재직증명서에 연봉을 꼭 써야 하나요

재직증명서 마스터·8분·2026.05.27

연봉란이 비어 있어도 되는 이유

증명서의 기재 범위를 정하는 사람이 근로자이기 때문입니다.

재직증명서 서식을 열면 연봉이나 급여 칸이 인쇄되어 있는 경우가 많습니다. 칸이 있으니 채워야 한다고 생각하기 쉽지만, 서식은 회사가 만든 것이고 법이 정한 양식이 아닙니다. 칸의 존재가 기재 의무를 만들지 않습니다.

근로기준법이 증명서에 걸어 둔 제한은 방향이 반대입니다. 근로자가 요구한 사항만 적어야 한다는 것이고, 여기에는 회사가 임의로 정보를 더하지 못하게 하려는 취지가 들어 있습니다. 증명서는 근로자가 어딘가에 내려고 받는 문서이니, 무엇을 담을지도 그 사람이 정하는 것이 맞다는 구조입니다.

그래서 연봉 칸이 비어 있는 문서는 부실한 문서가 아니라 요구 범위에 맞춘 문서입니다. 담당자가 보기에 허전하다는 이유로 채우면 오히려 제한을 넘어서게 됩니다.

이 구조를 알아 두면 다른 항목에도 그대로 적용됩니다. 인사평가, 징계 이력, 부서 이동 사유처럼 회사가 알고 있는 정보는 많지만, 요청되지 않은 것을 문서에 옮기는 순간 같은 문제가 생깁니다.

요구가 어디서 나왔는지로 갈린다

근로자의 요구인지, 제출처의 요구인지, 회사의 판단인지가 다릅니다.

실무에서 헷갈리는 지점은 여기입니다. 은행이 요구했다는 말을 듣고 회사가 바로 적어 주는 경우가 있는데, 요구의 출처에 따라 처리가 달라집니다.

셋째 줄을 굳이 나눈 이유는 나중에 다툼이 생겼을 때를 위해서입니다. 근로자가 요청하지 않았는데 회사가 급여를 적었다는 주장이 나오면, 요청 기록이 있는 쪽과 없는 쪽의 위치가 완전히 달라집니다. 메일 한 줄이면 충분하므로 구두 요청은 기록으로 바꿔 두는 편이 좋습니다.

넷째 줄과 다섯째 줄이 실제로 문제가 되는 구간입니다. 악의가 없어도 결과는 같습니다. 근로자가 알리고 싶지 않았던 급여 수준이 문서에 남아 제출처로 넘어가면, 되돌릴 방법이 없습니다.

적기로 했다면 어떻게 적나

숫자 하나만 적으면 그 숫자가 무엇인지 되묻게 됩니다.

요구가 확인되어 기재하기로 했다면 다음 순서로 처리하면 됩니다. 표기 방식을 정하지 않고 숫자만 옮기는 것이 되묻는 일을 가장 많이 만듭니다.

1. 요청 범위 확인연봉 총액인지 월 급여인지, 세전인지 세후인지를 요청자에게 확인해 문서로 남깁니다.
2. 기준 시점 고정어느 해의 값인지 정합니다. 계약 연봉과 실지급액이 다를 수 있으므로 어느 쪽인지도 함께 정합니다.
3. 범위 명시성과급·수당·복리후생비를 포함하는지 문서에 적습니다. 포함 여부에 따라 금액이 크게 달라집니다.
4. 급여 기록과 대조인사·급여 시스템의 값과 맞는지 확인합니다. 기억이나 구두 합의로 적지 않습니다.
5. 요청 기록 보관누가 어떤 범위를 요청했는지 발급 기록에 남겨 둡니다.

셋째 단계가 실제 분쟁을 줄입니다. 같은 사람의 연봉이 문서마다 다르게 적히는 이유는 대개 포함 범위가 달라서인데, 문서에 범위가 적혀 있지 않으면 심사자는 숫자만 보고 판단합니다. 지난해 문서보다 금액이 낮아 보이면 그 자리에서 질문이 생깁니다.

다섯째 단계는 회사를 지키는 절차입니다. 요청 범위를 남겨 두면 나중에 어떤 문제가 제기되어도 요구된 대로 발행했다는 사실을 확인할 수 있습니다.

소득을 확인하려는 곳은 다른 서류를 본다

재직증명서는 소득 증빙 문서가 아닙니다.

연봉을 적어 달라는 요청 상당수는 제출처가 소득을 확인하려는 상황에서 나옵니다. 그런데 소득 심사에서 실제로 무게가 실리는 자료는 회사가 적어 준 숫자가 아니라 신고와 납부를 거친 기록입니다.

회사가 문서에 쓴 금액은 그 회사가 사실이라고 밝힌 값입니다. 홈택스의 소득 자료나 원천징수 내역은 세무 절차를 통과한 값이라 제출처가 검증할 수 있는 성격이 다릅니다. 그래서 두 자료를 함께 요구하는 절차가 많습니다.

여기서 위험이 생깁니다. 회사가 적어 준 연봉과 신고 소득이 어긋나면 그 차이가 심사자의 눈에 먼저 들어옵니다. 성과급을 포함해 적었는데 신고 기준은 다른 해였다면, 부풀린 것처럼 읽히게 됩니다.

그래서 안전한 방향은 하나입니다. 소득 자체가 심사 대상이면 소득 증빙 서류로 처리하고, 재직증명서는 소속과 기간과 지위를 증명하는 역할에 두는 것입니다. 각 문서가 자기 몫만 하면 어긋날 여지가 줄어듭니다.

요구되지 않은 정보를 넣었을 때 남는 것

한 번 넘어간 정보는 회수되지 않습니다.

문서가 제출처로 넘어가면 그 안의 정보는 회사의 손을 떠납니다. 연봉이 필요 없던 절차였는데 문서에 적혀 있었다면, 심사와 무관한 개인 정보가 외부 기관의 기록에 남게 됩니다.

근로자 입장에서 이것이 손해가 되는 상황은 생각보다 흔합니다. 이직을 준비하며 받은 문서에 현재 연봉이 적혀 있으면 협상의 출발선이 그 숫자로 고정됩니다. 본인이 원하지 않는 정보가 문서에 실려 나간 셈입니다.

회사 쪽에도 남는 것이 있습니다. 요구한 사항만 적어야 한다는 제한을 넘어선 상태가 되고, 제39조 위반에는 500만 원 이하의 과태료가 따릅니다. 담당자가 선의로 한 일이라는 사정은 그다음 문제입니다.

그래서 발행 전 마지막 확인은 단순합니다. 문서에 적힌 항목 하나하나에 대해 요청받은 것인지 물어보고, 답이 아니오인 항목은 지웁니다. 이 절차 하나로 이 그룹의 문제 대부분이 사라집니다.

자주 묻는 질문