사실확인서가 반려되는 이유
사실확인서 마스터·8분·
사실확인서를 되돌려 보내는 기준을 법이 정해 둔 것은 확인되지 않습니다. 법정 양식도, 항목의 개수도, 유효기간도 마찬가지입니다. 그 빈자리를 채우는 것이 받는 쪽의 요구이고, 그래서 무엇이 필요한지는 내기 전에 그쪽에 물어야만 알 수 있습니다.
민사소송법 제358조는 서명과 날인과 무인을 나란히 두고 있어 도장이 없다는 사실만으로 되돌릴 근거가 되지 않습니다 — 인감증명서 첨부와 신분증 사본은 법이 아니라 관행입니다
되돌아오기 쉬운 준비
- 무엇이 필요한지 묻지 않고 검색해 나온 양식을 그대로 채운다
- 확인하는 사실을 문단 하나에 뭉뚱그려 적는다
- 적은 사람이 누구이고 어떻게 알게 됐는지가 빠져 있다
- 제출처가 배포하는 양식이 있는지 확인하지 않았다
- 원본을 내야 하는지 파일로 되는지 묻지 않았다
한 번에 지나가는 준비
- 내기 전에 담당 창구에 필요한 것을 먼저 묻는다
- 확인하는 사실을 항목으로 나눠 날짜와 함께 적는다
- 작성자의 소속과 연락처, 알게 된 경위를 함께 적는다
- 배포하는 양식이 있으면 그것을 쓰고 없으면 항목을 맞춘다
- 제출 형식과 첨부물을 미리 듣고 한 번에 갖춘다
되돌려 보내는 기준을 정한 법이 없습니다
무엇이 갖춰져야 한다고 적어 둔 조문이 없으니 어긋났다고 말할 기준도 없습니다.
사실확인서는 개인이 만들어 상대에게 건네는 사문서입니다. 어느 기관이 서식을 정해 배포한 것도 아니고, 무엇을 몇 개 적어야 한다고 정한 규정도 확인되지 않습니다.
이 사실은 두 방향으로 작용합니다. 한편으로는 자유롭게 만들 수 있다는 뜻이고, 다른 한편으로는 받는 쪽이 원하는 모양을 미리 알 방법이 없다는 뜻입니다. 되돌아오는 일이 생기는 자리가 바로 여기입니다.
그래서 이 편은 어떤 서류가 반려되는지를 목록으로 만들지 않습니다. 그런 목록을 만들려면 어느 기관이 어떤 기준으로 판단하는지를 알아야 하는데, 그 기준을 정한 문서가 없기 때문입니다.
대신 다룰 수 있는 것은 하나 있습니다. 필수 요건처럼 전해지는 이야기들의 실제 근거가 무엇인지, 그리고 요구를 미리 확인하는 방법이 무엇인지입니다.
요건처럼 전해지는 것들의 실제 근거
근거가 없다는 말이 아니라, 근거가 법이 아니라는 말입니다.
인터넷에서 사실확인서를 검색하면 반드시 갖춰야 한다는 설명이 여럿 나옵니다. 인감을 찍고 인감증명서를 붙여야 한다거나, 신분증 사본이 필수라거나, 몇 개월 안의 것이어야 한다는 이야기들입니다.
이 가운데 법령에서 근거를 찾을 수 있는 것은 확인되지 않습니다. 그렇다고 지어낸 이야기도 아닙니다. 실무에서 오래 쌓인 관행이거나, 특정 제출처가 자기 창구에서 요구해 온 방침이 널리 퍼진 것입니다.
둘을 갈라 두면 대응이 달라집니다. 법이 요구하는 것이라면 어디에 내든 갖춰야 하지만, 관행이라면 요구하는 곳에서만 갖추면 되고 요구하지 않는 곳에는 넣을 이유가 없습니다.
