물품대금 청구 내용증명

내용증명 마스터·10분·2026.12.28

이 상황에는 이미 종이가 쌓여 있습니다

모자란 것이 자료가 아니라 정리라는 점이 이 편의 출발점입니다.

빌려준 돈이나 일한 대가를 다투는 상황에서는 대개 자료가 부족합니다. 그런데 거래에서 생긴 대금은 사정이 다릅니다. 주문을 받은 기록이 있고, 물건을 넘긴 기록이 있고, 세금 처리를 위해 만든 서류까지 남아 있습니다.

그래서 이 편의 어려움은 자료를 찾는 데 있지 않고 정리하는 데 있습니다. 몇 달치가 밀리면 건수가 늘고, 그중 일부만 결제되고, 단가가 바뀐 건이 섞이고, 반품이 낀 건도 생깁니다. 각각을 아는 사람은 나뿐입니다.

정리되지 않은 채로 총액만 적어 보내면 상대는 그 총액을 두고 답합니다. 액수가 다르다는 한마디면 되고, 어느 건이 왜 다른지는 말하지 않아도 됩니다. 그러면 다시 자료를 꺼내 맞춰 보는 일이 이쪽 몫으로 돌아옵니다.

반대로 건별로 세워 보내면 상대의 답이 줄 단위로 갈라집니다. 어떤 줄은 넘어가고 어떤 줄만 다투게 되는데, 그 갈라짐 자체가 다음 단계에서 쓸 수 있는 자료가 됩니다.

둘째 칸을 겪어 본 분이 많을 것입니다. 총액을 부르고 상대가 액수가 다르다고 답하면 대화가 원점으로 돌아가고, 그 사이에 시간만 흘러갑니다.

그러니 문서를 쓰는 시간의 대부분은 문장이 아니라 표를 만드는 데 쓰게 됩니다. 표가 서면 문장은 몇 줄이면 끝납니다.

건별로 세울 것인가 합계로 적을 것인가

건수가 많다고 합쳐 버리면 묶는 일을 상대에게 넘기는 셈이 됩니다.

원칙은 건별입니다. 다만 건수가 수십 건이 되면 문서가 표만으로 가득 차서 요구가 잘 보이지 않게 됩니다. 그때 쓰는 방법이 본문에는 기간별 소계를 적고 건별 내역은 별지로 붙이는 방식입니다.

어느 쪽을 택하든 지켜야 할 것이 있습니다. 본문의 숫자와 붙인 서류의 숫자가 맞아야 한다는 것입니다. 둘이 어긋나면 상대는 그 어긋남부터 짚고, 나머지 주장까지 함께 흔들립니다.

줄마다 무엇이 들어가야 하는지는 정해져 있지 않지만 실무에서 빠지면 곤란한 항목이 있습니다. 언제의 거래인지, 무엇을 얼마에 얼마나 넘긴 것인지, 그 건의 근거가 어느 서류인지입니다.

단가가 도중에 바뀌었거나 반품이 있었던 건은 그 사정을 줄 옆에 한마디로 적어 두십시오. 적어 두지 않으면 상대가 그 줄을 근거로 전체가 부정확하다고 답할 여지가 생깁니다.

넷째 줄이 이 편을 다른 청구 편과 갈라 놓는 자리입니다. 다른 상황에서는 근거를 새로 만들어야 하지만, 거래에서는 이미 번호가 붙은 서류가 있어 그 번호를 옮겨 적기만 하면 됩니다.

서류를 실제로 붙일 것인지, 붙인다면 원본과 사본 중 무엇을 붙일 것인지는 첨부를 다룬 글에 정리해 두었습니다. 본문에서 지칭하지 않은 자료는 붙여도 읽히지 않는다는 점만 여기서 짚어 두겠습니다.

받은 돈을 어디에 넣었는지가 다음 다툼입니다

일부만 결제된 거래에서 총액이 어긋나는 원인은 대개 여기입니다.

여러 건이 밀린 상태에서 상대가 얼마를 보내오면, 그 돈이 어느 건에 대한 것인지가 정해져야 남은 금액이 나옵니다. 그런데 입금할 때 아무 표시가 없는 경우가 흔하고, 그러면 각자 편한 대로 계산하게 됩니다.

이쪽에서 오래된 건부터 채웠다고 보고 남은 금액을 뽑았는데 상대는 최근 건을 결제했다고 생각하고 있으면, 총액은 같아도 어느 건이 남았는지가 달라집니다. 이 차이는 나중에 건별로 따질 때 그대로 문제가 됩니다.

그래서 문서에 한 줄을 넣습니다. 언제 들어온 얼마를 어느 건에 넣어 계산했다는 문장입니다. 상대가 다르게 보고 있다면 그 답이 돌아올 것이고, 그 답 자체가 정리에 도움이 됩니다.

지연에 따르는 부분을 함께 청구할 것인지는 근거가 서야 하는 문제라 이 글에서 계산을 대신해 드리지 않겠습니다. 다만 그 부분을 넣기로 했다면 대금과 줄을 갈라 적어야 상대의 답도 갈라집니다.

