 되는지도 같은 자리에 적혀 있습니다. 필수라는 낱말이 성립하려면 이 두 가지가 함께 있어야 합니다.

사유서에는 그 구조가 통째로 없습니다. 항목을 열거한 조문을 찾지 못했고, 어떤 칸이 비었을 때 무슨 결과가 따른다고 적어 둔 조항도 마찬가지입니다. 접수하고 수리하고 물리는 절차가 있는 문서가 아니어서, 형식이 어긋났다는 이유로 종이가 되돌아오는 일 자체가 일어나지 않습니다.

그렇다고 아무렇게나 적어도 좋다는 결론이 나오지는 않습니다. 필수가 사라진 것이 아니라 그것을 정하는 자리가 옮겨 갔을 뿐입니다. 아래 세 줄은 서로 다른 층에 있으므로 한 문장 안에 섞지 말고 따로 읽으셔야 합니다.

세 줄을 한 문장에 붙이면 법이 정한 필수 기재사항이라는 말이 만들어집니다. 왼쪽 끝과 오른쪽 끝을 이어 붙인 문장이어서 어느 쪽으로도 맞지 않습니다. 첫 줄은 지킬 것이 없고 셋째 줄은 회사마다 다른데, 둘을 합치면 어디에나 통하는 규칙이 있는 것처럼 읽힙니다.

그러니 요구를 받았을 때 가장 먼저 확인할 것은 조문이 아니라 요구한 사람의 말입니다. 조문을 찾는 데 쓰는 시간보다 무엇을 적어 달라고 했는지 되묻는 데 드는 시간이 훨씬 짧고, 답도 정확합니다.

빠지면 되돌아오는 것들

아래는 법이 정한 목록이 아니라, 비었을 때 결재선에서 무슨 일이 생기는지가 눈에 보이는 자리들입니다.

회사 서식은 저마다 다르지만 놓이는 칸은 크게 어긋나지 않습니다. 오래 쓰이면서 남은 것들이라 그렇습니다. 다만 그 목록을 몇 가지로 세어 외우는 것은 권하지 않습니다. 세어 본들 그 수를 정해 준 근거가 없고, 안내마다 항목이 다르게 나오는 것이 곧 숫자에 근거가 없다는 표시입니다.

표는 칸의 이름을 모아 두려고 만든 것이 아니라 오른쪽 열을 보시라고 만든 것입니다. 그 칸이 비었을 때 서면을 받아 든 쪽에서 벌어지는 일을 적어 두었습니다. 벌어지는 일이 이번 건과 상관없어 보이면 그 줄에는 힘을 빼도 되고, 곧바로 걸릴 것 같으면 그 줄부터 채우면 됩니다.

여기서 되돌아온다는 것은 서류가 반려된다는 뜻이 아닙니다. 사유서에는 반려라는 절차가 없습니다. 되돌아오는 것은 종이가 아니라 물음입니다. 읽던 사람이 고개를 들어 한 번 더 묻게 되고, 그사이 그 건은 정리되지 않은 채로 남습니다.

마지막 줄만 층이 다릅니다. 위의 여섯 줄은 종이에 담기는 내용에 관한 것이고, 마지막 줄은 그 종이가 정말 본인 손에서 나왔는지에 관한 것입니다. 다만 서명이나 날인을 요건으로 오해하지는 마십시오. 인감이 필요한 문서가 아니고, 없다고 해서 그 서면이 없던 일이 되지도 않습니다.

표에 반성이나 사과를 적는 칸이 없다는 점도 함께 보아 두시기 바랍니다. 그 칸이 들어가는 순간 문서의 성격이 달라집니다. 어디서부터 다른 문서가 되는지는 그 경계만 따로 다룬 글에 정리해 두었습니다.

요구를 받은 날 먼저 확인할 것

항목을 고르는 일보다 요구의 내용을 확인하는 일이 앞섭니다.

제출처가 기준이라면 그 기준은 물어보면 나옵니다. 그런데 실제로는 묻지 않고 검색부터 하는 경우가 많습니다. 그러면 회사가 원하지도 않은 것을 잔뜩 적고, 정작 원했던 것을 빠뜨린 종이가 나옵니다.

아래 순서는 요구를 받은 그날 자리에서 밟아 두는 것들입니다. 며칠 들여 문장을 다듬기 전에 해 두면 처음부터 다시 쓰는 일이 줄어듭니다.

