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급여명세서 마스터·8분·2026.09.29

언어를 정하지 않았다는 말의 두 얼굴

막지 않았다는 뜻이지 어느 쪽이든 똑같다는 뜻은 아닙니다.

임금명세서를 한국어로 적어야 한다는 조항은 없습니다. 문서의 제목을 무엇으로 붙일지도 정해 두지 않았고 별지 서식도 붙어 있지 않으니, 언어까지 열려 있는 것은 자연스러운 결과입니다. 영문으로 만든 문서라고 해서 그 이유만으로 효력을 잃지는 않습니다.

그런데 규정이 없다는 사실은 두 방향으로 작동합니다. 한쪽에서는 영문으로 만들어도 된다는 근거가 되고, 다른 쪽에서는 영문으로 만들었을 때 요건을 채운 것으로 볼 수 있는지에 대해서도 정해 둔 것이 없다는 뜻이 됩니다. 열려 있다는 것과 안전하다는 것은 같지 않습니다.

그래서 이 글은 영문 명세서를 만들지 말라고 하지 않습니다. 만드는 방법을 다루되, 영문 한 장만 남겼을 때 판단이 애매해지는 자리를 함께 표시해 두려는 것입니다. 애매한 자리를 알고 만드는 것과 모르고 만드는 것은 결과가 다릅니다.

덧붙여 이 글은 양식을 만드는 쪽에 서 있습니다. 한국어를 쓰지 않는 직원에게 무엇을 어떻게 건네야 하는지는 사람 쪽에서 봐야 하는 문제라, 외국인 근로자를 다룬 글에서 따로 짚었습니다.

영문 한 장만 남기면 어디가 미확인으로 남나

요건을 못 채운다고 단정할 수는 없지만, 확인 없이 넘어갈 자리도 아닙니다.

국내에서 근로자에게 교부하는 임금명세서는 근로기준법이 요구하는 문서입니다. 그 문서가 요건을 채웠는지 판단하는 자리는 국내이고, 판단하는 사람도 한국어로 일합니다. 영문으로만 만든 문서를 두고 그 판단이 어떻게 이루어지는지에 대해 확인된 기준을 찾지 못했습니다.

그러니 여기서는 확실한 것과 확실하지 않은 것을 갈라 두는 편이 정확합니다. 확실한 것은 언어를 정한 조항이 없다는 사실이고, 확실하지 않은 것은 영문만 있는 문서가 국내 요건을 충족한 것으로 다뤄지는가입니다. 뒤쪽을 단정해서 어느 쪽으로든 말하면 그 자체가 위험합니다.

이런 자리에서 실무가 택하는 방법은 대개 하나입니다. 판단이 갈릴 수 있는 상황을 애초에 만들지 않는 것입니다. 국문 명세서를 정상적으로 만들어 교부하고, 영문 문서는 그 내용을 옮긴 별도의 문서로 두면 이 물음 자체가 생기지 않습니다.

이 방식은 손이 두 배로 드는 것처럼 보이지만 실제로는 그렇지 않습니다. 값은 같고 이름만 다른 문서이므로, 양식을 두 벌 짜 두면 채우는 일은 한 번입니다. 다음 두 절이 그 두 벌을 만드는 이야기입니다.

항목 이름을 옮길 때 걸리는 자리

우리 급여 구조가 영어권 명세서 구조와 한 칸씩 맞아떨어지지 않습니다.

영문 문서를 만들 때 가장 손이 많이 가는 부분은 표를 그리는 일이 아니라 항목 이름을 정하는 일입니다. 국내 급여는 기본급과 여러 수당으로 나뉘고 공제란에 보험료와 세금이 줄줄이 들어가는 구조인데, 이 구조가 다른 나라의 명세서와 똑같지 않습니다. 아래 표는 옮길 때 자주 막히는 자리를 모은 것입니다.

느낌표가 붙은 줄의 공통점은 제도가 달라서 생기는 어긋남이라는 점입니다. 낱말을 잘 고르면 해결되는 문제가 아니라, 그 항목이 무엇인지 설명이 있어야 뜻이 전달되는 문제입니다. 그래서 영문 문서는 대개 국문 문서보다 조금 길어집니다.

