사실확인서 확인자가 여러 명일 때 쓰는 법

사실확인서 마스터·8분·2026.06.14

사람을 늘린다고 문서가 그만큼 무거워지지는 않습니다

서명 칸이 셋이라는 사실만으로는 확인된 것이 세 배가 되지 않습니다.

여러 명에게 이름을 받아 두려는 이유는 대개 하나입니다. 한 사람 말보다 여러 사람 말이 더 믿기지 않겠느냐는 생각입니다. 방향은 틀리지 않지만, 그렇게 되려면 조건이 하나 붙습니다. 각자가 자기 눈으로 본 것을 적어야 한다는 조건입니다.

실제로는 반대로 흘러가는 경우가 많습니다. 한 사람이 문안을 만들어 오고 나머지는 읽어 본 뒤 이름만 올립니다. 이렇게 되면 서명은 셋이지만 진술은 하나이고, 그 하나가 흔들릴 때 셋이 함께 흔들립니다.

여기에 더해 이름을 올린 사람마다 아는 폭이 다릅니다. 처음부터 함께 있던 사람과 중간에 합류한 사람이 같은 문장에 묶이면, 뒤늦게 온 사람이 앞 시기까지 확인해 준 모양이 됩니다. 시점을 갈라 적는 문제는 앞의 편에 정리해 두었습니다.

그래서 이 글은 인원을 몇 명으로 하느냐를 다루지 않습니다. 여러 사람이 이름을 올릴 때 각자의 몫을 어떻게 갈라 두는가가 실제로 풀어야 할 문제입니다.

한 장에 함께 서명할 것인가, 각자 한 장씩 쓸 것인가

둘은 만드는 품도 다르고 나중에 쓰이는 방식도 다릅니다.

첫 번째 방식은 한 장의 본문 아래에 여러 사람이 나란히 서명하는 것입니다. 같은 사건을 같은 자리에서 함께 본 경우에 어울립니다. 만드는 손이 적게 가고, 여러 사람이 같은 내용을 확인했다는 점이 한눈에 드러납니다.

두 번째 방식은 사람마다 한 장씩 따로 쓰는 것입니다. 아는 범위가 서로 다를 때, 지켜본 기간이 겹치지 않을 때, 혹은 한 사람이 다른 사람의 서술에 얽히지 않는 편이 나을 때 씁니다. 손은 더 가지만 각 장이 따로 서 있습니다.

고르는 기준은 단순합니다. 세 사람이 완전히 같은 문장에 동의할 수 있는가입니다. 한 사람이라도 어느 대목에서 나는 그건 못 봤다고 말한다면, 그 문서는 이미 한 장으로 묶기 어려운 상태입니다.

아래 표는 두 방식이 갈리는 자리를 늘어놓은 것입니다. 어느 쪽이 옳다기보다 어느 상황에 어느 쪽이 덜 어긋나는지를 보시면 됩니다.

표에서 가장 자주 걸리는 것은 둘째 줄과 셋째 줄입니다. 함께 일했다는 이유로 한 장에 묶었다가, 알고 보니 각자 아는 시기와 경로가 달랐던 경우입니다.

마지막 줄은 만들 때가 아니라 낼 때 드러납니다. 한 장에 여러 사람의 이름과 연락처가 함께 적혀 있으면 그 가운데 한 사람의 확인만 필요한 자리에도 전부가 따라갑니다.

한 장에 함께 쓴다면 이름 옆에 각자의 몫을 적습니다

서명 칸만 늘리지 말고 그 사람이 무엇을 근거로 이름을 올렸는지를 함께 남깁니다.

한 장으로 가기로 했다면 본문을 하나로 두되 확인자 칸을 조금 더 넓게 잡습니다. 이름과 연락처만 놓지 말고, 그 사람이 이 사실에 닿아 있던 위치와 구간을 짧게 적을 자리를 함께 둡니다. 한 줄이면 충분합니다.

예를 들어 같은 층에서 근무했다는 사람과 옆 부서에 있었다는 사람은 같은 장면을 다른 거리에서 봅니다. 그 거리가 적혀 있으면 읽는 쪽이 각 서명의 무게를 스스로 가늠할 수 있습니다. 적혀 있지 않으면 셋을 똑같이 취급하다가 한꺼번에 의심하게 됩니다.

본문 안에서 사람마다 다른 부분이 생기면 항목을 나눠 표시하는 방법도 있습니다. 앞의 두 항목은 세 사람이 함께 확인하고 셋째 항목은 한 사람만 확인한다는 식으로 적어 두면, 한 장 안에서도 몫이 갈립니다.

