사실확인서 양식 워드(DOC) 무료 다운로드
사실확인서 마스터·8분·
이 서류에서는 상대가 파일을 고칠 수 있다는 것이 약점이 아니라 필요한 성질입니다. 읽어 본 사람이 자기 표현으로 한 줄을 고쳐 돌려주는 순간 그 문서는 내가 대신 써 준 글에서 그 사람의 확인으로 바뀝니다.
사실확인서의 파일 형식을 정한 조문은 확인되지 않았습니다 · 민사소송법 제358조가 요구하는 것은 서명이나 날인 또는 무인 가운데 하나인데 편집할 수 있는 파일 상태에서는 그 자리가 비어 있습니다
본인은 위 사람이 해당 기간 동안 성실히 근무하였음을 확인합니다.
본인은 같은 부서에서 함께 일하며 위 사람이 그 기간에 출근하는 것을 매일 보았습니다. 근무 태도에 관해서는 제가 평가할 자리가 아니라 적지 않겠습니다.
본인은 당시 현장에 있었으며 위 내용이 사실임을 확인합니다.
본인은 그날 그 자리에 함께 있었고 아래 둘째 줄까지는 직접 보았습니다. 셋째 줄은 나중에 전해 들은 것이라 제가 보았다고 적기는 어렵습니다.
본인은 위 사람과 오랜 기간 알고 지낸 사이임을 확인합니다.
본인은 위 사람과 같은 건물에서 지내며 그 기간에 사실상 이웃으로 왕래해 왔습니다. 언제부터인지는 정확히 기억나지 않아 그 대목은 비워 두었습니다.
확인해 줄 사람이 옆에 없을 때 고를 수 있는 형식
만나서 건넬 수 없는 상대라면 파일이 먼저 오갑니다.
사실을 확인해 줄 만한 사람은 대개 지금 내 곁에 없습니다. 몇 해 전 같이 일하다 회사를 옮긴 동료이거나, 거래처에서 그 일을 처리했던 담당자이거나, 이사를 가서 연락처만 남은 이웃입니다. 만나서 종이를 내밀 수 있으면 좋겠지만 그럴 사정이 아닌 경우가 훨씬 많습니다.
그래서 파일을 보내 채워 받는 방식이 남습니다. 이때 국내 사무 환경에만 있는 형식으로 보내면 상대 자리에서 열리지 않을 수 있습니다. 회사를 옮긴 사람이 다른 사무 도구를 쓰고 있거나, 회사 밖에서 휴대전화로만 열어 보는 경우가 흔합니다.
그 확률이 가장 낮은 쪽을 고르는 것이 이 형식을 찾는 이유입니다. 상대의 사무 환경을 모를 때의 기본값이라고 보면 됩니다. 형식이 서류의 무게를 올려 주지는 않지만, 열리지 않는 파일은 무게를 잴 기회조차 얻지 못합니다.
여기에 성질이 하나 더 따라옵니다. 넓게 열리는 형식은 받은 쪽에서 손대기도 쉽다는 것입니다. 다른 서류에서는 이 성질이 골칫거리인데, 사실확인서에서는 사정이 조금 다릅니다.
고쳐 돌려받는 것이 이 서류에서는 필요한 일입니다
상대가 한 글자도 손대지 않고 이름만 적어 보낸 파일은 무게가 가볍습니다.
계약서나 명세서라면 보낸 내용이 그대로 돌아와야 합니다. 숫자 하나가 달라져 돌아오면 그때부터 어느 판이 기준인지 다투게 됩니다. 사실확인서는 반대쪽에 서 있습니다. 이 문서에서 값어치를 만드는 것은 내가 정리한 문장이 아니라 그것을 읽은 사람이 그렇다고 받아들였다는 사실입니다.
그래서 상대가 문장을 고쳐 돌려주면 그것은 사고가 아니라 소득입니다. 내가 넉넉하게 적어 둔 대목을 상대가 좁혀 오거나, 자기가 직접 보지 못한 줄을 덜어 내거나, 기억이 흐린 부분을 비워 두고 돌려보내는 것 모두가 그 서류를 튼튼하게 만듭니다.
반대로 초안이 그대로 돌아오면 나중에 설명하기가 어려워집니다. 문장이 내 말투 그대로이고 상대의 손이 닿은 자리가 이름 한 줄뿐이라면, 읽는 쪽에서는 이 사람이 정말 내용을 살펴본 것인지 묻게 됩니다. 그때 붙들 근거가 종이 안에 없습니다.