가장 안전한 방법은 국문 표기를 옆에 함께 남기는 것입니다. 항목 이름을 두 언어로 나란히 두면 옮기는 과정에서 뜻이 바뀌었는지 확인할 수 있고, 국내에서 그 문서를 볼 일이 생겼을 때도 어느 항목인지 바로 짚입니다.

숫자는 손대지 않는 것이 원칙입니다. 금액과 시간 수는 어느 언어로 만들든 같아야 하고, 두 문서의 숫자가 다르면 그 자체가 문제가 됩니다. 옮기는 것은 이름이지 값이 아닙니다.

어디에 내는지부터 확인하는 순서

영문 문서를 요구한 쪽이 무엇을 보려는지에 따라 만들 것이 달라집니다.

영문 명세서를 만들어 달라는 요청은 대개 밖에서 옵니다. 비자 절차나 해외 학교, 해외 금융기관처럼 국내 문서를 읽지 못하는 곳입니다. 그런데 이런 곳이 요구하는 서류의 종류와 형식은 법령 사항이 아니라 기관마다 정하는 정책이라 미리 확인하지 않으면 다시 만들게 됩니다.

1. 요구한 쪽 확인누가 무엇 때문에 요구하는지부터 봅니다. 소득을 보려는 것인지 재직 사실을 보려는 것인지에 따라 필요한 문서가 갈립니다.
2. 형식 요구 확인영문이면 되는지, 지정된 서식이 있는지, 회사 확인이 필요한지를 묻습니다. 요구가 없으면 회사 양식으로 만들면 됩니다.
3. 국문 명세서 먼저그달의 국문 명세서를 정상적으로 만들어 교부합니다. 영문 문서는 그다음 단계입니다.
4. 값 그대로 옮기기국문 문서의 금액과 시간 수를 그대로 옮기고 이름만 영문으로 적습니다. 숫자를 다시 계산하지 않습니다.
5. 두 장 대조국문과 영문을 나란히 놓고 항목 수와 합계가 같은지 확인합니다.
6. 발급 기록 남기기언제 누구에게 어떤 용도로 영문 문서를 만들어 주었는지 남깁니다.

둘째 단계에서 확인이 되지 않는 경우가 있습니다. 담당 창구가 뚜렷하지 않거나 안내가 모호할 때인데, 이때는 국문과 영문을 함께 내는 쪽으로 가는 것이 무난합니다. 어느 쪽을 보든 읽을 것이 있기 때문입니다.

여섯째 단계는 나중을 위한 것입니다. 영문 문서는 회사가 정기적으로 만드는 문서가 아니라 요청이 있을 때 만드는 문서라, 기록이 없으면 몇 달 뒤에 무엇을 어떻게 적어 주었는지 재구성하기 어렵습니다.

국문과 영문을 함께 두는 방식

한 장에 두 언어를 담는 방법과 두 장으로 나누는 방법이 있습니다.

두 문서를 만들기로 했다면 다음 선택은 형태입니다. 한 장 안에 두 언어를 나란히 적는 방법이 있고, 국문 문서와 영문 문서를 따로 만드는 방법이 있습니다. 어느 쪽도 법이 정해 둔 것은 없으므로 쓰임에 따라 고르면 됩니다.

한 장에 담는 방법은 항목 이름 옆에 영문을 작게 붙이는 형태가 흔합니다. 문서가 하나뿐이라 값이 어긋날 일이 없고, 국내에서도 밖에서도 그대로 쓸 수 있습니다. 대신 표가 빽빽해지고 항목이 많은 회사에서는 읽기가 나빠집니다.

두 장으로 나누는 방법은 각 문서가 깔끔해지는 대신 값을 맞춰 두는 일이 남습니다. 국문을 고친 뒤에 영문을 고치지 않으면 두 문서가 서로 다른 사실을 말하게 되는데, 이것은 형식의 문제가 아니라 사실 관계의 문제라 더 무겁습니다.

어느 쪽을 고르든 원칙은 같습니다. 근로자에게 교부하는 문서로서의 명세서는 국문으로 정상적으로 만들어 두고, 영문 문서는 그 내용을 옮긴 것으로 다루는 것입니다. 이렇게 두면 요건 판단이 애매해지는 자리가 아예 생기지 않습니다.

자주 묻는 질문