아래 표는 자주 들리는 이야기와 그 실제 근거를 나란히 놓은 것입니다. 가운데 칸을 기준으로 읽으십시오.
| 필수 요건처럼 전해지는 것 | 실제 근거 | 그래서 어떻게 하나 |
|---|---|---|
| 인감도장을 찍고 인감증명서를 붙여야 한다 | 법이 요구하는 것이 아니라 실무 관행입니다 | 요구가 있다면 그 제출처의 방침이므로 그대로 맞춥니다 |
| 신분증 사본이 반드시 들어가야 한다 | 같은 성격의 관행입니다 | 요구가 없으면 넣지 않아도 되고, 넣을 때는 용도를 적어 둡니다 |
| 발급일로부터 몇 개월 안의 것이어야 한다 | 기간을 정한 법령은 확인되지 않습니다 | 최근 것을 원한다면 그것은 그 제출처의 정책입니다 |
| 필수 기재사항의 개수가 정해져 있다 | 항목 수를 정한 법령도 확인되지 않습니다 | 무엇을 확인하려는 서류인지에서 항목을 역산합니다 |
| 정해진 법정 양식을 써야 한다 | 법정 서식은 확인되지 않습니다 | 제출처가 배포하는 양식이 있다면 그것이 사실상의 기준입니다 |
다섯 줄 모두 왼쪽이 틀렸다는 뜻이 아닙니다. 실제로 그렇게 요구하는 곳이 있고, 그런 곳에 낼 때는 그 요구가 곧 기준이 됩니다.
달라지는 것은 순서입니다. 법이 정했다고 믿으면 모든 서류에 똑같이 갖추게 되지만, 제출처의 방침이라고 알면 어디에 내는지부터 확인하게 됩니다.
그래서 먼저 확인해야 할 것은 서류가 아니라 창구입니다
같은 이름의 서류라도 받는 곳이 다르면 요구하는 모양이 달라집니다.
사실확인서는 하나의 정해진 문서가 아니라 여러 상황에서 같은 이름으로 쓰이는 문서 묶음에 가깝습니다. 무엇을 확인하려는지에 따라 들어갈 내용이 통째로 달라집니다.
받는 쪽이 보려는 것도 그만큼 다릅니다. 어떤 곳은 확인해 준 사람이 누구인지를 중요하게 보고, 어떤 곳은 확인하는 사실의 기간이 언제부터 언제까지인지를 봅니다. 어느 쪽인지는 물어보지 않으면 알 수 없습니다.
아래 순서는 서류를 만들기 전에 밟아 두면 두 번 걸음하지 않게 되는 절차입니다. 특별한 준비가 필요하지 않고 전화 한 통이면 대부분 끝납니다.
- 무엇을 확인하려는 서류인지 한 문장으로 정한다어디에 무엇을 위해 내는지가 정해져야 나머지가 따라옵니다. 이 문장이 흐리면 어떤 항목을 넣을지도 정해지지 않습니다.
- 받는 곳에 배포하는 양식이 있는지 묻는다있으면 그것이 그 창구의 기준입니다. 직접 만든 서류가 더 잘 갖춰져 있어도 배포 양식이 있는 곳에서는 그쪽이 편합니다.
- 첨부물을 요구하는지 함께 확인한다인감증명서나 신분증 사본을 요구하는지, 요구하지 않는지를 이 단계에서 듣습니다. 요구하지 않는 곳에 미리 넣을 필요는 없습니다.
- 제출 형식을 확인한다원본을 직접 가져와야 하는지, 스캔본이나 파일로 되는지가 창구마다 다릅니다. 형식 때문에 되돌아오는 것이 내용 때문인 것보다 흔합니다.
- 들은 내용을 적어 두고 그대로 만든다통화한 날짜와 담당 부서를 함께 메모해 두면 나중에 이야기가 달라졌을 때 되짚을 수 있습니다.
다섯 단계 가운데 실제로 시간이 드는 것은 두 번째와 네 번째입니다. 나머지는 묻는 김에 함께 확인하면 됩니다.
그리고 이 순서를 밟았다면 되돌아왔을 때도 원인을 좁히기 쉬워집니다. 무엇을 요구받았는지 적어 두었으니 어긋난 자리가 어디인지 바로 보입니다.
관행을 요건으로 착각하면 생기는 일
필요 이상으로 갖추는 것도 비용이고 때로는 위험입니다.
법이 요구한다고 믿으면 모든 경우에 똑같이 준비하게 됩니다. 인감증명서를 새로 떼고 신분증을 복사하고 도장을 찾느라 며칠이 지나갑니다. 요구하지 않는 곳에 낼 서류였다면 그 시간은 그대로 사라집니다.
그보다 신경 쓸 대목이 하나 더 있습니다. 확인해 주는 사람의 개인정보가 필요 이상으로 남는다는 점입니다. 확인서 한 장을 위해 신분증 사본까지 건네는 것이 늘 적절한 선택은 아닙니다.