그러니 파일을 보낼 때 붙이는 한 줄이 달라집니다. 그대로 서명해 달라고 하는 대신, 사실과 다른 대목은 고쳐 주시고 직접 보지 않은 줄은 지워 달라고 적어 보내는 편이 결과적으로 더 쓸모 있는 서류를 만듭니다.
지워진 만큼 그 사람이 실제로 아는 범위가 좁다는 뜻입니다. 지우지 않고 남겨 두었다가 나중에 그 대목을 되묻는 자리가 오면 더 곤란해집니다.
내용이 상대가 확인한 그대로라면 문제 될 것이 없습니다. 다만 편집할 수 있는 파일에는 서명도 도장도 남아 있지 않으니, 어떤 모습으로 내야 하는지는 받는 쪽에 확인하십시오.
파일이 오가는 사이에 판이 갈리는 자리
같은 이름의 파일 세 개가 서로 다른 내용을 담고 흩어져 있게 됩니다.
주고받는 횟수가 늘수록 파일이 늘어납니다. 내가 보낸 것, 상대가 고쳐 보낸 것, 그것을 다시 다듬은 것이 모두 비슷한 이름으로 남습니다. 며칠 지나면 어느 것이 상대가 실제로 읽고 동의한 판인지 나조차 헷갈립니다.
아래 표는 주고받는 사이에 흔히 벌어지는 일과, 그것이 나중에 어디에서 드러나는지를 짝지은 것입니다.
| 오가는 사이에 한 일 | 나중에 드러나는 자리 |
|---|---|
| 받은 파일에 덮어써서 원래 보낸 것이 없어졌다 | 상대가 무엇을 고쳤는지 되짚을 방법이 사라진다 |
| 고쳐 온 문장을 내가 다시 매끄럽게 다듬었다 | 상대가 읽고 동의한 문장과 최종본이 달라져 확인의 범위가 흐려진다 |
| 이름을 적어 준 뒤에 날짜만 슬쩍 고쳤다 | 확인해 준 사람이 보지 못한 내용이 그 사람 이름으로 남는다 |
| 주고받은 파일을 순서대로 모두 남겨 두었다 | 어느 판을 두고 이름을 적었는지 되짚을 수 있다 |
| 마지막 판을 상대에게 한 번 더 보내 확인받았다 | 내가 다듬은 문장까지 상대가 읽은 것이 된다 |
둘째 줄과 셋째 줄이 성격이 다릅니다. 둘째 줄은 좋은 뜻으로 한 일이 서류를 흐리게 만드는 경우이고, 셋째 줄은 그 사람의 이름으로 그 사람이 모르는 내용을 남기는 일입니다. 뒤쪽은 서류의 무게가 아니라 다른 문제가 됩니다.
다섯째 줄은 한 번 더 보내는 수고를 요구하지만 이 서류에서는 값을 합니다. 마지막 판이 상대의 손을 거쳐 나왔다는 것이 주고받은 기록에 남아 있으면 뒤에 물음이 와도 답할 자리가 있습니다.
워드 파일로 주고받는 차례
보내기 전에 정할 것과 받은 뒤에 할 일을 나눠 두면 왕복이 한 번으로 끝납니다.
아래 다섯 단계는 앞의 셋이 보내기 전, 뒤의 둘이 받은 뒤입니다. 왕복이 길어지는 이유는 대개 앞의 셋을 건너뛰었기 때문입니다.
특히 셋째 단계를 빠뜨리면 상대가 무엇을 어디까지 손대도 되는지 몰라 그대로 이름만 적어 보냅니다.
- 보내기 전에 제출할 곳에 형식을 물어보기편집할 수 있는 파일로 받아도 되는지, 인쇄해 서명한 것을 요구하는지가 여기서 갈립니다. 뒤에 가서 알면 상대에게 두 번 부탁하게 됩니다.
- 내가 아는 범위까지만 적어 초안 만들기상대가 보았을 법한 일을 넉넉히 적어 두면 그 사람이 지우는 수고를 하게 됩니다. 확실한 것만 적고 나머지는 비워 두는 편이 빠릅니다.
- 고쳐도 되는 자리를 문장으로 알려 주기사실과 다른 대목은 고치고 직접 보지 않은 줄은 지워 달라고 적습니다. 이 한 줄이 있으면 상대가 손대는 것을 주저하지 않습니다.
