사실확인서 도장 없이 서명만 했을 때
사실확인서 마스터·8분·
도장이 없다는 이유로 사실확인서가 무효가 되지는 않습니다. 사문서의 진정을 추정하는 조문은 서명과 날인과 무인을 나란히 놓고 그 가운데 하나를 요구하므로, 서명만 있어도 추정은 그대로 걸립니다. 갈리는 것은 효력이 아니라 그 추정이 다투어질 때 무엇으로 받치느냐입니다.
민사소송법 제358조의 요지 — 사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에는 진정한 것으로 추정합니다
- 서명본인이나 대리인이 손으로 적은 이름
- 날인본인이나 대리인이 찍은 도장
- 무인본인이나 대리인이 찍은 손도장
- 택일조문이 셋을 이어 놓은 방식
무효라는 말부터 걷어냅니다
조문이 요구하는 것은 셋 가운데 하나이지 셋 전부가 아닙니다.
서명란에 이름만 적고 도장을 찍지 않은 확인서를 뒤늦게 보면 마음이 급해집니다. 검색해 보면 도장이 없으면 소용없다는 설명이 여럿 나오고, 다시 받아야 하는지부터 걱정하게 됩니다.
먼저 정리하면 그 설명은 조문과 맞지 않습니다. 민사소송법 제358조는 사문서에 본인이나 대리인의 서명이 있거나 날인 또는 무인이 있는 때에 그 문서를 진정한 것으로 추정하도록 정하고 있습니다. 셋을 나란히 늘어놓고 사이를 이나와 또는으로 이었으므로 하나만 있어도 요건에 닿습니다.
애초에 사실확인서에 도장을 찍으라고 정한 조항 자체가 확인되지 않습니다. 법정 양식이 없는 문서이므로 어떤 표시가 반드시 있어야 한다는 요구가 나올 자리가 없습니다.
그러니 여기서 다룰 문제는 효력이 있느냐 없느냐가 아닙니다. 표시가 하나만 남았을 때 그 하나가 얼마나 버티는가, 그리고 요구를 받았을 때 어떻게 다루는가입니다.
추정한다는 말이 무엇까지 해 주나
추정은 확정이 아니라 다투는 쪽에 부담을 옮겨 두는 장치입니다.
조문이 쓰는 낱말은 추정한다입니다. 진정한 것으로 본다도 아니고 확정한다도 아닙니다. 이 차이가 실제 다툼에서 크게 벌어집니다.
추정이 걸린다는 것은 이 문서가 그 사람이 만든 것으로 일단 다뤄진다는 뜻입니다. 다르게 주장하려는 쪽이 그 사정을 내놓아야 하고, 아무것도 내놓지 못하면 추정이 그대로 남습니다.
다만 조문의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때라는 문구는 표시가 형식적으로 붙어 있다는 뜻으로 읽히지 않습니다. 본인이나 대리인의 의사에 따른 표시 행위가 실제로 있었다는 뜻으로 이해되고 있습니다. 이름이 적혀 있다는 사실과 그 사람이 적었다는 사실은 같은 층이 아닙니다.
그리고 여기까지는 문서가 진짜냐의 층입니다. 적힌 내용이 사실이냐는 그다음에 따로 따집니다. 서명이 있든 인감이 찍혀 있든 그 층에서는 같은 자리에서 다시 시작합니다.
그런데 제출처가 도장을 요구합니다
요구의 정체를 알아 두면 맞출 것과 맞추지 않아도 될 것이 갈립니다.
조문이 셋 가운데 하나면 된다고 해서 창구가 그렇게 운영된다는 뜻은 아닙니다. 인감을 찍고 인감증명서를 붙여 오라는 요구를 받는 일은 실제로 흔합니다.
그 요구의 근거는 대체로 법이 아니라 그 기관의 처리 방침입니다. 여러 사람에게서 같은 형식으로 받아 두려는 것이고, 나중에 본인이 아니라는 말이 나왔을 때 되짚을 자료를 미리 확보하려는 것이기도 합니다.
서명 쪽으로도 비슷한 제도가 있습니다. 인감증명서를 갈음하는 제도로 「본인서명사실 확인 등에 관한 법률」에 근거를 둔 본인서명사실확인서가 그것입니다. 제도 자체는 법률에 근거가 있지만, 그것을 사실확인서에 붙여 오라는 요구는 여전히 제출처의 방침입니다.
아래 표는 자주 받는 요구와 그 근거, 그리고 다루는 방법을 이어 놓은 것입니다. 가운데 칸이 판단의 기준입니다.
| 제출처가 요구하는 것 | 그 요구의 근거 | 받아들이는 방법 |
|---|---|---|
| 인감을 찍고 인감증명서를 붙여 오라 | 법이 아니라 그 제출처의 방침입니다 | 요구가 있으면 맞추는 것이 빠릅니다. 없는 요구를 스스로 만들 필요는 없습니다 |
| 서명 대신 본인서명사실확인서를 붙여 오라 | 제도 자체는 법률에 근거가 있습니다 | 인감증명서를 갈음하는 제도이므로 어느 쪽을 원하는지 먼저 묻습니다 |
| 신분증 사본을 함께 내라 | 실무 관행입니다 | 용도를 적어 두고 필요 이상으로 정보를 남기지 않습니다 |
| 도장이 없으면 접수할 수 없다 | 그 창구의 처리 기준입니다 | 효력이 아니라 접수의 문제이므로 그 창구에 맞추면 됩니다 |
| 원본을 직접 가져와야 한다 | 형식을 정한 법령은 확인되지 않습니다 | 스캔본으로 되는지 먼저 확인해 두면 두 번 걸음하지 않습니다 |
다섯 줄에서 갈라야 할 것은 하나입니다. 문서가 힘을 갖느냐의 문제인지, 그 창구가 받아 주느냐의 문제인지입니다. 대부분의 요구는 뒤엣것입니다.
