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견적서 마스터·7분·
워드 견적서에서 조심할 것은 열리지 않는 것이 아니라 고쳐진 채로 돌아오는 것입니다. 잘 열리는 형식은 잘 고쳐지는 형식이기도 해서, 내가 낸 판이 무엇인지 세어 두지 않으면 그 편의가 그대로 사고가 됩니다.
견적서에 서명이나 날인을 요구하는 조문은 없습니다 · 다만 금액과 조건이 확정적으로 적혀 있으면 계약의 청약으로 평가될 수 있어, 어느 판을 보냈는지가 다툼의 대상이 됩니다
판을 잃는 방식
- 보낼 때마다 같은 이름으로 덮어써 이전 견적이 사라진다
- 금액을 바꾼 자리를 알리지 않고 파일만 다시 보낸다
- 정하지 못한 단가를 임시로 넣어 두고 그대로 내보낸다
- 상대가 고쳐 보낸 파일을 내가 만든 것과 같은 곳에 둔다
- 어느 것이 마지막 견적인지 기억에 의존한다
판이 남는 방식
- 보낼 때마다 날짜를 파일 이름에 붙여 판을 남긴다
- 바뀐 품목과 금액을 메일 본문에 따로 적어 함께 보낸다
- 정하지 못한 칸은 비운 채 협의 중이라고 표시해 둔다
- 받은 파일과 보낸 파일을 나눠 두고 섞지 않는다
- 새 견적이 앞의 것을 대체한다는 문장을 본문에 남긴다
워드로 보내야 하는 자리
상대가 국내 사무 환경 밖에 있으면 선택지가 좁혀집니다.
거래처가 외국계 법인이거나 해외에 있는 회사라면 국내에서만 쓰이는 문서 형식은 열리지 않을 가능성이 큽니다. 견적을 다시 보내느라 이틀을 쓰면 그사이 다른 업체가 먼저 답을 받습니다.
국내 거래라도 스타트업이나 정보기술 업종처럼 사무 문서를 웹 기반으로 쓰는 곳이 늘었습니다. 이런 상대에게는 어느 브라우저에서나 열리는 형식이 안전합니다.
상대가 어떤 환경인지 전혀 모를 때의 기본값으로도 쓸 만합니다. 열리지 않을 확률이 가장 낮은 쪽을 고르는 것이 처음 연락하는 자리에서는 합리적입니다.
다만 이 형식은 받는 쪽에서도 손댈 수 있다는 성질을 함께 가지고 옵니다. 편의가 어디까지이고 위험이 어디서 시작되는지 다음 절에서 갈랐습니다.
고칠 수 있는 형식으로 보내면 벌어지는 일
금액이 바뀐 파일이 내 이름을 달고 돌아다닙니다.
견적서는 한 번 보내고 끝나는 문서가 아닙니다. 조건을 조정하고 항목을 빼고 수량을 늘리는 동안 같은 문서가 몇 판씩 오갑니다. 상대도 내부 검토를 하면서 파일에 표시를 남기고, 그 표시가 남은 채로 다시 돌아오기도 합니다.
여기까지는 정상적인 협의 과정입니다. 곤란해지는 것은 돌아온 파일과 내가 보낸 파일이 섞여 어느 쪽이 원래 값인지 흐려질 때입니다.
아래 표는 협의 구간에서 실제로 자주 벌어지는 짝입니다. 왼쪽이 그때 한 일이고, 오른쪽은 그것이 발주 단계에서 드러나는 모습입니다.