아래 순서는 여러 사람이 한 장에 이름을 올릴 때 밟는 흐름입니다. 정해진 절차가 아니라 어긋남이 적었던 방식입니다.

1. 본문을 만들기 전에 각자에게 따로 물어본다먼저 문안을 돌리면 앞사람의 문장에 뒷사람의 기억이 맞춰집니다. 각자에게 아는 범위를 따로 들은 뒤에 겹치는 부분을 찾습니다.
2. 전원이 동의하는 부분만 본문에 남긴다한 사람이라도 못 본 대목은 본문에서 빼고 그 사람만의 항목으로 내립니다.
3. 항목마다 누가 확인하는지 표시한다전원 확인과 일부 확인을 갈라 두면 한 장 안에서 몫이 나뉩니다.
4. 이름 옆에 위치와 구간을 한 줄씩 적는다같은 부서였는지 옆 건물이었는지, 언제부터 언제까지 그 자리에 있었는지를 남깁니다.
5. 각자 자기 손으로 서명한다한 사람이 대신 적어 주는 순간 그 서명은 본인의 것이 아니게 됩니다. 이 대목은 뒤에서 다시 봅니다.

첫 단계가 결과를 좌우합니다. 문안을 먼저 돌리는 순간 기억이 서로 맞춰지고, 그렇게 만들어진 세 사람의 진술은 사실상 한 사람의 진술입니다.

다섯째 단계는 편의 때문에 자주 무너집니다. 멀리 있는 사람의 서명을 대신 받아 두는 일이 실무에서 드물지 않은데, 그 한 칸이 문서 전체를 위험하게 만듭니다.

대신 서명해 주는 것은 다른 이야기가 됩니다

본인의 뜻으로 서명이 이루어졌는지가 이 문서의 출발점입니다.

민사소송법 제358조는 사문서에 본인이나 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에 진정한 것으로 추정하도록 하고 있습니다. 여기서 말하는 서명이 있는 때란 형식적으로 글자가 적혀 있다는 뜻이 아니라 본인의 뜻에 따른 서명 행위가 실제로 있었다는 뜻으로 새겨집니다.

그러니 자리에 없는 사람의 이름을 대신 적어 넣으면 그 칸은 추정을 받을 자리에서 벗어납니다. 편의로 한 일이라도 결과는 이름을 빌린 문서가 되고, 남의 명의로 만든 문서는 성격 자체가 달라집니다. 형법이 사문서에서 벌하는 것은 이렇게 명의를 꾸민 경우입니다.

여러 명이 이름을 올리는 문서에서는 이 위험이 더 큽니다. 사람이 많을수록 한자리에 모으기 어려워 누군가의 몫을 대신 처리하고 싶어지기 때문입니다. 조문의 문언과 위조 계통의 갈래는 다른 편에서 자세히 다룹니다.

실무에서 쓰이는 방법은 시간을 나누는 것입니다. 한자리에 모이기 어려우면 장을 각자에게 보내 따로 서명을 받고, 받은 장을 함께 묶어 제출합니다. 손이 조금 더 가는 대신 위험한 칸이 생기지 않습니다.

이웃 두 사람의 확인을 요구하는 서식이 따로 있습니다

여러 명의 확인이 필요한 경우가 있다면 그것은 그 서식이 그렇게 짜여 있기 때문입니다.

사실확인서 일반에 확인자를 몇 명 두라고 정한 법령은 이번 조사에서 확인되지 않았습니다. 개인이 자기 이름으로 쓰는 사문서이므로 인원을 정할 자리 자체가 없습니다. 그런데도 여러 명의 확인을 요구하는 서류가 실제로 있어 혼동이 생깁니다.

대표적인 것이 농업경영체 등록의 증빙으로 쓰이는 영농사실확인서입니다. 이 서식은 농지 소재지의 이장이나 통장의 확인을 받도록 하고, 그 확인을 받지 못하는 경우에는 이웃주민 두 사람 이상의 확인을 받도록 짜여 있습니다. 자세한 내용은 해당 편에 있습니다.

여기서 갈라 볼 것은 그 인원이 사실확인서의 요건이 아니라 그 서식의 구조라는 점입니다. 정해진 절차에 쓰이는 서식이라 확인 주체와 인원이 미리 짜여 있는 것이고, 내가 직접 만들어 쓰는 사실확인서에는 그런 틀이 없습니다.

그러니 두 사람 이상이라는 말을 일반 규칙으로 옮겨 오지 마십시오. 내가 낼 곳이 인원을 요구한다면 그것은 그 제출처가 정한 것이고, 요구가 없다면 인원은 아는 사람이 몇인지에 따라 정해집니다.

자주 묻는 질문