다섯 걸음 가운데 둘째와 셋째가 시간을 가장 많이 아껴 줍니다. 회사에 이미 쓰던 서식이 있는데 그것을 모른 채 다른 꼴로 적어 가면 옮겨 적는 일이 한 번 더 생기고, 요구받은 범위를 확인하지 않으면 적은 분량과 상관없이 다시 물어보는 연락이 옵니다.

1. 누가 요구했는지 확인합니다직속 상급자가 말로 이른 것인지, 인사부서가 절차로 요구한 것인지에 따라 적을 범위가 달라집니다. 요구한 사람이 곧 읽는 사람인 경우가 많습니다.
2. 회사 서식이 있는지 먼저 묻습니다취업규칙이나 인사규정에 서식이 붙어 있기도 하고, 부서에서 쓰던 파일이 남아 있기도 합니다. 있다면 그것이 검색으로 찾은 어떤 양식보다 앞섭니다.
3. 무엇을 적어 달라고 했는지 그대로 받아 적습니다경위만 달라고 했는지, 처리 결과까지 함께 달라고 했는지가 다릅니다. 요구받지 않은 것을 덧붙이면 답이 되기보다 새로 물어볼 거리가 생깁니다.
4. 언제까지인지와 어디로 내는지를 확인합니다기한과 제출 경로를 정한 법령 규정은 찾지 못했습니다. 회사가 말한 것이 전부이므로 이 두 가지는 그 자리에서 확인해 두십시오.
5. 적기 전에 사실부터 정리합니다날짜와 시각, 관련된 사람, 그때 한 조치를 먼저 메모해 두면 문장을 쓰는 동안 기억으로 메우는 일이 줄어듭니다.

넷째 걸음을 가볍게 보지 마십시오. 사유서에는 언제까지 내라고 정한 규정이 없기 때문에, 늦었을 때 벌어지는 일도 규정이 아니라 사람의 판단에 달려 있습니다. 기한을 확인하지 않고 늦게 낸 것과 확인한 뒤 사정을 알리고 늦게 낸 것은 받는 쪽에서 전혀 다르게 읽힙니다.

다섯 걸음을 다 밟고 나면 무엇을 적을지가 이미 정해져 있습니다. 남는 일은 그것을 어떤 꼴로 담느냐인데, 그 부분은 분량과 형식을 따로 다룬 글이 이어받습니다.

필수라고 잘못 알려진 것들

정해져 있다고 흔히 알려졌지만 근거를 찾지 못한 것들이 있습니다.

앞의 표들이 무엇을 채울지를 다뤘다면 여기서는 채우지 않아도 되는데 채워야 한다고 알려진 것들을 봅니다. 대개 다른 서류의 사정이 이 문서로 옮겨 온 경우입니다.

사유서는 어디서 발급받는 문서가 아니라 본인이 적어서 내는 문서입니다. 그래서 발급일이나 유효기간 같은 말이 붙을 자리가 애초에 없는데도, 증명서 계통의 안내를 옮겨 적는 과정에서 그런 표현이 섞여 들어옵니다. 한 번 섞이면 다음 안내가 그것을 다시 옮기면서 규격처럼 굳습니다.

숫자가 붙은 안내를 만나면 그 숫자가 어디서 나왔는지를 한 번 확인해 보시기 바랍니다. 회사가 정한 것이라면 그 회사 안에서는 지켜야 할 것이고, 출처가 보이지 않는다면 관행이 규정처럼 옮겨 적힌 것입니다. 둘을 가려 두면 다른 회사로 옮겼을 때 무엇을 다시 물어야 하는지도 함께 보입니다.

네 가지를 걷어 내고 나면 처음의 한 줄만 남습니다. 무엇을 적을지는 요구한 쪽이 정하고, 그 요구를 확인하지 않은 채 쓴 사유서는 잘 쓰였더라도 다시 쓰게 됩니다. 규정을 찾는 일보다 요구를 확인하는 일이 먼저인 이유가 여기에 있습니다.

비즈폼에는 일이 있었던 때와 경위, 그렇게 된 이유와 그 뒤의 처리가 각각 다른 칸에 놓인 사유서 서식이 정리되어 있습니다. 빈 문서에서 칸을 만들어 나가는 것보다, 나뉘어 있는 서식에서 이번 요구에 필요 없는 칸을 지우는 편이 빠릅니다.

자주 묻는 질문