| 협의 구간에서 한 일 | 발주 단계에서 드러나는 모습 |
|---|---|
| 이름을 그대로 두고 덮어썼다 | 상대가 예전 판을 근거로 발주해 금액이 맞지 않는다 |
| 바꾼 자리를 알리지 않고 보냈다 | 상대가 어디가 바뀌었는지 모른 채 결재를 올려 나중에 그 줄을 두고 말이 나온다 |
| 임시 단가를 넣어 두고 잊었다 | 확정되지 않은 값이 그대로 발주서에 옮겨져 그 금액으로 굳는다 |
| 판마다 날짜를 붙였다 | 어느 것이 마지막 견적인지 저절로 정해져 맞출 것이 없다 |
| 바뀐 품목을 본문에 적었다 | 상대가 바뀐 자리를 먼저 읽고 결재를 올려 되돌아오는 일이 없다 |
셋째 줄이 가장 값이 큰 사고입니다. 임시로 넣어 둔 숫자라도 상대가 그 견적서를 받아들여 발주하면 그 금액을 전제로 일이 굴러갑니다. 나중에 원래 뜻이 아니었다고 말해도 문서에 적힌 것을 뒤집기는 어렵습니다.
그래서 정하지 못한 값은 숫자를 채우지 말고 비워 두는 편이 낫습니다. 협의 중이라고 적어 두면 그 칸이 확정되지 않았다는 사실이 문서 안에 남습니다.
재견적을 주고받는 차례
보내기 전에 이름을 정하고, 돌려받으면 무엇이 바뀌었는지부터 봅니다.
아래 다섯 단계는 문서를 예쁘게 만드는 요령이 아니라 판을 잃지 않는 요령입니다. 협의가 길어질수록 값이 커집니다.
둘째와 넷째는 견적서에서 특히 사고가 잦은 자리라 순서를 바꾸지 마십시오.
- 이름에 날짜를 넣기거래처를 가리키는 짧은 말과 날짜를 파일 이름에 넣습니다. 판이 늘어도 마지막이 무엇인지 다툴 일이 없어집니다.
- 확정되지 않은 칸은 비우기단가나 납기가 정해지지 않았으면 그 칸을 비운 채 보냅니다. 채워 둔 임시 값이 확정 금액으로 굳는 사고가 여기서 막힙니다.
- 바뀐 자리를 본문에 적기다시 보낼 때 어느 품목의 무엇이 어떻게 바뀌었는지 메일 본문에 적습니다. 파일 안에서만 고치면 상대가 전체를 다시 읽어야 합니다.
- 대체한다는 문장을 남기기이번 견적이 앞서 보낸 것을 대신한다고 한 줄 적습니다. 상대의 손에 두 판이 남아 있어도 어느 쪽이 유효한지 정해집니다.
- 받은 파일과 보낸 파일을 나누기상대가 고쳐 보낸 파일은 따로 모아 둡니다. 섞이는 순간 원래 내가 제시한 값이 무엇이었는지 확인하기 어려워집니다.
넷째 단계가 이 편에서 가장 중요합니다. 견적서에 적힌 내용이 확정적이고 그대로 받아들여지면 계약이 성립할 수 있는데, 그때 기준이 되는 것은 마지막으로 유효한 견적입니다. 대체 문장 한 줄이 그 기준을 문서 밖에 남겨 둡니다.
보낸 견적을 아예 물릴 수 있는지는 또 다른 문제입니다. 그 이야기는 견적서를 취소할 수 있는지 다룬 글에서 따로 갈랐습니다.
도장을 찍어야 한다는 오해와 진짜 문제
효력은 방식이 아니라 내용에서 나옵니다.
워드로 만든 견적서는 직인이 없으니 힘이 없다고 여기는 분이 많습니다. 그런데 견적서에 서명이나 날인을 요구하는 조문은 없습니다. 우리 민법은 계약에 특별한 방식을 요구하지 않아서, 형식을 갖추지 않았다는 이유만으로 문서의 값이 떨어지지 않습니다.
오히려 반대 방향을 조심해야 합니다. 도장을 찍지 않았으니 아직 아무것도 아니라고 생각하고 금액과 조건을 확정적으로 적어 보내는 경우입니다. 청약과 청약의 유인을 가르는 기준은 문서의 제목이나 도장이 아니라 내용이 얼마나 확정적인지, 그 내용대로 구속되려는 의사가 드러나는지입니다.