반대 방향의 착각도 있습니다. 법이 요구하지 않으니 요구를 무시해도 된다고 여기는 경우입니다. 접수하는 창구가 그것을 요구한다면 그 창구에서는 그것이 기준이므로, 효력의 문제와 접수의 문제를 갈라 두어야 합니다.
아래 문답은 이 두 방향에서 실제로 자주 나오는 물음만 골랐습니다.
효력의 문제와 접수의 문제는 다릅니다. 사문서의 진정을 추정하는 조문은 서명과 날인과 무인을 나란히 두고 있어 도장이 빠졌다고 문서가 힘을 잃지는 않지만, 창구가 날인된 서류만 받겠다고 하면 그것은 그 창구의 처리 기준입니다.
기간을 정한 법령은 확인되지 않습니다. 최근 몇 개월 안의 것을 요구받았다면 그것은 제출처의 정책이므로, 그 창구가 정한 기간에 맞춰 다시 받아 두면 됩니다.
그렇지 않습니다. 확인하지 않은 것까지 적으면 오히려 어느 부분이 직접 본 것인지 흐려집니다. 확인하려는 사실을 좁게 적고 알게 된 경위를 붙이는 편이 낫습니다.
써도 됩니다. 다만 그 양식이 어떤 상황을 전제로 만들어졌는지 확인하고, 지금 확인하려는 사실에 맞지 않는 칸은 지우십시오. 빈칸을 남겨 두면 그 자리부터 질문이 들어옵니다.
되돌아왔다면 어디부터 보나
되돌아온 이유를 짐작하지 말고 그 자리에서 물어보는 것이 가장 빠릅니다.
서류가 되돌아오면 대개 양식부터 다시 찾습니다. 그런데 형식이 아니라 내용 때문인 경우가 많고, 그럴 때 양식을 바꿔 다시 내면 같은 자리에서 또 멈춥니다.
그러니 순서를 뒤집는 편이 낫습니다. 무엇이 부족했는지 들은 다음에 고칠 자리를 정하는 것입니다. 되돌려 보낸 쪽은 대부분 이유를 말해 줍니다.
아래 목록은 그 이야기를 듣고 나서 대조해 볼 항목입니다. 여기서 걸리는 줄이 있다면 그 줄이 다시 만들 때의 출발점입니다.
다시 만들기 전에 대조할 것
마지막 줄을 따로 둔 이유가 있습니다. 되돌아온 서류를 고칠 때 사람들은 내용을 더 넣는 방향으로 움직이는데, 그러다 필요 없는 정보까지 함께 들어갑니다.
다시 만들 때의 기준은 늘어놓는 것이 아니라 맞추는 것입니다. 요구받은 것을 정확히 채우고 그 밖의 것은 그대로 두면 됩니다.
자주 묻는 질문
사실확인서가 반려되는 기준이 법에 있나요?
확인되지 않습니다. 법정 양식도 필수 항목의 개수도 정해진 것이 없어, 무엇이 갖춰져야 하는지는 받는 쪽이 정합니다. 그래서 내기 전에 그 창구에 직접 확인하는 것이 가장 확실합니다.
인감증명서를 꼭 붙여야 하나요?
법이 요구하는 것은 아니고 실무 관행입니다. 요구받았다면 그 제출처의 방침이므로 맞추면 되고, 요구가 없다면 붙이지 않아도 됩니다.
사실확인서에 유효기간이 있나요?
기간을 정한 법령은 확인되지 않습니다. 최근 몇 개월 안의 것을 요구하는 곳이 있다면 그것은 그 기관의 정책이므로, 그 기준에 맞춰 새로 받아 두십시오.
도장이 없으면 접수가 안 되나요?
문서의 효력과 창구의 접수 기준은 다른 문제입니다. 서명만 있어도 사문서의 진정 추정은 작동하지만, 날인된 서류만 받는 창구가 있다면 그곳에서는 그 기준을 따라야 합니다.
한 번 되돌아온 서류를 어떻게 고치나요?
먼저 무엇이 부족했는지 되돌려 보낸 쪽에 확인하십시오. 형식 문제인지 내용 문제인지 가른 다음에 고칠 자리를 정해야 같은 자리에서 두 번 멈추지 않습니다.