- 돌아온 파일을 덮어쓰지 않고 따로 남기기보낸 것과 받은 것을 나란히 두고 무엇이 달라졌는지 봅니다. 이 비교가 나중에 확인의 범위를 설명하는 근거가 됩니다.
- 마지막 판을 정한 뒤 서명 받을 방법 정하기파일 그대로 낼 수 있는지, 뽑아서 이름을 받아야 하는지에 따라 다음 걸음이 달라집니다. 첫째 단계에서 물어본 답이 여기서 쓰입니다.
첫째 단계를 맨 앞에 둔 것은 이 서류에 정해진 형식이 없기 때문입니다. 법이 정하지 않은 자리를 채우는 것은 그것을 받는 쪽의 정책이라, 물어보는 것 말고는 알아낼 방법이 없습니다.
다섯째 단계에서 종이가 필요하다는 답이 나오면 왕복이 한 번 더 늘어납니다. 그래서 첫째 단계를 먼저 하는 것이고, 종이로 받아야 한다면 처음부터 인쇄를 전제로 만드는 편이 낫습니다.
같은 사실을 여러 곳에 내야 할 때
한 번 받아 둔 확인을 다른 곳에도 쓸 수 있는지는 받는 쪽이 정합니다.
이 서류는 한 번 쓰고 끝나지 않는 경우가 많습니다. 같은 일을 두고 회사에도 내고 다른 절차에도 내야 하는 상황이 생기는데, 그때마다 확인해 준 사람을 다시 찾아가는 것이 부담스럽습니다.
여기서 갈리는 것은 두 가지입니다. 내용이 그대로 통하는가와, 사본으로 되는가입니다. 앞쪽은 내가 판단할 수 있지만 뒤쪽은 받는 곳마다 다릅니다. 사본을 받는 곳도 있고 이름이 직접 적힌 것을 요구하는 곳도 있는데, 그 기준을 정해 둔 법령은 확인되지 않습니다.
아래 목록은 받아 둔 확인을 다른 곳에 다시 쓰기 전에 훑는 것입니다. 하나라도 걸리면 상대에게 다시 부탁하는 편이 결국 빠릅니다.
받아 둔 확인을 다시 쓰기 전 점검
첫째 줄이 이 목록의 핵심입니다. 용도가 문서 안에 적혀 있으면 그것을 다른 곳에 내밀 때 읽는 쪽에서 먼저 걸립니다. 문장을 고쳐 쓰고 싶어지지만, 이름을 받은 뒤에 내용을 손대는 것은 앞 절의 셋째 줄과 같은 일이 됩니다.
넷째 줄은 예의 문제만은 아닙니다. 확인해 준 사람은 자기가 무엇에 이름을 적었는지 알고 있어야 하고, 나중에 누군가 그 사람에게 물어 왔을 때 답할 수 있어야 합니다. 알리지 않은 채로 다른 곳에 내면 그 자리에서 이야기가 어긋납니다.
자주 묻는 질문
워드로 만든 사실확인서도 인정되나요?
파일 형식으로 서류의 값어치가 갈린다는 근거는 확인되지 않습니다. 다만 받는 곳이 서명이나 도장이 있는 것을 요구하면 그것은 그 기관의 정책이므로 미리 물어보십시오.
메일로 파일만 주고받아도 되나요?
주고받는 방법을 정해 둔 규정은 없습니다. 다만 주고받은 기록이 남는 방식이면 나중에 어느 판을 두고 확인했는지 되짚기가 쉬워집니다.
확인해 줄 사람이 파일을 열지 못한다면요?
휴대전화로만 열어 보는 경우가 많아 화면에서 읽히는 형태로 한 번 더 보내 주는 편이 낫습니다. 고칠 곳을 회신으로 알려 받고 파일은 내가 손보면 왕복이 줄어듭니다.
고친 부분을 표시해서 받아야 하나요?
표시 기능을 쓰면 무엇이 달라졌는지 남아 좋습니다. 상대가 그 기능에 익숙하지 않다면 보낸 파일과 받은 파일을 둘 다 남겨 두는 것으로 충분합니다.
확인해 준 사람이 여러 명이면 파일도 여러 개인가요?
각자 아는 범위가 다르므로 따로 받는 편이 정확합니다. 여러 사람이 한 장에 이름을 적는 방식과의 차이는 확인자가 여러 명일 때를 다룬 글에 정리해 두었습니다.