그러니 견적서라는 제목을 달았다고 안심할 일이 아닙니다. 품목과 금액과 납기가 모두 특정되어 있고 그대로 진행하겠다는 뜻이 읽히면, 상대가 받아들이는 것만으로 계약이 성립할 여지가 생깁니다.
직인이 필요한 자리가 없는 것은 아닙니다. 받는 쪽 내부 규정이 직인 있는 문서를 요구하는 경우가 있는데, 이것은 법이 아니라 그 회사의 결재 기준입니다. 요구받으면 맞추면 되고, 요구가 없으면 없어도 무방합니다.
내가 만들지 않은 내용에 내 직인 이미지가 붙어 도는 상황이므로 그대로 두지 마십시오. 바뀐 부분을 확인해 바로잡은 판을 다시 보내고, 그 판이 앞의 것을 대체한다는 사실을 남겨 두는 것이 안전합니다.
고쳐진 채 돌아오는 문제는 줄어듭니다. 다만 고칠 수 없다는 것과 그 파일이 원본임을 증명하는 것은 다른 문제라, 형식을 바꾸는 것만으로 전부 해결되지는 않습니다.
워드 양식을 고를 때 볼 자리
칸이 표로 잡혀 있는지 하나만 봐도 절반은 갈립니다.
워드 양식에서 가장 흔한 문제는 품목 목록이 표가 아니라 줄바꿈과 공백으로 모양만 맞춰져 있는 경우입니다. 화면에서는 반듯해 보이지만 한 줄을 지우거나 글자 수가 달라지면 그 아래가 통째로 밀립니다.
합계 칸도 같습니다. 표 안에 들어 있으면 금액을 고쳐도 자리가 유지되지만, 문장 사이에 박혀 있으면 숫자를 바꾸는 동안 줄이 흐트러집니다.
워드 견적서 양식 점검
셋째 줄을 넣어 둔 것은 이 형식에서 가장 자주 걸리는 자리이기 때문입니다. 만든 컴퓨터에만 있는 글꼴로 지정해 두면 상대 화면에서 비슷한 글꼴로 대체되면서 글자 폭이 달라지고, 표가 한 쪽을 넘어갑니다.
합계 줄이 홀로 다음 쪽에 남으면 상대가 그것을 별도 문서로 오해할 수 있습니다. 표를 한 쪽 안에 들어가게 줄이거나, 쪽이 넘어가는 자리를 품목 사이로 옮겨 두십시오.
자주 묻는 질문
워드 견적서를 그대로 보내도 되나요?
됩니다. 형식을 정한 조문이 없으므로 상대가 열 수 있는 형식이면 충분합니다. 다만 받는 쪽에서 고칠 수 있으니 어느 판이 유효한지 본문에 남겨 두십시오.
옛 형식과 새 형식 중 어느 쪽으로 저장해야 하나요?
상대 환경을 모를 때는 널리 쓰이는 최신 형식이 무난합니다. 상대가 오래된 프로그램을 쓴다고 알려 오면 그때 옛 형식으로 한 벌 더 만들어 보내면 됩니다.
영문 견적서도 같은 양식으로 되나요?
항목 이름을 영문으로 바꾸면 됩니다. 다만 세금 표기는 나라마다 제도가 다르므로 우리 쪽 부가세 표기를 그대로 옮기지 말고 상대와 먼저 맞추십시오.
견적서를 메일로 보낼 때 본문에 무엇을 적나요?
어느 거래에 대한 견적인지, 앞서 보낸 것이 있으면 이번 것이 그것을 대체한다는 사실, 그리고 바뀐 품목과 금액을 적으면 충분합니다.
상대가 파일을 못 연다고 하면 어떻게 하나요?
형식을 바꿔 다시 보내는 것이 가장 빠릅니다. 이런 일이 반복되면 처음 연락할 때 어느 형식으로 받을지 물어보는 편이 시간을 아낍니다.
