외국인 근로자 재직증명서 작성법
재직증명서 마스터·8분·
외국인 근로자의 재직증명서에서 먼저 맞춰야 하는 것은 성명 표기입니다. 여권에 적힌 철자와 문서의 이름이 어긋나면 내용이 모두 사실이어도 동일인 확인에서 멈추고, 그 확인은 회사가 대신해 줄 수 없습니다.
근로기준법 제39조 제2항 = 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 기재 · 체류자격과 관련한 제출 요건은 출입국 관련 안내에서 확인해야 함
달라지는 것과 달라지지 않는 것
문서의 성격은 그대로이고 표기와 경로가 달라집니다.
문서 자체는 다른 근로자의 것과 같습니다. 회사가 자기 이름으로 사실을 적어 내주는 문서이고, 법이 정한 별지 서식이 없다는 점도 같습니다. 특별한 외국인용 양식을 찾아다닐 이유가 없다는 뜻입니다.
청구할 수 있는 요건도 같은 자리에 있습니다. 조문은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 청구할 수 있고 퇴직 후 3년 안에는 같은 청구가 가능하다고 정해 두었으며, 회사는 요구한 사항을 사실대로 적어 내주게 됩니다.
실제로 달라지는 것은 두 가지입니다. 하나는 표기입니다. 이름과 회사 정보를 어떤 철자로 적을지가 문서의 쓸모를 좌우합니다. 다른 하나는 경로로, 문서가 어디로 가서 어떤 확인을 거치는지가 국내 제출과 다릅니다.
체류자격이나 비자에 관한 요건은 이 문서가 다룰 영역이 아닙니다. 무엇을 제출해야 하는지는 출입국 관련 안내에서 확인해야 하고, 회사가 그 판단을 대신 적어 줄 수는 없습니다.
성명 응우옌 반 아 (한글 표기만 기재)
성명 NGUYEN VAN A / 한글 표기 응우옌 반 아 병기
회사 주소를 국문으로만 적음
영문 도로명 주소와 국가번호를 붙인 대표번호를 함께 적음
직위 사원
Position Staff, Production Team / 담당업무 조립 공정
이름을 여권에 맞추는 이유
철자가 다르면 같은 사람인지부터 다시 확인합니다.
여러 서류를 나란히 놓고 보는 쪽에서는 이름이 연결 고리가 됩니다. 계약서와 급여 자료, 증명서에 적힌 이름이 같아야 한 사람의 이력으로 읽히고, 하나라도 어긋나면 그 지점에서 확인이 멈춥니다.
한글 표기만 적힌 문서가 특히 자주 걸립니다. 회사 안에서는 그 표기로 부르는 것이 자연스럽지만, 밖으로 나가는 문서에서는 여권의 철자와 이어지지 않습니다. 두 표기를 함께 적어 두면 이 문제가 사라집니다.
철자를 옮길 때는 여권을 직접 보고 옮기는 것이 원칙입니다. 기억에 의존하거나 다른 서류를 보고 옮기면 성과 이름의 순서가 뒤집히거나 띄어쓰기가 달라지는 일이 생깁니다.
회사 정보도 같은 원리로 다룹니다. 법인명과 대외적으로 쓰는 이름이 다르다면 어느 쪽으로 통일할지 정해야 하고, 기준은 사업자등록증에 적힌 이름입니다. 영문 회사명 표기의 세부는 별도 문서에서 다루었습니다.
적는 항목과 적지 않는 항목
요구되지 않은 식별번호는 넣지 않습니다.
문서에 무엇을 담을지는 요구받은 범위가 정합니다. 증명서에는 청구한 사람이 요구한 사항을 적게 되어 있어, 회사가 좋은 뜻으로 정보를 더하는 것도 그 범위를 벗어나는 일이 됩니다.
아래 표는 이 상황에서 자주 문제가 되는 항목만 골라 정리한 것입니다. 넣을지 말지가 갈리는 자리마다 판단 기준을 붙여 두었습니다.
| 항목 | 넣는 기준 | 함께 챙길 것 |
|---|---|---|
| 영문 성명 | 여권 표기 그대로 | 한글 표기를 나란히 적으면 대조가 쉽다 |
| 재직기간 | 입사일과 발급일 현재 상태 | 계약 기간이 있으면 함께 적는다 |
| 직위와 담당업무 | 요구된 경우에 적는다 | 영문 표기를 미리 정해 둔다 |
| 외국인등록번호 | 요구된 경우에만 적는다 | 요구가 없으면 넣지 않는다 |
| 체류자격 판단 | 회사가 적을 사항이 아니다 | 출입국 관련 안내에서 확인한다 |
넷째 줄을 표시해 둔 이유가 있습니다. 신원을 특정하는 번호는 한 번 문서에 실리면 사본이 도는 만큼 퍼집니다. 요구가 없었다면 적지 않는 것이 문서를 받는 사람에게도 안전합니다.