뒤엣것이라면 다투는 대신 맞추는 편이 언제나 빠릅니다. 다만 요구하지 않는 곳에까지 같은 것을 갖출 이유는 없습니다.
서명만 남길 때 함께 남겨 두면 좋은 것
도장을 대신하는 것은 다른 도장이 아니라 표시가 실제로 있었다는 정황입니다.
추정이 다투어지는 국면은 대개 하나입니다. 적어 준 사람이 나중에 내가 쓴 것이 아니라고 말하거나, 상대가 그 사람이 쓴 것이 아니라고 주장하는 경우입니다.
이때 필요한 것은 더 무거운 도장이 아니라 그 표시가 그 사람의 뜻으로 이루어졌다는 정황입니다. 아래 순서는 그런 정황을 남기는 방법을 부담이 적은 것부터 늘어놓은 것입니다.
어느 것도 법이 요구하는 절차가 아닙니다. 그래서 상대가 부담스러워하면 형태를 바꿔도 되고, 하나만 해 두어도 아무것도 남기지 않은 것보다 낫습니다.
- 이름을 인쇄가 아니라 손으로 적게 한다필적이 남으면 그 사람과 이어지는 통로가 하나 생깁니다. 인쇄된 이름 옆에 서명을 더하는 형태도 같은 역할을 합니다.
- 적은 날짜를 본인이 직접 적게 한다날짜가 본문에만 있고 서명란에 없으면 언제 표시했는지가 남지 않습니다. 손으로 적은 날짜는 그 자체로 정황이 됩니다.
- 건네받은 경위를 기록해 둔다만나서 받았다면 그 자리와 시각을, 우편이나 메신저로 받았다면 그 기록을 함께 보관합니다.
- 연락처를 함께 받아 둔다나중에 확인이 필요할 때 연락이 닿지 않으면 추정을 받쳐 줄 사람이 사라집니다. 주민등록번호까지 받을 이유는 없습니다.
- 요구받았을 때만 인감이나 본인서명사실확인서를 더한다제출처가 원하지 않는데 미리 갖추는 것은 시간과 개인정보를 함께 쓰는 일입니다.
다섯 가지를 모두 할 필요는 없습니다. 앞의 두 가지만 지켜도 서명 한 줄이 남기는 정보가 크게 달라집니다.
네 번째 줄은 특히 조심할 자리입니다. 확인해 주는 사람의 정보를 넉넉히 받아 두는 것이 안전해 보이지만, 주민등록번호처럼 법령에 근거가 있어야 다룰 수 있는 정보까지 받는 것은 다른 문제를 만듭니다.
자주 어긋나는 지점
도장 한 칸을 두고 생기는 오해는 방향이 대체로 정해져 있습니다.
아래 문답은 서명만 남은 확인서를 두고 실제로 자주 나오는 물음만 골랐습니다.
있습니다. 사문서의 진정을 추정하는 조문이 서명과 날인과 무인을 택일로 적고 있어, 서명만 남아 있어도 추정은 걸립니다. 도장이 없으면 무효라는 설명은 조문과 맞지 않습니다.
표시가 늘면 그 사람과 이어지는 통로도 늘어나므로 나쁠 것은 없습니다. 다만 조문이 셋 모두를 요구하는 것은 아니므로, 상대가 부담스러워하는데 무리하게 요구할 일은 아닙니다.
적는 사람이 개인인지 회사인지에 따라 남기는 표시가 달라집니다. 회사 이름으로 나가는 문서라면 담당자의 서명과 함께 회사의 표시를 남기는 것이 실무에서 쓰이는 방식입니다.
전자적인 형태로 오갔다는 사정만 가지고 그 표시를 물릴 수는 없습니다. 다만 제출처가 종이 원본을 요구한다면 그것은 그 기관의 방침이므로 미리 확인해 두는 편이 낫습니다.
자주 묻는 질문
사실확인서에 도장을 꼭 찍어야 하나요?
날인을 요구하는 조항은 확인되지 않습니다. 민사소송법 제358조가 서명이나 날인 또는 무인을 택일로 적고 있어, 셋 가운데 하나만 남겨도 같은 추정이 걸립니다.
서명만 있는 사실확인서를 상대가 인정하지 않으면 어떻게 되나요?
다르게 주장하는 쪽이 그 사정을 내놓아야 합니다. 그때 표시가 실제로 그 사람의 뜻으로 이루어졌다는 정황이 남아 있으면 추정이 유지되기 쉬우므로, 손으로 적은 이름과 날짜, 주고받은 기록을 함께 보관해 두십시오.
제출처가 인감증명서를 요구하면 어떻게 하나요?
그 요구는 법이 아니라 그 기관의 방침입니다. 요구를 받았다면 맞추는 것이 빠르고, 요구가 없는 곳에까지 미리 갖출 필요는 없습니다.
본인서명사실확인서는 무엇인가요?
인감증명서를 갈음하는 제도로 「본인서명사실 확인 등에 관한 법률」에 근거를 두고 있습니다. 다만 그것을 사실확인서에 붙여 오라는 요구는 제출처의 방침이므로, 어느 쪽을 원하는지 먼저 확인하십시오.
도장이 없다고 접수를 거부당했습니다.
문서의 효력과 창구의 접수 기준은 다른 문제입니다. 그 창구가 날인된 서류만 받는다면 거기서는 그 기준을 따라야 하므로, 다투기보다 요구받은 형식에 맞춰 다시 받아 두는 편이 빠릅니다.