1. 들어온 돈을 날짜와 금액으로 모두 적는다받은 것을 빠뜨리면 문서 전체의 신뢰가 흔들립니다.
2. 각 입금을 어느 건에 넣었는지 밝힌다총액이 같아도 남은 건이 달라질 수 있습니다.
3. 남은 건과 남은 금액을 다시 세운다요구의 대상이 여기서 확정됩니다.
4. 상대가 달리 보고 있다면 알려 달라고 적는다다른 계산을 미리 꺼내 두면 뒤에 되풀이되지 않습니다.
5. 남은 금액의 지급 기한을 날짜로 적는다기한이 있어야 그날 이후의 상황이 달라집니다.

넷째 줄을 넣는 것을 망설이는 분이 있습니다. 상대에게 반박할 기회를 주는 것 같아서인데, 실제로는 반대입니다. 계산이 갈리는 것을 지금 확인하는 편이 나중에 확인하는 것보다 언제나 낫습니다.

다섯째 줄의 기한을 정하는 요령과 표기 방식은 그 주제만 다룬 글에 갈래별로 정리해 두었습니다.

상계는 같은 문단에 넣지 마십시오

이 편에서 가장 자주 나오는 사고가 문장 하나에서 생깁니다.

거래 관계에서는 서로 주고받을 것이 함께 있는 경우가 흔합니다. 받을 대금이 있는데 이쪽도 상대에게 줄 것이 있는 상황입니다. 그때 상계를 함께 알리게 되는데, 여기에 함정이 하나 있습니다.

상계를 알리는 의사표시에는 조건이나 기한을 붙이지 못합니다. 그런데 이 문서는 기한을 적는 것이 몸에 밴 문서입니다. 그래서 언제까지 지급하지 않으면 상계하겠다는 문장이 자연스럽게 나오고, 그 한 문장이 조문에 정면으로 걸립니다.

해결은 간단합니다. 문단을 나누는 것입니다. 대금을 청구하는 문단에는 기한을 적고, 상계를 알리는 문단에는 기한도 조건도 적지 않습니다. 두 이야기가 한 문장에 섞이지만 않으면 됩니다.

상계가 실제로 어떤 요건에서 가능한지, 무엇과 무엇이 맞물려야 하는지는 이 글에서 다루지 않겠습니다. 조문과 함께 정리한 글이 따로 있으니 그쪽에서 확인하시고, 여기서는 문단을 갈라 쓰라는 것까지만 붙들어 두십시오.

세 번째 문답을 따로 넣은 이유가 있습니다. 급하게 함께 처리하려다 어느 쪽도 또렷하지 않게 되는 경우가 있는데, 대금 청구만 먼저 보내도 늦지 않습니다.

정리하면 이 절은 한 줄입니다. 기한을 적는 문단과 상계를 알리는 문단을 붙여 놓지 마십시오.

언제까지 붙들고 있을 수 있는가

거래로 생긴 대금은 다른 채권보다 짧은 기간이 걸리는 경우가 있습니다.

기간과 세는 시작점을 이 글에서 숫자로 적지는 않겠습니다. 어떤 성격의 대금인지에 따라 갈리고, 그 갈래는 채권의 기간을 다룬 자리에 정리되어 있습니다. 여기서 붙들어 둘 것은 미루면 안 되는 종류의 청구라는 사실입니다.

그리고 이 문서를 부치는 것만으로 그 기간이 늘어나지는 않습니다. 재판 밖에서 요구하는 일은 잠시 붙들어 두는 효과에 그치고, 그 뒤에 정해진 조치가 따라와야 유지됩니다. 무엇을 언제까지 해야 하는지는 그 주제를 다룬 글에서 확인하십시오.

거래를 이어 갈 상대인지도 함께 생각해 두는 편이 좋습니다. 밀린 대금을 정리하면서 관계를 유지하려는 경우와 정리하고 끝내려는 경우는 문서의 표현이 달라집니다. 다만 어느 쪽이든 건별로 세우는 일 자체는 똑같이 필요합니다.

부친 뒤에는 문서와 붙인 서류를 한 묶음으로 보관하십시오. 우체국에도 같은 등본이 남아 있어 나중에 다시 떼어 볼 수 있지만, 붙인 서류는 이쪽에서만 갖고 있습니다.

마지막으로 이 편의 골격을 한 줄로 줄이면 이렇습니다. 흩어진 종이를 건별로 세우고, 받은 돈을 어디에 넣었는지 밝히고, 상계는 문단을 갈라 두고, 남은 금액에 날짜를 붙이는 것입니다.

넷째 문단을 가볍게 넘기지 마십시오. 몇 달 뒤에 다시 이 사안을 꺼낼 때 문서만 있고 붙인 서류가 없으면 표의 숫자를 다시 확인해야 합니다.

정리가 끝나면 이 묶음은 다음 단계로 그대로 넘어갑니다. 어느 길로 가든 건별로 세워 둔 표가 처음부터 다시 만들어야 하는 수고를 덜어 줍니다.

자주 묻는 질문