다섯째 줄은 회사가 판단할 수 없는 영역입니다. 어떤 자격으로 어떤 활동이 가능한지는 별도의 제도가 정하는 문제이고, 재직증명서는 소속과 업무를 사실대로 적는 데까지가 역할입니다.
요청과 제출까지의 순서
표기를 먼저 정해 두면 발행은 한 번에 끝납니다.
회사 담당자가 영문 문서를 만들어 본 적이 없는 경우도 많습니다. 그럴수록 무엇을 어떻게 적을지 정리해 보내는 편이 결과가 좋습니다.
- 제출처의 요구를 확인한다국문인지 영문인지, 두 언어를 함께 요구하는지, 인증 절차가 붙는지를 확인합니다.
- 여권 표기를 옮겨 적는다성과 이름의 철자와 순서를 여권에서 그대로 옮깁니다.
- 회사 정보를 정리한다영문 회사명과 영문 주소, 국가번호를 붙인 대표번호를 준비합니다.
- 넣을 항목을 정한다요구된 항목만 골라 목록으로 만들고 그 밖의 정보는 뺍니다.
- 발행자 표시를 확인한다받은 문서에 서명자의 이름과 직위가 드러나는지 봅니다.
국문 양식의 항목을 그대로 옮긴 영문 문서를 만들어 날인을 받으면 됩니다. 정해진 서식이 없어 형식상의 제약은 없습니다.
함께 적어 두면 다른 서류와 맞추기 쉬워집니다. 여권 철자를 기준으로 삼으십시오.
받는 쪽 기준입니다. 필요하다면 사문서이므로 공증을 먼저 거치는 순서가 됩니다.
요구된 항목이라면 사실 범위 안에서 적을 수 있습니다. 다만 자격의 해석은 회사가 판단할 사항이 아닙니다.
다섯째 단계를 빠뜨리면 확인 요청이 갈 곳이 없어집니다. 직인만 찍힌 문서로는 누가 책임지고 발행했는지 드러나지 않아, 되짚어 묻고 싶어도 상대를 특정하지 못합니다.
자주 어긋나는 지점
이름과 회사명 표기에서 대부분이 갈립니다.
첫째, 회사 안에서 부르던 한글 이름만 적어 내보내는 경우입니다. 내용은 모두 맞지만 다른 서류와 이어지지 않아 동일인 확인이 한 단계 늘어납니다.
둘째, 성과 이름의 순서를 바꿔 적는 경우입니다. 표기 관습이 다른 이름을 옮기다 생기며, 여권을 직접 보고 옮기면 대부분 예방됩니다.
셋째, 요구되지 않은 신원 번호를 습관처럼 넣는 경우입니다. 기본 양식에 칸이 있다는 이유로 채우게 되는데, 요구가 없었다면 비워 두는 편이 낫습니다.
넷째, 회사 연락처를 빼놓는 경우입니다. 밖에서 확인하려면 회사에 닿는 경로가 필요하고, 그 경로가 없으면 문서가 정확해도 절차가 진행되지 않습니다.
자주 묻는 질문
외국인 근로자용 재직증명서 양식이 따로 있나요?
따로 정해진 서식은 없습니다. 같은 양식에 표기만 맞추면 됩니다.
이름을 어떤 철자로 적어야 하나요?
여권에 적힌 철자를 그대로 옮깁니다. 한글 표기를 함께 적어 두면 대조가 쉬워집니다.
외국인등록번호를 넣어야 하나요?
요구된 경우에만 넣습니다. 요구가 없으면 비워 두는 편이 안전합니다.
체류자격을 회사가 확인해 주나요?
회사가 판단할 사항이 아닙니다. 출입국 관련 안내에서 확인해야 합니다.
영문과 국문 중 어느 것을 내나요?
받는 쪽이 정합니다. 두 언어를 함께 요구하는 경우도 있어 미리 확인하십시오.
30일을 채우지 못했는데 발급되나요?
교부 의무는 생기지 않습니다. 회사가 사실대로 적어 내주는 것은 별개의 문제입니다.
